Der HubSpot-Blueprint: Aufbau eines von der Buchhaltung geleiteten KI-Kraftwerke

HubSpot (NYSE: HUBS) ist die Agentic-Kundenplattform, die eine nahtlose Verbindung für Teams mit Kundenkontakt bietet. Mit einer einheitlichen Plattform, die KI-gestützte Engagement-Hubs und ein intelligentes CRM umfasst, hilft HubSpot über 288.000 Kunden in mehr als 135 Ländern, sich zu vernetzen und besser zu wachsen. Dieses vernetzte Ökosystem wird zusätzlich durch über 2.000 App Marketplace-Integrationen, ein globales Community-Netzwerk und erstklassige Bildungsinhalte unterstützt.

HubSpot ist einer „Walk the Walk“ -Mentalität verpflichtet und stellt sicher, dass seine internen Abläufe genauso technologieorientiert sind wie die Lösungen, die es seinen Kunden bietet. HubSpot nutzt seine eigene Plattform, um Innovation und Transparenz in großem Maßstab zu priorisieren, und ist damit sein bestes Lösung dafür, wie eine einheitliche, KI-gestützte Strategie das globale Wachstum vorantreiben kann.

Um diese Kultur zu würdigen, Direktor für Rechnungswesen Blake Winchester weigerte sich, sich mit reaktiven, tabellenkalkulationsgebundenen Workflows zufrieden zu geben oder auf eine IT-gestützte Automatisierung zu warten, die in der Regel eine erhebliche technische Wartung erforderte. Indem wir die Führung übernehmen mit FloQast KI-Agenten, das Buchhaltungsteam von HubSpot hat die Automatisierung selbst erstellt. Diese Umstellung verwandelte manuelle Prozesse in skalierbare, prüfungsfähige Arbeitsabläufe und beseitigte die internen Reibungen bei der Zusammenstellung von Arbeitsmappen, die zuvor die Zeit des Teams beanspruchten. Heute fungiert die Buchhaltungsfunktion als strategisches Kraftpaket, das sich an die wahre Geschwindigkeit des Unternehmens anpasst.

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Die Mission: KI-Innovationen in die Buchhaltung bringen

Als Unternehmen investiert HubSpot in allen seinen Produkten und Abläufen stark in KI. Für Blake Winchester, Direktor der Buchhaltung, warf dies eine klare Frage auf. Wenn KI die Art und Weise, wie das Unternehmen extern arbeitet, verändert, wie sollte sie das interne Rechnungswesen umgestalten?

„HubSpot setzt in unserem Produkt auf KI, und intern wollen wir diesen Weg auch gehen“, erklärte Blake.

Um diesen Standard zu erfüllen, musste das Buchhaltungsteam über manuelle, tabellenkalkulationsgestützte Workflows hinausgehen und überdenken, wie Arbeit erledigt wird. Das Ziel bestand nicht nur darin, die Effizienz zu steigern, sondern auch eine Funktion aufzubauen, die mit der gleichen Geschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit wie das gesamte Unternehmen arbeiten konnte.

Das „Build vs. Buy“ -Paradigma

Ein wichtiger Teil dieser Mission bestand darin, das Dilemma „Build vs. Buy“ zu evaluieren. HubSpot verfügt zwar über interne Elite-Talente, aber die des Unternehmens KI-Taskforce—die Gruppe, die speziell mit der Implementierung von KI in allen Abteilungen beauftragt wurde — gab ein klares Urteil ab: FloQast Transform war der überlegene Weg.

Im Rückblick auf die Entscheidung stellte Blake fest, dass die AI Task Force die hohen Kosten „einheimischer“ technischer Schulden erkannt habe. „Unsere interne KI-Task Force, die sich mit diesen Dingen befasst, sagte: 'Das ist eine bessere Option, als dass wir versuchen, das für Sie zu entwickeln'“, erklärte Blake.

Die Argumentation beruhte auf langfristiger Nachhaltigkeit. Frühere interne Automatisierungsbemühungen hatten sich als schwierig zu skalieren erwiesen. „Es hat viel technischen Aufwand, viel Entwicklungszeit und zeitweise viel Wartung gekostet“, bemerkte Blake. Durch die Wahl von FloQast vermied HubSpot die „Wartungsfalle“ eines Custom-Builds. Anstatt auf einen langen IT-Entwicklungszyklus zu warten, wurde das Buchhaltungsteam in die Lage versetzt, die Architekten seiner eigenen Workflows zu sein und eine Audit Automatisierung einzusetzen, die mit der Geschwindigkeit des Unternehmens Schritt hält, ohne interne Ressourcen zu belasten.

Die Herausforderung: Probleme mit Tabellenkalkulationen auf globaler Ebene

Trotz der zukunftsorientierten Unternehmenskultur von HubSpot ging Blake Winchester mit Vorsicht an die KI-Landschaft heran. Als bestehender FloQast-Kunde hatte HubSpot seinen Monatsabschluss bereits optimiert. Nach fast zwei Jahren voller KI-Schlagworte und Markthype blieb Blake jedoch skeptisch, dass KI die granulare Komplexität der Buchhaltung in mehr als 15 globalen Tochtergesellschaften bewältigen könnte.

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„Ich habe unsere ersten Gespräche mit einem gesunden Maß an Skepsis verlassen. Viele Tools stellen kühne Behauptungen auf, daher war meine Botschaft an das Team einfach: 'Zeigt mir den tatsächlichen Output. '“

— Blake Winchester, Direktor für Buchhaltung, HubSpot

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Der „Lärm“, den Blake zu überwinden hatte, wurzelte in systemischen Reibungen, die die traditionelle Automatisierung nicht lösen konnte:

• Die Wartungsfalle: Die veraltete Automatisierung erforderte einen hohen IT-Aufwand und eine ständige Wartung.
• Die Informationslücke: Buchhalter fungierten als „Detektivforscher“ und durchsuchten die AP-Postfächer manuell nach dem Kontext.
• Arbeitsheft Friction: „Das Zusammenstellen derselben Arbeitsmappen zwölfmal im Jahr für fünfzehn verschiedene Tochtergesellschaften ist eine erhebliche Belastung für Talente. Wir mussten diese Reibung beseitigen, damit sich unser Team auf wertvollere Analysen konzentrieren konnte.“

Der Wendepunkt: KI in realen Workflows beweisen

Der Wendepunkt für Blakes Skepsis war ein Proof of Concept (PoC) für periodengerechte Workflows, bei dem aufgezeigt wurde, wie die Technologie tatsächlich funktioniert. Blake war nicht auf der Suche nach einem anderen generativen Textwerkzeug. Er wollte eine technische Engine, die in der Lage ist, den einzigartigen „Geschmack“ der Buchhaltung von HubSpot zu bewältigen. Während des Walkthrough sah er, dass FloQast Transform die Buchhaltungslogik in wiederholbaren, überprüfbaren Python-Code übersetzte.

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„Während der Demo habe ich das Team gebeten, mir die Mechanik vorzustellen. Zu sehen, dass das System wiederholbaren Python-Code produziert, war der Wendepunkt. Es stellt sicher, dass die Ausgabe konsistent und zuverlässig ist, unabhängig davon, wann der Workflow ausgelöst wird.“

— Blake Winchester, Direktor für Buchhaltung, HubSpot

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Die Realisierung eröffnete dem Team ein neues Maß an Automatisierung. Anstatt sich auf statische Workflows zu verlassen, könnten die Buchhalter von HubSpot mit dem System interagieren, um Arbeitsmappen in Echtzeit zu verfeinern. Da die Automatisierung auf rückverfolgbarem Code und Live-Formeln basiert, bleibt die Logik hinter jeder Ausgabe transparent. Es ermöglicht die Automatisierung, um Buchhaltungsabläufe zu unterstützen und gleichzeitig den Buchhaltern die Kontrolle über die zugrunde liegende Logik zu geben.

The Catalyst: Ein KI-Agenten-Hackathon

Da HubSpot von der Funktionsweise des Systems überzeugt war, benötigte er einen Weg, um die Technologie nicht mehr zu verstehen, sondern sie in der Praxis anzuwenden. Um die Einführung zu beschleunigen, organisierte Blake einen fünfstündigen KI-Hackathon im Bereich Buchhaltung. Das Ziel war einfach. Geben Sie dem Team praktische Erfahrung in der Gebäudeautomatisierung mit eigenen Workflows.

Anstatt sich eine Demo anzusehen, waren Buchhalter aktiv mit Baumaklern beschäftigt, die echte Buchhaltungsprozesse verwendeten. Jeder Teilnehmer brachte einen Workflow mit, den er sehr gut verstand, und erarbeitete, wie er in Automatisierung umgesetzt werden könnte.

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„Die kollaborative Energie im Raum war unglaublich. Man konnte sehen, wie das Team sich gegenseitig in Bezug auf schnelle Technik und Logik coacht. Am Ende dieser Sitzung war unser gemeinsames Wissen über KI-Anwendungen bemerkenswert gut.“

— Blake Winchester, Direktor für Buchhaltung, HubSpot

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Das Format entfernte die Abstraktion, die KI oft umgibt. Anstatt über Möglichkeiten zu diskutieren, sah das Team genau, wie ihre Logik in Echtzeit implementiert und verfeinert werden konnte.

Am Ende des Nachmittags war das Team von der Neugier zur Fähigkeit übergegangen. Sie sahen aus erster Hand, dass Buchhalter die Automatisierung selbst entwerfen und einsetzen konnten.

Automatisierung, die auf Zuverlässigkeit bei Audits ausgelegt ist

Als börsennotiertes Unternehmen benötigt HubSpot eine Automatisierung, die nicht nur transparent, sondern auch skalierbar und prüfungsbereit für alle globalen Abläufe ist. Eine große Hürde für die Einführung von KI im Finanzwesen ist die Vertrauenslücke. Wenn ein Prüfer:in die Logik nicht nachvollziehen kann, macht das Tool mehr Arbeit als es spart. HubSpot priorisierte einen Ansatz, den interne und externe Prüfer verstehen und überprüfen konnten.

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„Für eine Aktiengesellschaft ist die Überprüfbarkeit nicht verhandelbar. Da die Logik nachvollziehbar ist und die Ergebnisse konsistent sind, können sich sowohl unsere internen als auch externen Prüfer den nötigen Komfort verschaffen, um sich auf diese automatisierten Prozesse verlassen zu können.“

— Blake Winchester, Direktor für Buchhaltung, HubSpot

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Anstatt eine separate Automatisierungsebene einzuführen, arbeiten die FloQast AI Agents direkt in der Tabellenkalkulationsumgebung. Prüfer können auf eine beliebige Zelle klicken, um zu sehen, wie eine Berechnung durchgeführt wurde, sodass Ergebnisse sowohl bei internen als auch bei externen Audit einfach validiert werden können.

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Beauftragter für Abgrenzungs- und PO-Anreicherung

HubSpot hat erkannt, dass jede Abteilung ihre eigene „Variante“ von Rückstellungen hat. Deshalb hat HubSpot einen Agenten entwickelt, der die Logik in allen Bereichen standardisiert und den Prozess gleichzeitig automatisch mit hochgeladenen Coupa-Rechnungs- und Bestelldaten anreichert. Indem Sie den kritischen Kontext — z. B. nicht genehmigte Rechnungen und offene Bestellsalden — bereitstellen, bevor die Überprüfung überhaupt beginnt, Das Mittel wird die Vorbereitungszeit voraussichtlich um 50% reduzieren und ermöglicht es dem Team, sich auf die Untersuchung von Abweichungen zu konzentrieren, anstatt Zellen zu formatieren.

Prepaid-Abgleichsagent

HubSpot ging von einem manuellen Prozess, bei dem drei Mitarbeiter sechs Stunden pro Monat damit verbrachten, 15 einzelne untergeordnete Arbeitsmappen zusammenzustellen, zu einem einzigen, automatisierten Lauf über. Jetzt führt eine Person den Agenten aus, um eine einzige konsolidierte Arbeitsmappe für alle 15 Entitäten in nur 1,5 Stunden pro Monat—ein erheblicher Gewinn an Effizienz und Datenzentralisierung.

Was als Machbarkeitsnachweis begann, ist heute ein Modell dafür, wie Automatisierung in einer kontrollierten, prüfungsbereiten Umgebung zuverlässig funktionieren kann.

Strategische Wirkung: Vom Ersteller zum Gutachter

Da die KI-Agenten von FloQast einen Großteil der manuellen Vorbereitung übernehmen, hat das Buchhaltungsteam von HubSpot die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, grundlegend verändert.

Anstatt Zeit damit zu verbringen, Daten zusammenzustellen, beginnen Buchhalter ihre Arbeit jetzt an der Stelle der Überprüfung und Analyse. So kann sich das Team darauf konzentrieren, Abweichungen zu identifizieren, Anomalien zu untersuchen und Urteile dort zu fällen, wo es am wichtigsten ist.

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„Wir haben unsere Rollen neu definiert: KI ist der neue Ausweisungsverantwortliche:r. Unsere Mitarbeiter und Führungskräfte haben sich zu Gutachtern auf der ersten Ebene entwickelt, sodass sich die Führungskräfte stärker auf Bereiche mit hohem Risiko und strategische Initiativen konzentrieren können.“

— Blake Winchester, Direktor für Buchhaltung, HubSpot

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Das Ergebnis ist ein Team, das sich auf höherwertige Ergebnisse konzentriert:

• Ausnahmenbasiertes Management: Senioren beginnen ihren Tag jetzt damit, die Ergebnisse zu überprüfen, anstatt Formeln und Links zu überprüfen.
• Strategische Geschäftspartnerschaft: Buchhalter verbringen mehr Zeit damit, mit Abteilungsleitern zusammenzuarbeiten, um Ausgabentrends zu verstehen, anstatt Rohdaten zu sammeln.
• Umgang mit skalierbarer Komplexität: Durch die Automatisierung der Zusammenstellung der grundlegenden Arbeitsmappen ist das Team in der Lage, die zunehmende Komplexität im Prepaid-Bereich zu bewältigen, insbesondere da immer mehr Anbieter auf verbrauchsabhängige Abrechnungsmodelle umsteigen. Auf diese Weise kann der Makler die schwere Arbeit erledigen, während sich das Team auf diese sich entwickelnden, berührungsempfindlichen Finanzmodelle konzentriert.

Kulturelle Wirkung: Building the Accountant Architect

Die bedeutendste Veränderung bei HubSpot betraf nicht die Software, sondern die Art und Weise, wie das Team Fachwissen definiert. Blake legt bewusst die Messlatte höher und bewegt sich über die Ära des Excel-Experten hinaus, hin zu einem Modell, das sich auf KI-Kompetenz konzentriert, und in die Ära von Beherrschung der künstlichen Intelligenz.

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„Die Definition eines Experten auf diesem Gebiet hat sich geändert. Wir suchen nicht mehr nur nach Excel-Kenntnissen, sondern auch nach KI-Kenntnissen — der Fähigkeit, Agenten aufzubauen und dieses technische Wissen im gesamten Unternehmen zu teilen.“

— Blake Winchester, Direktor für Buchhaltung, HubSpot

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Diese Veränderung verändert auch die tägliche Arbeitsweise des Teams. Wie Blake es ausdrückt: „Wir konzentrieren uns auf die berufliche Entwicklung. Unserem Team die Möglichkeit zu geben, eigene KI-Agenten zu entwickeln, ist ein großer Gewinn für ihre Karriere und das Unternehmen.“

Was einst eine Funktion war, die sich auf die Ausführung konzentrierte, wird zu einem Innovationszentrum innerhalb des Unternehmens.

Das HubSpot-Playbook: 3 Schritte zur KI-Transformation

Blake Winchesters Rat für andere Buchhaltungsleiter:

1. Beginne mit einem PoC „Zeig es mir“: Wählen Sie einen aufwändigen Prozess aus und fordern Sie einen Machbarkeitsnachweis an, der zeigt, wie die Logik tatsächlich funktioniert.
2. Desinfizieren Sie zuerst den Prozess: „Tabs sammeln sich an und der Flaum bleibt im Laufe der Jahre dort. Gestalten Sie den Prozess neu, bevor Sie ihn in den Agenten einbinden.“
3. Fly Low mit dem Team: „Verbringen Sie Zeit mit den Erstellern, um genau zu verstehen, wie die Arbeit erledigt wird. Die besten Ideen für Agenten kommen von den Leuten, die der manuellen Reibung am nächsten sind.“

Bei HubSpots Ansatz geht es nicht nur um die Implementierung von KI. Es geht darum, die Arbeitsweise von Buchhaltungsteams neu zu definieren.

Durch die Kombination von Transparenz, Kontrolle und praktischer Umsetzung haben sie ein Modell geschaffen, bei dem Buchhalter die Automatisierung nicht nur nutzen, sondern auch umsetzen. Dies ermöglicht es dem Team, Arbeitsabläufe kontinuierlich zu verbessern, sich schnell an neue Geschäftsmodelle anzupassen und Abläufe zu skalieren, ohne den manuellen Arbeitsaufwand zu erhöhen.

Da immer mehr Teams diesem Weg folgen, wird sich die Rolle des Rechnungswesens von der Ausführung von Workflows hin zur Entwicklung von Systemen weiterentwickeln, die Effizienz, Genauigkeit und bessere Geschäftseinblicke fördern.