FloQast wurde von Workiva zum Technologiepartner des Jahres gekürt

In den letzten sechs Monaten wurden Finanz- und Buchhaltungsabteilungen auf der ganzen Welt gezwungen, ihre Komfortzone zu verlassen. Sie entwickelten sich von traditionellen, internen Teams zu dezentralen Organisationen, während sich ihre Unternehmen bemühten, auf eine beispiellose globale Pandemie zu reagieren. Dabei haben sich diese Unternehmen der Technologie zugewandt und uralte Prozesse ersetzt, die eher komfortabel als effizient waren, und dabei von den Vorteilen profitiert.

2008 inmitten eines weiteren wirtschaftlichen Abschwungs gegründet, Workiva ist eines der führenden Finanztechnologieunternehmen der Welt und vereinfacht komplexe Arbeiten. Bis heute verlassen sich 75% der Fortune-500-Unternehmen auf Workiva, um ihre Finanz-, Betriebs- und Compliance-Berichtsprozesse zu transformieren und zu verwalten.

In diesem Monat wurde FloQast zur Workiva ernannt Technologiepartner des Jahres. In den letzten Jahren konnten Unternehmen, die in Abstimmung mit Wdesk die Software zur Automatisierung der Buchhaltungsabläufe von FloQast nutzten, bestehende Finanzprozesse optimieren — vom bescheidenen Monatsende kurz vor der SOX-Konformität bis hin zur Finanzberichterstattung. So haben es die in Utah ansässigen Pioniere für mobiles Zubehör ZAGG gemacht.

Die Teile zusammenfügen

Angesichts von COVID-19 und der sich immer noch entwickelnden Geschäftslandschaft finanzielle Transformation steht an erster Stelle ist für viele Unternehmen oberstes Gebot. Infolgedessen erzielen Unternehmen hervorragende Ergebnisse, indem sie gezielte Lösungen für ihre größten Engpässe implementieren, wobei der Schwerpunkt auf Konnektivität liegt. Eine große Stärke von FloQast und Workiva ist, wie gut sie miteinander verbunden sind, nicht nur miteinander, sondern auch mit allen ERP-Systemen, die Unternehmen bereits verwenden.

ZAGG implementierte FloQast ursprünglich, um den Monatsabschluss zu optimieren.

„FloQast hat dem gesamten Finanzteam einen besseren Überblick verschafft und den Abstimmungs- und Genehmigungsworkflow vereinfacht“, sagte Corporate Controller Steven Hayes. „Wir können jetzt Schlussergebnisse im Voraus abwickeln, um der monatlichen, vierteljährlichen und jährlichen Schlusskurve einen Schritt voraus zu sein. FloqAST passte gut zu unserer unterstützenden Dateistruktur, ohne dass größere Änderungen erforderlich waren, und half dabei, die Referenz und Bereitstellung der unterstützenden Dokumentation auf leicht zugängliche Weise zu stratifizieren. Zentralisierte Ansichten ermöglichen es uns, alle noch ausstehenden engen Aufgaben und die für ihre Erledigung verantwortliche Partei zu identifizieren.“

Innerhalb weniger Monate stellte das Buchhaltungsteam fest, dass das Vertrauen in FloQast über den Abschlussprozess hinausgehen könnte.

Rationalisierung der Zusammenarbeit

Das Schöne an Konnektivität ist, dass sie die Zusammenarbeit fördert. Wenn Sie sich mit dem Abschluss, der Berichterstattung und der internen Revision befassen, ist es wichtig, dass alle auf derselben Wellenlänge sind. Wenn jeder mit einer anderen Version arbeitet und versucht, Desktop-Tabellen abzugleichen, wird das viel mehr Zeit und Energie in Anspruch nehmen als nötig.

Laut ZAGG funktionieren Workiva und FloQast nahtlos. Auf Knopfdruck kann das Unternehmen Informationen von einem zum anderen übertragen. Es ist einfach für sie, zu sehen, was getan wurde, zu sehen, wer an welchem Projekt arbeitet, und zu wissen, dass jeder die gleiche aktuelle Version der Zahlen hat.

„Mein Kollege Eric Green, der Direktor für Finanzberichterstattung — der den Großteil der Finanzberichterstattungsfunktionen abwickelt — und ich sind jetzt dank Workiva und FloQast in der Lage, unsere Aktivitäten zum ersten Mal zu synchronisieren, ohne das übliche Hin und Her von Fragen und überflüssigen Anfragen nach zusätzlichen Unterlagen oder unterstützenden Genehmigungen“, sagte Hayes. „Alles, was wir benötigen, ist auf der Workiva-Plattform gespeichert, auf die alle leicht zugreifen können.“

Hayes fuhr fort: „Es ist schön für ihn, Aufgaben, von denen er weiß, dass er sie für die Berichterstattung erledigen muss, einfach erledigen zu können und sie organisiert zu halten. Während ich die Abstimmungen in FloQast überprüfe und Workiva verwende, um unser Berichtspaket und die Konsolidierung aufzubauen, weiß ich genau, wo Eric sich im Prozess befindet, was er braucht, was er erreicht hat und ob er auf etwas von mir wartet. Das war äußerst hilfreich.“

Die Zusammenarbeit in der Finanzabteilung ist nicht nur eine Teambuilding-Übung in Kumbaya. Es geht darum, Zeit zu sparen, Geld zu sparen und mit weniger mehr zu erreichen. COVID hat die Zusammenarbeit schwieriger und notwendiger denn je gemacht, insbesondere wenn Ihr Team remote arbeitet.

Die Punkte verbinden

Zwischen den Teams für Buchhaltung und Finanzberichterstattung befindet sich das interne Auditteam von ZAGG. McKay Bates, Leiter der internen Revision, erläuterte, wie FloQast und Workiva die Lücke zwischen Buchhaltung, interner Revision und Finanzberichterstattung schließen.

„FloQast und Workiva haben maßgeblich dazu beigetragen, die Brücke zwischen den internen Auditfunktionen von ZAGG und der SEC zu schlagen“, sagte er. „Es bietet einen wichtigen Bezugspunkt, nämlich die Kontrollen und Abwägungen, die erforderlich sind, um zu überprüfen, ob die entsprechenden internen Rechnungslegungsaufgaben abgeschlossen und ratifiziert wurden.“

„Was die internen Kontrollen von SOX angeht, habe ich mit unserem Controller und den verschiedenen Abteilungsleitern zusammengearbeitet und — in FloQast — verschiedene Checklisten und Abstimmungen erstellt, die im Rahmen des Monatsablaufs durchgeführt werden“, fuhr Bates fort. „Ich habe in Workiva eine Kontrolle, die besagt, ob alle Bankauszüge monatlich zufriedenstellend ausgeführt wurden und von FloQast validiert wurden. Es gibt einen Workiva-Checklisteneintrag, der all diese Abstimmungen enthält. Das ist also eine klare Erinnerung für das gesamte Team, den Überblick über diese Punkte zu behalten.“

Zum Abschluss seiner Überlegungen zur Konnektivität zwischen FloQast und Workiva sagte Bates: „Wenn ich meine Audittests innerhalb von Workiva durchführe, importiere ich die Abstimmungen, Checklistenelemente und Screenshot-Genehmigungen von FloQast, um nachzuweisen, dass alle Kontrollaktivitäten in diesem Zeitraum durchgeführt wurden. Aus Kontrollgründen helfen all diese Authentifizierungen in Workiva dabei, den Prozess zum Monatsende abzuschließen. Während das Buchhaltungsteam seine Konsolidierungen ausarbeitet, bereite ich mich auf eine reibungslose externe Prüfung vor.“

Fazit

Wenn in Ihrer Zukunft eine finanzielle Transformation ansteht, sollten Sie nicht in die Falle tappen und denken, Sie müssten bei Null anfangen. Finden Sie stattdessen flexible Tools, die Sie mit Ihrem vorhandenen System verwenden, schnell implementieren und das Beste für Ihr Geld herausholen können. Wenn Finanzberichterstattung und enges Management auf Ihrer Liste der Engpässe stehen, probieren Sie Workiva und FloQast aus.