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Da das Jahresende in Windeseile näher rückt, ist es jetzt an der Zeit, mit der Planung des Audits zu beginnen. Wie wir wissen, ist das Audit oft die stressigste Zeit des Jahres für das Buchhaltungsteam und erfordert in der Regel lange Arbeitszeiten und herausfordernde Arbeit. Es gibt zwar eine lange Liste von technischen Aufgaben und Prozessen, die erledigt werden müssen, aber nichts davon ist ohne Mitarbeiter möglich, die die Arbeit ausführen.
Mit dem Ziel vor Augen, Ihnen zu helfen, eine stressarmes Audit In diesem Jahr haben wir verschiedene Strategien zusammengestellt, mit denen Sie Ihr Team durch den Prozess führen können.
Egal, ob Sie erfahrene Mitarbeiter oder neue Teammitglieder haben, die diesen Prozess im ersten Jahr durchlaufen werden, es ist wichtig, dass jeder über die Tools verfügt, die er benötigt, um erfolgreich zu sein. Erfahrene Mitarbeiter profitieren davon, denn obwohl sie das vielleicht schon einmal durchgemacht haben, werden viele der Aufgaben und Prozesse nur einmal im Jahr ausgeführt. Neue Teammitglieder benötigen diese Dokumentation, um die Effizienz und Genauigkeit der Arbeit zu verbessern, die sie zum ersten Mal ausführen. Manager stellen fest, dass weniger Fragen von Teammitgliedern gestellt werden, und sie verbringen weniger Zeit damit, die Arbeit zu überprüfen.
Verwaltungssoftware schließen spielt hier eine große Rolle, da Checklisten und Dokumentation zentralisiert werden, sodass die Mitarbeiter genau wissen, was sie tun müssen, und zwar konsistent.
Ermutigen Sie alle Mitglieder, Ideen und Feedback zu geben. Scheuen Sie sich nicht, Feedback zu Aktivitäten oder Prozessen zu geben, die nicht funktionieren. Nutzen Sie das Fachwissen der Gruppe, um Lösungen zu finden.
Erstellen Sie eine Liste mit prüfungsbezogenen Aufgaben und Aktivitäten mit zugewiesenen Fälligkeitsterminen. Dieses Planungstool ermöglicht es Ihrem Team, die Interdependenzen zwischen den Aufgaben der Teammitglieder leicht zu erkennen. Die Fälligkeitstermine helfen bei der Planung und erhöhen die Rechenschaftspflicht.
Unternehmen, die Close-Management-Software verwenden, berichten häufig, dass Tools wie FloQast die Notwendigkeit einschränken, regelmäßige Status-Aktualisierungstreffen zu planen, aber wenn es um Jahresende und Prüfungsvorbereitung geht, es heißt „Vorsicht ist besser als Nachsicht“. Manager haben zwar immer noch einen Überblick über alle offenen Punkte und Hindernisse, aber regelmäßige Treffen geben den Führungskräften Zeit, sich über die Fortschritte aller Beteiligten zu informieren.
Im Folgenden finden Sie hilfreiche Strategien, um diese Besprechungen so effektiv und produktiv wie möglich zu gestalten:
Mit etwas frühzeitiger Planung, viel Input von Ihrem Team und der Nutzung unserer Strategien können Sie das bevorstehende Audit zum bisher reibungslosesten gestalten. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie sich eine Close-Management-Software direkt auf das Audit auswirken kann, indem Sie jeden Monat einen harten Abschluss durchführen und so die Buchhaltung schneller und genauer abschließen.