Le plan directeur de HubSpot : créer une centrale d'IA axée sur la comptabilité

HubSpot (NYSE : HUBS) est la plateforme client agentic qui fournit une connexion fluide aux équipes en contact avec les clients. Grâce à une plateforme unifiée comprenant des hubs d'engagement alimentés par l'IA et un CRM intelligent, HubSpot aide plus de 288 000 clients dans plus de 135 pays à se connecter et à mieux se développer. Cet écosystème connecté est également soutenu par plus de 2 000 intégrations d'App Marketplace, un réseau communautaire mondial et un contenu éducatif de premier plan.

Fidèle à une mentalité de « marche à pied », HubSpot veille à ce que ses opérations internes soient aussi avant-gardistes sur le plan technologique que les solutions qu'elle propose à ses clients. En tirant parti de sa propre plateforme pour donner la priorité à l'innovation et à la transparence à grande échelle, HubSpot constitue son meilleur cas d'utilisation de la manière dont une stratégie unifiée basée sur l'IA peut stimuler la croissance mondiale.

Pour honorer cette culture, le directeur de la comptabilité Blake Winchester a refusé de se contenter de flux de travail réactifs liés à des feuilles de calcul ou d'attendre une automatisation informatique qui nécessitait généralement une maintenance technique importante. En prenant les devants avec Agents d'IA FloQast, l'équipe comptable de HubSpot a elle-même conçu l'automatisation. Cette évolution a transformé les processus manuels en flux de travail évolutifs et prêts à être audités, éliminant ainsi les difficultés internes liées à l'assemblage des classeurs qui faisaient auparavant perdre du temps à l'équipe. Aujourd'hui, la fonction comptable fonctionne comme une centrale stratégique évoluant au rythme réel de l'entreprise.

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La mission : intégrer l'innovation en matière d'IA à la comptabilité

En tant qu'entreprise, HubSpot est profondément investie dans l'IA dans l'ensemble de ses produits et de ses opérations. Pour Blake Winchester, directeur de la comptabilité, cela soulevait une question claire. Si l'IA transforme la façon dont l'entreprise fonctionne en externe, comment devrait-elle remodeler la comptabilité en interne ?

« HubSpot s'appuie sur l'IA dans son produit et, en interne, nous voulons également suivre cette voie », explique Blake.

Pour répondre à cette norme, l'équipe comptable devait aller au-delà des flux de travail manuels basés sur des feuilles de calcul et repenser la façon dont le travail est effectué. L'objectif n'était pas simplement d'accroître l'efficacité, mais de créer une fonction capable de fonctionner avec la même rapidité et la même adaptabilité que l'ensemble de l'entreprise.

Le paradigme « construire contre acheter »

Une partie essentielle de cette mission a consisté à évaluer le dilemme « construire contre acheter ». Alors que HubSpot possède des talents internes d'élite, l'entreprise possède Groupe de travail sur l'IA, le groupe spécifiquement chargé de mettre en œuvre l'IA dans tous les départements, a rendu un verdict clair : FloQast Transform était la meilleure solution.

Réfléchissant à cette décision, Blake a noté que le groupe de travail sur l'IA avait reconnu le coût élevé de la dette technique « locale ». « Notre groupe de travail interne sur l'IA, qui examine ces questions, a déclaré : « C'est une meilleure option que si nous essayions de la créer pour vous », explique Blake.

Le raisonnement était ancré dans la durabilité à long terme. Les efforts d'automatisation interne antérieurs s'étaient révélés difficiles à étendre. « Cela a demandé beaucoup de travail technique, beaucoup de temps de développement et parfois beaucoup de maintenance », a noté Blake. En choisissant FloQast, HubSpot a évité le « piège de maintenance » d'une version personnalisée. Au lieu d'attendre un long cycle de développement informatique, l'équipe comptable a été habilitée à devenir l'architecte de ses propres flux de travail, en déployant une automatisation prête à l'audit qui évolue au rythme de l'entreprise sans épuiser les ressources internes.

Le défi : la friction des feuilles de calcul à l'échelle mondiale

Malgré la culture avant-gardiste de HubSpot, Blake Winchester a abordé le paysage de l'IA avec prudence. En tant que client existant de FloQast, HubSpot avait déjà rationalisé sa clôture de fin de mois. Cependant, après avoir passé près de deux ans à naviguer entre les mots à la mode et l'engouement du marché liés à l'IA, Blake est resté sceptique quant à la capacité de l'IA à gérer la complexité granulaire de la comptabilité dans plus de 15 filiales mondiales.

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« J'ai quitté nos premières conversations avec un certain scepticisme. De nombreux outils proposent des fonctionnalités audacieuses. Mon message à l'équipe était donc simple : « Montrez-moi le résultat réel ». »

— Blake Winchester, Directeur de la comptabilité, HubSpot

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Le « bruit » que Blake a dû surmonter était dû à des frictions systémiques que l'automatisation traditionnelle n'avait pas réussi à résoudre :

• Le piège de la maintenance : L'automatisation traditionnelle nécessitait de gros travaux informatiques et une maintenance constante.
• Le déficit d'information : Les comptables agissaient en tant que « chercheurs détectives », fouillant manuellement dans les boîtes aux lettres AP pour trouver le contexte.
• Cahier d'exercices Friction : « Réunir les mêmes classeurs douze fois par an pour quinze filiales différentes représente une perte importante de talents. Nous devions éliminer ces frictions afin que notre équipe puisse se concentrer sur des analyses à plus forte valeur ajoutée. »

Le tournant décisif : tester l'IA dans des flux de travail réels

Le scepticisme de Blake a connu un tournant décisif lors d'une démonstration de faisabilité (PoC) pour les flux de travail de comptabilité d'exercice qui a révélé le fonctionnement réel de la technologie. Blake ne recherchait pas un autre outil de texte génératif. Il voulait un moteur technique capable de gérer la « saveur » comptable unique de HubSpot. Au cours de la procédure pas à pas, il a constaté que FloQast Transform traduisait la logique comptable en code Python répétable et vérifiable.

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« Pendant la démonstration, j'ai demandé à l'équipe de m'expliquer les mécanismes. Le fait de constater que le système produit du code Python répétable a marqué un tournant. Cela garantit la cohérence et la fiabilité des résultats, quel que soit le moment où le flux de travail est déclenché. »

— Blake Winchester, Directeur de la comptabilité, HubSpot

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Cette réalisation a ouvert la voie à un nouveau niveau d'automatisation pour l'équipe. Au lieu de s'appuyer sur des flux de travail statiques, les comptables de HubSpot pourraient interagir avec le système pour affiner les classeurs en temps réel. Comme l'automatisation repose sur un code traçable et des formules dynamiques, la logique qui sous-tend chaque sortie reste transparente. Il permet l'automatisation pour soutenir les flux de travail comptables tout en permettant aux comptables de contrôler la logique sous-jacente.

The Catalyst : un hackathon consacré aux agents d'IA

Confiant dans le fonctionnement du système, HubSpot avait besoin d'un moyen de passer de la compréhension de la technologie à sa mise en pratique. Pour accélérer l'adoption, Blake a organisé un hackathon de cinq heures sur l'IA comptable. L'objectif était simple. Offrez à l'équipe une expérience pratique de l'automatisation de la construction à l'aide de ses propres flux de travail.

Au lieu de regarder une démonstration, les comptables recrutaient activement des agents en utilisant de véritables processus comptables. Chaque participant a apporté un flux de travail qu'il comprenait parfaitement et a réfléchi à la manière de le traduire en automatisation.

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« L'énergie de collaboration qui régnait dans la salle était incroyable. Vous pourriez voir les équipes s'entraîner les unes les autres en matière d'ingénierie et de logique rapides. À la fin de cette session, nos connaissances communes concernant les applications de l'IA étaient remarquablement solides. »

— Blake Winchester, Directeur de la comptabilité, HubSpot

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Le format a supprimé l'abstraction qui entoure souvent l'IA. Plutôt que de discuter des possibilités, l'équipe a vu exactement comment sa logique pouvait être mise en œuvre et affinée en temps réel.

À la fin de l'après-midi, l'équipe était passée de la curiosité à la compétence. Ils ont pu constater par eux-mêmes que les comptables pouvaient concevoir et déployer eux-mêmes l'automatisation.

Automatisation conçue pour garantir la confiance en matière d'audit

En tant qu'entreprise cotée en bourse, HubSpot a besoin d'une automatisation qui soit non seulement transparente, mais également évolutive et prête à être auditée pour l'ensemble de ses opérations mondiales. L'un des principaux obstacles à l'adoption de l'IA dans la finance est le manque de confiance. Si un auditeur ne peut pas retracer la logique, l'outil crée plus de travail qu'il n'en économise. HubSpot a privilégié une approche que les auditeurs internes et externes pouvaient comprendre et vérifier.

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« Pour une entreprise publique, l'auditabilité n'est pas négociable. Comme la logique est traçable et que les résultats sont cohérents, nos auditeurs internes et externes peuvent bénéficier du confort nécessaire pour s'appuyer sur ces processus automatisés. »

— Blake Winchester, Directeur de la comptabilité, HubSpot

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Plutôt que d'introduire une couche d'automatisation distincte, les agents FloQast AI fonctionnent directement dans l'environnement des feuilles de calcul. Les réviseurs peuvent cliquer sur n'importe quelle cellule pour voir comment un calcul a été effectué, ce qui facilite la validation des résultats lors de l'examen interne et de l'audit externe.

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Agent d'enrichissement des comptes et des bons de commande

Reconnaissant que chaque département a sa propre « saveur » de régularisation, HubSpot a créé un agent pour standardiser la logique à tous les niveaux tout en enrichissant automatiquement le processus avec les données de facturation et de commande Coupa téléchargées. En fournissant le contexte critique, tel que les factures non approuvées et les soldes de commandes ouverts, avant même que l'examen ne commence, l'agent devrait réduire le temps de préparation de 50 % et permet à l'équipe de se concentrer sur l'étude des variances plutôt que sur le formatage des cellules.

Agent de réconciliation prépayé

HubSpot est passé d'un processus manuel dans le cadre duquel trois membres du personnel passaient six heures par mois à assembler 15 classeurs subsidiaires individuels à une seule exécution automatisée. Désormais, une personne dirige l'agent pour produire un classeur consolidé unique pour les 15 entités de seulement 1,5 heure par mois—un gain significatif en termes d'efficacité et de centralisation des données.

Ce qui n'était au départ qu'une preuve de concept est aujourd'hui un modèle montrant comment l'automatisation peut fonctionner de manière fiable dans un environnement contrôlé et prêt à être audité.

Impact stratégique : du préparateur à l'évaluateur

Les agents FloQast AI gérant une grande partie de la préparation manuelle, l'équipe comptable de HubSpot a fondamentalement modifié la façon dont le travail est effectué.

Au lieu de passer du temps à rassembler des données, les comptables commencent désormais leur travail au moment de l'examen et de l'analyse. Cela permet à l'équipe de se concentrer sur l'identification des écarts, l'étude des anomalies et l'application de son jugement là où cela compte le plus.

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« Nous avons redéfini nos rôles : l'IA joue le rôle de nouveau préparateur. Notre personnel et nos cadres supérieurs sont devenus des évaluateurs de premier niveau, ce qui permet à la direction de se concentrer davantage sur les domaines à haut risque et les initiatives stratégiques. »

— Blake Winchester, Directeur de la comptabilité, HubSpot

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Le résultat est une équipe axée sur des résultats à plus forte valeur ajoutée :

• Gestion basée sur les exceptions : Les personnes âgées commencent désormais leur journée en examinant les résultats au lieu de vérifier les formules et les liens.
• Partenariat commercial stratégique : Les comptables passent plus de temps à travailler avec les chefs de service pour comprendre les tendances en matière de dépenses plutôt que de recueillir des données brutes.
• Gestion de la complexité évolutive : En automatisant l'assemblage des classeurs de base, l'équipe est en mesure de gérer la complexité croissante dans le domaine des prépayés, en particulier lorsque de plus en plus de fournisseurs passent à des modèles de facturation basés sur la consommation. Cela permet à l'agent de faire le gros du travail pendant que l'équipe se concentre sur ces modèles financiers évolutifs et exigeants.

Impact culturel : la formation de l'architecte comptable

Le changement le plus important chez HubSpot ne concerne pas le logiciel, mais la façon dont l'équipe définit l'expertise. Blake place intentionnellement la barre plus haut, dépassant l'ère de l'expert Excel pour adopter un modèle centré sur la maîtrise de l'IA et se diriger vers l'ère de Maîtrise de l'IA.

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« La définition d'un expert dans ce domaine a changé. Nous ne recherchons plus seulement des compétences en Excel ; nous recherchons la maîtrise de l'IA, c'est-à-dire la capacité de créer des agents et de partager ces connaissances techniques au sein de l'entreprise. »

— Blake Winchester, Directeur de la comptabilité, HubSpot

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Ce changement modifie également la façon dont l'équipe fonctionne au quotidien. Comme le dit Blake : « Nous nous concentrons sur le développement professionnel. Donner à notre équipe la possibilité de créer ses propres agents d'IA est une victoire importante pour leur carrière et pour l'entreprise. »

Ce qui était autrefois une fonction axée sur l'exécution est en train de devenir un centre d'innovation au sein de l'entreprise.

Le manuel HubSpot : 3 étapes pour transformer l'IA

Les conseils de Blake Winchester aux autres responsables de la comptabilité :

1. Commencez par un PoC « Show Me » : Choisissez un processus très pénible et exigez une preuve de concept qui révèle comment la logique fonctionne réellement.
2. Désinfectez d'abord le processus : « Les pastilles s'accumulent et les peluches y restent au fil des ans. Repensez le processus avant de le connecter à l'agent. »
3. Volez à basse altitude avec l'équipe : « Passez du temps avec les préparateurs pour comprendre exactement comment le travail est effectué. Les meilleures idées d'agents proviennent des personnes les plus proches de la friction manuelle. »

L'approche de HubSpot ne se limite pas à la mise en œuvre de l'IA. Il s'agit de redéfinir le mode de fonctionnement des équipes comptables.

En combinant transparence, contrôle et adoption pratique, ils ont créé un modèle dans lequel les comptables ne sont pas seulement des utilisateurs de l'automatisation, mais aussi des constructeurs de celle-ci. Cela permet à l'équipe d'améliorer en permanence les flux de travail, de s'adapter rapidement aux nouveaux modèles commerciaux et de faire évoluer les opérations sans augmenter la charge de travail manuelle.

À mesure que de plus en plus d'équipes suivront cette voie, le rôle de la comptabilité continuera d'évoluer, passant de l'exécution des flux de travail à la conception de systèmes qui améliorent l'efficacité, la précision et une meilleure connaissance des affaires.