À propos des sprints AG vers un meilleur alignement des équipes et une responsabilisation accrue grâce à FloQast

Marque suisse de course à pied et de vêtements de performance en pleine croissance, On, doit coordonner six bureaux et des dizaines de professionnels de la comptabilité à travers le monde pour terminer sa clôture mensuelle. L'utilisation de FloQast Close donne aux responsables de la comptabilité la transparence et la confiance dont ils ont besoin pour éliminer les listes de tâches manuelles, obtenir des mises à jour instantanées sur les tâches de clôture et communiquer les résultats mensuels plus rapidement et en toute confiance aux dirigeants de l'entreprise et aux actionnaires publics.

Fondée en 2010 par trois amis, On a clairement défini sa mission : offrir la sensation de course ultime, caractérisée par des atterrissages en douceur et des décollages fermes.

Depuis lors, plus de sept millions d'athlètes du monde entier ont choisi On pour les protéger et les propulser lors de leurs exercices quotidiens, de leurs entraînements d'élite et de leurs compétitions professionnelles.

Cette croissance explosive s'est également accompagnée d'une complexité accrue, en particulier pour les équipes comptables chargées de gérer et de rendre compte des finances de la marque alors que son chiffre d'affaires annuel approche le milliard de dollars et s'adapte aux exigences et aux exigences d'une société cotée en bourse (NYSE : ONON).

{souligner}

Le fait de pouvoir visualiser l'ensemble du processus dans une seule vue nous aide à établir des priorités, à planifier et à libérer du temps pour nous consacrer à d'autres tâches pendant nos périodes de fermeture. La clôture nous prend encore sept jours, mais nous en faisons plus dans le même laps de temps grâce aux rapprochements et aux analyses de flux, ce qui nous a permis d'améliorer sensiblement la productivité et la rapidité. Nous sommes à un tout autre niveau avec FloQast.

— Kaspar Domeisen, Head of Accounting

{souligner}

‍

Kaspar Domeisen est responsable de la comptabilité pour On et supervise une équipe de 30 professionnels au siège social d'On à Zurich, en Suisse, et 30 autres employés répartis dans cinq autres bureaux en Australie, au Brésil, en Chine, au Japon et aux États-Unis.

Domeisen et son équipe utilisaient le logiciel de gestion des tâches Asana pour gérer le processus de clôture et de rapprochement, mais il n'était plus efficace ni durable compte tenu de la taille et de la complexité de On.

« J'avais créé une liste de cent tâches sur Asana, qui étaient spécifiques à la région par bureau et organisées par fonction », explique Domeisen. « Mais je la mettais à jour manuellement chaque mois avec de nouvelles dates et de nouveaux éléments, et il n'était plus facile pour notre équipe d'utiliser efficacement la liste Asana. »

Pour mettre à jour Asana, les équipes ont dû utiliser le chat, les e-mails et les appels téléphoniques pour obtenir la documentation la plus récente et des mises à jour sur les éléments et les dates de réalisation. Des informations manquantes ou en retard provoquaient une série de questions et d'interruptions, ce qui réduisait le temps et la productivité.

La solution idéale : pour une gestion étroite et bien plus encore

Après une recommandation d'un consultant informatique et une due diligence normale, Domeisen et son équipe ont choisi FloQast pour leur solution de gestion rapprochée.

Comptable du grand livre général Gyorgyi Varga a participé très tôt aux discussions d'évaluation et a également fait partie du groupe principal responsable de la configuration et de la mise en œuvre de FloQast. Les rapprochements de comptes constituent son principal objectif lors de la clôture mensuelle.

« Notre première impression a été qu'il était très convivial », explique Varga. « Vous pouvez trouver rapidement ce que vous recherchez et les liens de rapprochement avec les TB (balances de vérification) à l'aide de hashtags nous ont beaucoup différenciés des autres outils. FloQast facilite la création de notes et de conseils pour les auditeurs, et fournit la responsabilité du rapprochement des comptes pour toute question ou suivi. »

Bien que les fonctionnalités avancées de FloQast aient été le principal attrait, Domeisen a indiqué que les deux sociétés partageaient également des caractéristiques similaires en termes de culture et d'éthique professionnelle.

« FloQast possède toutes les fonctionnalités et la simplicité que nous recherchions, y compris des contrôles de conformité SOX (Sarbanes-Oxley) adaptés à notre croissance et à notre nouveau statut de société ouverte », a déclaré Domeisen. « Et FloQast possède également une culture qui correspond bien à notre entreprise en termes de réactivité, de service pratique et d'amélioration continue. »

Grâce aux connexions à l'ERP de On, Microsoft Dynamics 365, la transition vers FloQast a été facile pour Domeisen et son équipe. Une grande partie de la configuration tourne autour de l'approvisionnement des utilisateurs, de la création de comptes General Ledger et de l'élaboration de listes de contrôle détaillées par département et par fonction qui peuvent être modifiées, mises à jour et réutilisées chaque mois.

« Nous étions ambitieux et nous avons immédiatement ajouté 300 à 400 comptes GL, ce qui était beaucoup », a déclaré Varga. « Mais l'équipe de FloQast a travaillé avec nous pour créer un plan de projet gérable et nous avons été opérationnels en moins de deux mois. Dans l'ensemble, tout s'est très bien passé. »

La précision et les performances suisses appliquées à la clôture de fin de mois

Grâce à FloQast Close Management et à la réconciliation des comptes, Domeisen n'a plus à gérer des listes de contrôle manuelles ou à se demander si les choses sont faites à temps.

« Les membres de notre équipe comptable du monde entier travaillent actuellement avec une seule liste de contrôle FloQast, et nous savons ce qui est terminé et quels sont les goulots d'étranglement », a déclaré Domeisen. « C'est une bonne chose de voir nos blocages, car cela nous permet d'équilibrer la charge de travail et de mieux gérer nos équipes, ce qui nous aide à respecter nos délais. »

Domeisen a déclaré que les enjeux avaient considérablement augmenté en raison de l'hypercroissance et des règles d'information publiques qui accompagnent le succès et l'introduction en bourse d'On. Des informations précises et des informations utiles sont plus importantes que jamais.

« Nous avons l'esprit beaucoup plus tranquille puisque notre processus de clôture et notre conformité à la norme SOX sont bien documentés dans FloQast Close and Reconciliation », a déclaré Domeisen. « C'est réconfortant d'avoir tout cela couvert et facilement accessible. »

Les tableaux de bord sont utilisés à un niveau élevé pour vérifier les progrès. Les membres de l'équipe peuvent également voir ce qui va arriver et ce qui est dû, afin de planifier les journées de travail en conséquence afin d'éviter les demandes d'urgence et les soumissions de dernière minute.

« Le fait de pouvoir visualiser l'ensemble du processus dans une seule vue nous aide à établir des priorités, à planifier et à libérer du temps pour nous consacrer à d'autres tâches pendant nos périodes de fermeture », a déclaré Domeisen. « La clôture nous prend encore 7 jours, mais nous en faisons plus dans le même laps de temps grâce aux rapprochements et aux analyses de flux, ce qui nous a permis d'améliorer sensiblement la productivité et la rapidité. Nous sommes à un tout autre niveau avec FloQast. »

Domeisen a déclaré que le partage de l'appropriation et de la responsabilité au sein de l'ensemble de l'équipe comptable a non seulement amélioré la culture, mais également augmenté la qualité, la confiance et la crédibilité.

« Nous sommes désormais plus confiants pour accéder à la direction, car nous avons un processus que nous partageons tous », a déclaré Domeisen. « La transparence que permet FloQast nous confère une meilleure précision et des rapports plus rapides, fiables et utilisables pour prendre de bonnes décisions et poursuivre notre croissance. »

{souligner}

Notre première impression a été qu'il était très convivial. Vous pouvez trouver rapidement ce que vous recherchez et les liens de rapprochement avec les TB (balances de vérification) à l'aide de hashtags constituaient un facteur de différenciation important par rapport aux autres outils. FloQast facilite la création de notes et de conseils pour les auditeurs, et fournit la responsabilité du rapprochement des comptes pour toute question ou suivi.

— Kaspar Domeisen, Head of Accounting

{souligner}