5 Strategien zur Optimierung von Abstimmungen in Excel — auf vielfachen Wunsch

Wir haben wiederholt von vielen von Ihnen gehört, dass Ihnen unsere Webinare gefallen. Wir versuchen, sie lehrreich zu machen und praktisches, praktisches Buchhaltungswissen zu vermitteln. Zu unseren beliebtesten gehört nach wie vor „5 Strategien zur Optimierung von Abstimmungen in Excel“ von unserem Mitbegründer und CEO Mike Whitmire. Mike ist Wirtschaftsprüfer und hat sowohl für die Big Four als auch intern gearbeitet und verfügt über umfangreiche Buchhaltungserfahrung. Er teilt auch gerne seine Ideen und Vorschläge mit, wie Buchhaltungsabteilungen ihren Abschlussprozess zum Monats- und Quartalsende optimieren können. Ich werde hier auf die wichtigsten Punkte eingehen, aber zögern Sie nicht schau dir das Playback an irgendwann, wenn ich eine Stunde Zeit habe. Okay, das Wichtigste zuerst -- Hier bei FloQast lieben wir Excel und deshalb haben wir unsere Lösung darauf aufgebaut. Trotz aller Hasser Es ist nach wie vor eines der besten und leistungsstärksten Tools, die Buchhaltungsteams verwenden. Falls Sie eine Auffrischung benötigen, haben wir im Webinar einige der Vorteile von Excel behandelt:

• Es ist einfach, Daten zu organisieren, zu massieren und zu bearbeiten
• Hat viele Funktionen für Buchhaltung und Finanzmodellierung
• Hat die Fähigkeit, einen großen Datencache zu verwalten
• Es ist die gemeinsame Sprache zwischen Buchhaltung, Wirtschaftsprüfung und Steuern
• Hinter dem Produkt stecken 30 Jahre Entwicklung

Wir geben zu, dass Excel auch seine Schwächen hat, die hauptsächlich auf den Mangel an Kontrollen, Zusammenarbeit und Projektmanagement zurückzuführen sind. Wir werden versuchen, diese Mängel in diesen Strategien zu beheben. Apropos Strategien, lassen Sie uns näher darauf eingehen. Nun, diese mögen täuschend einfach erscheinen, aber Sie sollten wissen, dass das beabsichtigt ist! Die Buchhaltung ist schwierig genug. Versuchen wir, den Prozess einfach zu halten.

• Prüfen Sie den Saldo der Studie auf Vollständigkeit -- Das ist vielleicht etwas, das Sie für selbstverständlich halten, aber zu wissen, dass alle Ihre Bilanzkonten berücksichtigt werden, ist für einen korrekten Abschluss unerlässlich. Jedes Team muss die wichtigsten Kunden für den entsprechenden Zeitraum identifizieren und sollte sich bei der Bewertung der Vollständigkeit folgende wichtige Fragen stellen:
  • Bezahlen Sie das Testguthaben am Ende eines jeden Monats?
  • Wie sperren Sie derzeit die einzelnen Konten aus?
  • Wie ist jede Versöhnung strukturiert?
  • Warum ist die Versöhnung so strukturiert?

Nachdem Sie diese Fragen beantwortet haben, kann Ihr Team die Vollständigkeit Ihrer Bilanz bei jedem Abschluss korrekt messen.

• Standardisieren Sie Vorlagen mit Dokumentation -- Konsequenz ist entscheidend, um jeden Prozess in einem Team zu rationalisieren, und beim Abschluss ist das nicht anders. Durch die Standardisierung Ihrer Abstimmungsvorlagen können Sie viele Effizienzsteigerungen erzielen, darunter:
  • Teamausrichtung
  • Ein konsistenter, optimierter Vorbereitungsprozess
  • Gibt Ihrem Team eine gewisse Rollenflexibilität
  • Ein beschleunigter Überprüfungsprozess
  • Reduzierte Fehler
  • Es ist einfacher für Ihre Auditoren

Wenn Sie Schwierigkeiten hatten, Vorlagen für Abstimmungen zu erstellen, machen Sie sich keine Sorgen, Sie können laden Sie einige unserer Beispiele herunter und passen Sie sie an Ihre spezifischen Bedürfnisse an.

• Organisieren Sie die Dokumentation auf logische Weise -- Wir sehen, wie unsere Kunden zusammenarbeiten, und sind zu dem Schluss gekommen, dass alle glücklichen Buchhaltungsteams gleich sind, während alle unzufriedenen Teams auf ihre eigene Art unglücklich sind. Nun, meistens jedenfalls.

Wir empfehlen den Teams, die nicht so zufrieden sind, einige bewährte Methoden für die Organisation ihrer Dokumentation. Der gängigste Ansatz sieht wie folgt aus:

Je nach Ihren Entitäten, Geschäftseinheiten, Prozessen und Konten kann es zu Abweichungen bei dieser Konfiguration kommen, aber in den meisten Fällen empfehlen wir dies für die Organisation Ihrer Dateistruktur. Wenn Sie in einem sehr kleinen Team sind, ist es vielleicht sinnvoller, die Dokumentation nach Personen zu organisieren, aber wenn das Team wächst und das Unternehmen Fluktuation verzeichnet, ist eine statischere Struktur wie die oben genannte besser geeignet.

• Testguthaben auszahlen -- Wie macht dein Team das? Wir haben drei Hauptmethoden festgestellt, mit denen die Buchhaltungsabteilungen ihr Testguthaben ausgleichen:
  • Alt: Bedrucktes Bindeband -- Das ist das Handbuch, mit roten Stiften ankreuzen und binden. Wenn Sie ironisch denken, finden Sie das vielleicht interessant, aber die Nostalgie lässt schnell nach.
  • Jetzt: Konsolidierte Excel-Arbeitsmappe -- Viele Teams haben ihre Testbilanz auf Excel umgestellt, was eine Verbesserung gegenüber dem alten Tick & Tie oben darstellt, aber wenn die Anzahl der Konten in Ihrer Bilanz wächst, wird das schnell unhandlich.
  • Zukunft: Dedizierte Software -- Das ist die Zukunft des Tie-Outs und unser persönlicher Favorit. Wir sind natürlich voreingenommen, aber es spart den Teams jede Menge Zeit, wenn viele Aspekte Ihres Kundenabschlusses automatisiert und die Kommunikation optimiert wird.

• Bewertungen zentralisieren -- Finden alle Ihre Bewertungen an einem Ort statt? Nein, natürlich nicht. Rezensenten stellen den ganzen Tag über Fragen auf viele verschiedene Arten, was zu allen möglichen Problemen führen kann. Durch die Zentralisierung Ihres Überprüfungsprozesses können Sie alle Arten von Problemen beseitigen, wie zum Beispiel:
  • Inkonsistente Versöhnungsformate
  • Unterschiedliche Systeme, Daten und Prozesse
  • Verlorene Klarstellungen in E-Mails.
  • Kommunikationsbarrieren (z. B. globale Geschäftstätigkeit)
  • Verlorenes Prozesswissen bei Mitarbeiterfluktuation

Und hier sind die Ideen für Lösungen:

• • Standardisieren Sie Checklisten und Abstimmungen -- Durch die Erstellung von Formularen mit konsistenten Formaten, Layouts und Parametern gewöhnen sich die Teams an die Struktur. Dadurch wird die Zeit für die Erledigung jeder Aufgabe verkürzt und die Lernkurve für neue Teammitglieder reduziert.
  • Abstimmung des Teams auf den Prozess -- Ähnlich wie bei den standardisierten Checklisten und Empfehlungen bleibt Ihr Team immer auf derselben Wellenlänge, wenn Sie die Erwartungen im Voraus festlegen. Regelmäßige Auffrischungen, wenn neue Prozesse oder Teammitglieder auftauchen, helfen Ihnen dabei, konzentriert zu bleiben, ohne einen Schritt zu verlieren.
  • Cloud-Systeme ermöglichen Integration -- Eine Möglichkeit, bei der Standardisierung und Teamausrichtung zu helfen, ist die Verwendung von Tools, die eine einfache Zusammenarbeit ermöglichen. Cloud-basierte Lösungen wie Google Docs oder Box bieten Zugriff auf alle Benutzer und ermöglichen Aktualisierungen in Echtzeit von jedem Teammitglied. Keine verlorene Arbeit, keine Mehrfachversionen, kein E-Mail-Versand. Es wird die Art und Weise, wie Sie über Teamarbeit denken, verändern.
  • Es entstehen spezielle Lösungen für Nischenfunktionen -- Wenn Sie bereit sind, Ihren Abschluss zu optimieren, werden Sie anfangen, über Tools nachzudenken, die Ihnen bei all den oben genannten Aufgaben helfen können. Hier kommt FloQast ins Spiel!

Das war's! Daran ist nichts dran, oder? Hoffentlich helfen diese Strategien dabei, Ihre Excel-Abstimmungen zu optimieren. Wir werden in Zukunft weitere Beiträge veröffentlichen, um einige davon im Detail zu behandeln, aber jetzt holen Sie sich unsere Vorlagen für den Abgleich und wenn du einen Moment Zeit hast, hör zu Mike, gehe jeden dieser Punkte durch wenn Sie Hilfe beim Einstieg benötigen.