So minimieren Sie die Fluktuation im Buchhaltungsteam

Ich hatte in meiner Karriere als Wirtschaftsprüfer drei Jobs, und obwohl sie in sehr unterschiedlichen Unternehmen tätig waren, befürchtete ich mehr als alles andere, dass einer meiner leitenden Buchhalter kündigen würde und ich die Scherben aufsammeln müsste.

Warum hatte ich solche Angst, einen meiner Mitarbeiter zu verlieren? Weil so viel Mühe darauf verwendet wurde, jedes meiner Teammitglieder in den individuellen Details jedes Kundenkontakts, den einzigartigen Prozessen rund um diese Engagements und den Umgang mit all den verschiedenen, heiklen Kundenbeziehungen zu schulen.

Die Weitergabe dieses Wissens ist eine große Aufgabe, insbesondere wenn Sie ein Team von Client Accounting Services (CAS) leiten, das auch als ausgelagerte Buchhaltung bekannt ist und in dem jeder Mitarbeiter für Dutzende von Aufträgen verantwortlich sein kann. Kurz gesagt, Umsatz ist ein großer Schmerz.

Ich bin mit dieser Einschätzung nicht allein. Buchhaltung von heute Umfrage „Year Ahead“ 2018 stellte fest, dass das Hauptanliegen großer Unternehmen darin besteht, „gute Mitarbeiter zu rekrutieren/zu halten“ (bei satten 71 Prozent der Befragten). Und mit einem drohender globaler Talentmangel, gehen davon aus, dass Mitarbeiterbindung auch für kleine und mittlere Teams zu einem immer größeren Problem werden wird.

Wir können unser Bestes tun, um unsere Mitarbeiter bei der Arbeit glücklich zu machen, aber egal, was wir tun, der umkämpfte Arbeitsmarkt wird Fluktuation unvermeidlich machen. Manchmal ist Schadensbegrenzung das Beste, was wir tun können. In diesem Sinne gibt es drei Möglichkeiten, die Fluktuation im Buchhaltungsteam so gering wie möglich zu halten.

1. Integriere Slack in dein Personalmodell

Ich mache die Arbeitszeiterfassung und die Stundenabrechnung für viele der Probleme in der heutigen öffentlichen Buchhaltung verantwortlich. Wenn Sie einen Mitarbeiter als ein Bündel von etwa 2.000 Stunden pro Jahr betrachten, ist es allzu einfach, ihn mit fakturierbaren Stunden zu überladen, sodass er keine Freizeit mehr hat, um etwas anderes als abrechnungsfähige Arbeit zu erledigen.

Warum ist das eine schlechte Sache? Denn wenn deine Mitarbeiter kein Slack haben (nein, nicht die Team-Chat-App, über die wir später sprechen werden), ist es ein großes Problem, wenn einer von ihnen geht.

Niemand mit Erfahrung wird in der Lage sein, die zusätzliche Arbeit zu übernehmen. Das bedeutet, dass jemand, der bereits eine volle Ladung trägt, die Last schultern muss, oder die Arbeit wird zu schnell an jemanden abgetreten, der wahrscheinlich noch nicht weiß, was er oder sie tut. Nicht ideal.

Ein weiteres Problem mit Arbeitszeitnachweisen besteht darin, dass sie Ihre Mitarbeiter dazu anregen, Prozesse nicht zu verbessern und zu dokumentieren. Dies sind die Punkte #2 und #3 auf dieser Liste. Und wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht in den Plan einbeziehen können, wird das nicht passieren.

Also, werfen Sie entweder Ihre Stundenzettel ab oder führen Sie zumindest ein Modell ein, das auf fakturierbaren Stunden basiert und verlangt, dass Ihre Mitarbeiter nur zu 75 Prozent abrechnungsfähig sind oder etwa 6 Stunden pro Tag für Kundenarbeit arbeiten.

2. Standardisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und Prozesse

Ein wichtiger Grund dafür, dass die Fluktuation im Buchhaltungsteam schmerzhaft ist, ist, dass es einige Zeit braucht, um sich mit den einzigartigen Feinheiten aller Prozesse in einem bestimmten Job oder einer bestimmten Kundenbeziehung vertraut zu machen. Aber was wäre, wenn es nicht so viel zu lernen gäbe? Was wäre, wenn Ihre Prozesse größtenteils dieselben wären? Es wäre sicherlich viel einfacher, Mitarbeiter auf andere Jobs im Team umzustellen und jemand anderen auszutauschen, wenn jemand geht oder im Urlaub ist.

In einem ausgelagerten Buchhaltungsteam, wie denen, die ich geleitet habe, besteht der Schlüssel zur Standardisierung des Prozesses darin, für jeden Kunden den gleichen „Tech-Stack“ und die zugehörigen Workflows zu verwenden. Mit Tech-Stack meine ich die Cloud-Anwendungen, die wir verwenden, um Rechnungen zu bezahlen, Gehaltsabrechnungen durchzuführen, Jahresabschlüsse zu erstellen und all die anderen Aspekte einer CAS-Praxis zu erledigen.

In meiner eigenen externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft verwendeten wir eine App, um alle Verbindlichkeiten für unsere Kunden zu bearbeiten. Jeder Kunde hatte den gleichen AP-Genehmigungsworkflow und den gleichen Verarbeitungsplan. Das Gleiche galt für die Gehaltsabrechnung — wir haben nur einen Prozessor unterstützt. Wenn der Kunde etwas anderes verwenden wollte, war das in Ordnung, aber er wäre dafür verantwortlich.

Die Standardisierung von Prozessen erleichtert es, Mitarbeiter gegen andere Teammitglieder auszutauschen. Beim Kunden- oder Verantwortungsbereichswechsel gibt es nicht viel Neues zu lernen.

Das Gleiche gilt für Mitarbeiter, die intern arbeiten. Es gibt viel, was getan werden kann, um die Prozesse in den Buchhaltungsabteilungen zu standardisieren.

Stellen Sie beispielsweise sicher, dass Ihre Mitarbeiter dieselben Vorlagen für ihre Abstimmungen verwenden. Sie erhalten einen konsistenten, optimierten Erstellungsprozess und alles ist viel einfacher zu überprüfen, wenn es demselben Format folgt. Wenn Sie nach einigen Beispielen suchen, schauen Sie sich diese kostenlos an Vorlagen für den Excel-Abgleich mit bewährten Methoden.

3. Dokumentieren Sie alles und sorgen Sie für Ordnung

Es ist erstaunlich, wie viel Wissen über Buchhaltungsteams nirgends dokumentiert ist. Stattdessen ist es in den Köpfen unserer brillanten Mitarbeiter archiviert. Und wenn sie gehen, tragen sie all das Wissen direkt vor die Tür. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Ihr Team alles, was es tut, in einer gemeinsamen Checkliste dokumentiert, die jeden Monat aktualisiert und aktualisiert wird.

Wenn es um Bewertungsnotizen geht, ist es wichtig, diese aus E-Mails zu entfernen, in denen das Wissen nur von den Personen in der E-Mail-Threadkette isoliert ist. Arbeiten Sie stattdessen gemeinsam an Review-Notizen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich, in dem das gesamte Team (und alle Neulinge) bei Bedarf auf den Thread zugreifen können.

Es gibt eine Reihe hervorragender Tools für die Zusammenarbeit wie Slack und Microsoft-Teams die Teams aller Größen, die sich hervorragend als E-Mail-Ersatz eignen, kostenlos zur Verfügung stehen. Ich empfehle, Ihre Dokumente von diesem lokalen Netzlaufwerk in den Cloud-Speicher zu laden.

Top-Cloud-Speicherdienste wie Kiste, Dropbox, OneDrive und Google Drive sind alle erschwinglich und sicher. Anstatt Dokumente nach Mitarbeitern in Ordnern zu organisieren, richten Sie eine Hierarchie ein: Entität > Jahr > Monat > Konto/Prozess. Auf diese Weise kann jemand, der mit dem Personal nicht vertraut ist (z. B. ein Wirtschaftsprüfer), schnell finden, was er benötigt.

Alles zusammenbringen

Wenn Ihr Team stark am Monatsabschluss beteiligt ist, sollten Sie auch Folgendes in Betracht ziehen Verwaltungssoftware schließen, das all Ihre Checklisten, Übersichtsnotizen und Dokumente in einer Anwendung zusammenfasst.

Für welche Technologie Sie sich auch entscheiden, stellen Sie sicher, dass sie von Kunde zu Kunde konsistent ist. Geben Sie Ihrem Team die Zeit, Prozesse zu straffen und zu dokumentieren, und Sie sind viel besser vorbereitet, wenn ein wichtiges Teammitglied Ihr Unternehmen das nächste Mal verlässt.

Dieser Artikel wurde zuerst veröffentlicht unter AccountingWeb.com.