Wie Buchhaltungsteams das Audit-Gerangel vermeiden können

Webster's definiert das Wort „Gerangel“ als „mit Dringlichkeit oder Panik handeln“. Wenn Sie ein Scramble in Aktion sehen möchten, schalten Sie ein beliebiges College-Football- oder NFL-Spiel ein und schauen Sie sich das Quarterback versucht, mehreren wütenden 325 Pfund schweren Defensive Linemen zu entgehen.Buchhaltungs- und Finanzteams müssen sich zwar keine Sorgen machen, dass große, verärgerte Prüfer sie während des Jahresabschlussprozesses verfolgen und bekämpfen (zumindest hoffen wir das nicht), aber viele müssen sich bemühen, die notwendigen Unterlagen und Akten zusammenzustellen, die oft in verschiedenen Bereichen aufbewahrt werden, um nicht von denjenigen belästigt zu werden, die die Bücher des Unternehmens überprüfen.„Das Abrufen aller Informationen, die die Prüfer benötigen, in dem Format, in dem sie sie benötigen, nimmt viel Zeit in Anspruch.“ sagte Jedannah Vieira, CPA, Direktorin für Rechnungswesen bei VSCO, und Oakland, Kalifornien. ansässiges Kunst- und Technologieunternehmen. „Auditoren fragen in der Regel nach Hunderten von Berichten und Datenpunkten. Bei einigen Anfragen dauert es fünf Minuten, bis sie abgeschlossen und versendet werden, bei anderen dauert es Tage oder Wochen, bis sie vorbereitet sind.“

Komplikationen, wenn man bereit für ein Audit ist

Startups wie VSCO sind bei größeren Projekten oft im Nachteil, da sie über kleinere Buchhaltungs- und Finanzteams verfügen. Daher erfordert die Vorbereitung des Audits eine vorausschauende Planung und zusätzliche Arbeitsstunden. „Komplizierte Bereiche der Rechnungslegung, wie Umsatzrealisierung und aktienbasierte Vergütung, erfordern eine gründliche Überprüfung der Rechnungslegungsgrundsätze und -analysen, komplizierte Schätzungen und Schlussfolgerungen, die den US-GAAP und den Best Practices entsprechen“, sagte Vieira. „Bei VSCO halten wir uns an ähnlich hohe Berichtsstandards, aber wir müssen schlank und effizient mit den Ressourcen umgehen, die wir haben, um unsere Buchhaltungspraxis zu verwalten und herausragende Ergebnisse zu erzielen.“ Ein weiterer Bereich, in dem das Team von Vieira hart daran arbeitet, Aufgaben im Voraus zu erledigen, ist der Abschluss- und Abstimmungsprozess, der ein wichtiger Bestandteil der Jahresabschlussprüfung ist. „Unser Ziel ist es, aus dem Abschlussprozess des Jahresabschlusses so viel wie möglich herauszuholen, indem wir die Arbeit von vorne beginnen. Wir sind auch bestrebt, Schätzungen intelligent zu nutzen, damit wir ausgewählte Konten so effizient wie möglich schließen können „, sagte sie. Bevor Vieira dem Finanzteam von VSCO beitrat, tat das Unternehmen, was viele andere Organisationen tun: Sie mussten sich auf eine Excel-Checkliste verlassen, um den Abschlussprozess zu dokumentieren und zu verwalten. „Die Buchhaltungsteams haben zu lange ohne die richtigen Tools zur Verwaltung des Abschlussprozesses überlebt. Tabellenkalkulations-Checklisten sind Notlösungen. Selbst in den besten Szenarien fügen sie mehr mühsame Arbeit hinzu als Mehrwert zu schaffen. Die Zeit ist in jedem Finanzteam, ob klein oder groß, unglaublich begrenzt, daher müssen alle Anstrengungen auf die Wertschöpfung konzentriert werden „, sagte Vieira. „Ich war der festen Überzeugung, dass wir eine intelligente Methode benötigen, um unseren Abschlussprozess auf monatlicher und jährlicher Basis zu verfolgen, und dass wir als Team alle Einblick in den Status, die Vollständigkeit und die Angemessenheit unseres Abschlussprozesses haben müssen.“

Checklisten-Dilemma

Mehr zu VSCO in Kürze. Lassen Sie uns zu einem anderen Unternehmen übergehen, das ebenfalls mit einem Checklisten-Dilemma zu tun hatte, was seine Abschluss- und Prüfungsbereitschaft behinderte. Erste Wahl für Tierärzte, ein in Portland, Maine, ansässiger Anbieter von technologiegestützten Gesundheitsdienstleistungen für Tierarztpraxen, hat 12 Mitwirkende am Abschlussprozess, von denen sich einige in verschiedenen Bundesstaaten befinden, so Kristen Parisien. Eine umfassende Checkliste zum Abschluss wurde nicht erstellt; stattdessen erstellten einige Mitwirkende ihre eigenen Checklisten in verschiedenen Formen, die nicht leicht zugänglich waren. Andere hatten überhaupt keine Checkliste. „Es war nicht einheitlich, wo Abstimmungen oder Dokumente gespeichert wurden, wer sie abgeschlossen hat, wer sie überprüft hat oder wann sie als abgeschlossen betrachtet wurden“, so Parisien, der bei Vets First Choice für die ERP-Administration, alle Abschlüsse und Prüfungen sowie die Finanzberichterstattung verantwortlich ist. „Es ist schwer zu bewältigen, wenn man Mitarbeiter an mehreren Standorten hat, die in verschiedenen Netzwerken und Laufwerken arbeiten und für verschiedene Aufgaben verantwortlich sind.“ Die Prüfer hatten zwar keine großen Schwierigkeiten, die benötigten Dokumente zu beschaffen, sagte Parisien, aber das ging auf Kosten der Mitarbeiter, die zusätzliche Zeit und Mühe investierten, um die richtigen Dokumente an den richtigen Stellen zusammenzustellen. „Die Versionskontrolle war immer ein Problem“, fügte sie hinzu. Daher dauerte es durchschnittlich 14 Tage, jeden Monat die Geschäftsbücher des Unternehmens abzuschließen, und mehr als einen Monat, um das Jahr abzuschließen. „Die Zahlen ändern sich während des Börsengangs ständig, und wenn wir nicht synchron sind, werden Dinge übersehen, übersehen oder übersehen“, sagte Parisien. „Wir mussten etwas anderes machen, da wir ein schnell wachsendes Unternehmen sind. Wir brauchten eine einfachere Lösung, bei der alles an einem Ort gespeichert ist.“

Alle für einen und einer für alle

Diese Komplettlösung war letztendlich eine Close-Management-Software von FloQast, die Vets First Choice im Januar 2016 implementierte. Das Ergebnis? Vets First Choice ist auf einen fünftägigen Monatsschluss und einen siebentägigen Jahresendschluss gesunken. „FloQast hat unseren Bilanzabstimmungsprozess optimiert und jedem Ersteller und Prüfer Fristen gesetzt und gleichzeitig stets sichergestellt, dass diese Abstimmungen mit unserem ERP-System verknüpft sind“, sagte Parisien. „Es ist viel einfacher zu erkennen, an welche Termine wir stoßen, und es werden ständig Bereiche hervorgehoben, in denen wir effizienter sein können und wer oder was die Engpässe im Prozess sind. Es zeigt auch, wie gut wir unsere Abschlüsse abgeschlossen haben. Diese Erfolge sind ein wichtiges Feedback für die Mitwirkenden.“ „Für mich war es wichtig, den Überblick zu bündeln und die Produktivität zu maximieren und gleichzeitig ein hohes Maß an Präzision beizubehalten“, fügte sie hinzu.Was ist mit Checklisten? „FloQast bietet eine grundlegende Checkliste, und es war einfach, Artikel hinzuzufügen und zu ändern, während wir unsere ersten Abschlussarbeiten durchliefen. Es war eine großartige Übung, die Verantwortlichkeiten aller zu dokumentieren „, sagte Parisien. „Es zwingt auch alle Mitwirkenden dazu, beim Ausfüllen und Abstimmen ihrer Checklisten und Abstimmungen auf Trab zu sein.“ Wie bereits erwähnt, wollte Jedannah Vieira von VSCO den Abschlussprozess sichtbarer machen. FloQast hat genau das getan, ab dem vierten Quartal 2016. „Es hilft der Unternehmensleitung wirklich, die Qualität und Vollständigkeit der monatlichen und jährlichen Abschlussprozesse zu verstehen. Ohne sie würde ich mir viel mehr Mühe geben, den Status des Abschlusses in gleichem Maße einzusehen. Ich würde mich täglich mit dem Team treffen, um den Status der Artikel zu erfahren. Wir können jetzt die Statusbesprechungen überspringen und uns darauf konzentrieren, die Arbeit gemeinsam zu erledigen „, sagte sie. „Es ermöglicht mir auch, an dem Prozess teilzunehmen und meinen monatlichen Rückblick und Kommentar zu dokumentieren. Es ermöglicht unserem Team auch, Auditoren, die ihn überprüfen möchten, die Genauigkeit unseres engen Prozesses unter Beweis zu stellen. Und schließlich hilft es allen Teammitgliedern, das gemeinsame Ziel mit konsistenten Informationen zu verfolgen, was sehr anregend ist. „Darüber hinaus bot FloQast Vieira die Möglichkeit, dokumentierte Kontrollen über den Abschlussprozess und die Abstimmungen zu implementieren. „Unser Betrieb ist papierlos, sodass wir keine Buchhaltungsunterlagen in Papierform mit Unterschriften aufbewahren. Wir haben auch keine eigene Software oder kein eigenes System zur Dokumentation interner Kontrollen. Aus diesen Gründen hilft uns ein Tool wie FloQast dabei, Prozesse und Kontrollen effizient und effektiv zu dokumentieren und zu validieren „, sagte sie.Eine Version dieses Artikels erschien ursprünglich auf Going Concern.