So bereiten Sie sich auf das Audit zum Jahresende vor

Ein interessantes Jahr neigt sich dem Ende zu und es ist Zeit, tief durchzuatmen — und den ein oder anderen Cocktail zu genießen... falls das Ihr Ding ist.

Oh, warte, da ist noch eine Sache: Vergessen Sie nicht, sich auf das Audit zum Jahresende vorzubereiten.

Auch wenn der Auditprozess beängstigend klingt, machen Sie sich keine Sorgen. All die harte Arbeit, die Sie zum Abschluss des Jahres geleistet haben, wird auch bei Ihrer jährlichen Prüfung einen großen Beitrag leisten. Schauen wir uns an, was das Audit zum Jahresende ist, wie es funktioniert und was Sie tun können, um es ein wenig einfacher zu handhaben.

Was ist das Audit zum Jahresende?

Zuerst eine Auffrischung. Während der Jahresabschlussprüfung kommt ein externes Prüfungsteam hinzu, um Ihre Finanzunterlagen zu überprüfen und zu verifizieren. Ein externes Audit erhöht die Glaubwürdigkeit und hilft Ihnen, alle Probleme zu identifizieren, die im Laufe des Jahres übersehen wurden. Wenn Ihr Unternehmen börsennotiert ist, sind Sie gesetzlich verpflichtet, externe Prüfungen durchzuführen, aber auch private Unternehmen können davon profitieren.

Warum das Audit notwendig ist

Ich bin mir sicher, dass Ihr Unternehmen über interne Kontrollen verfügt und dass Ihr Verwaltungsrat hart daran arbeitet, sicherzustellen, dass alles im Aufwärtstrend ist. Ihr eigenes Buchhaltungspersonal kann eine interne Finanzprüfung durchführen, eine externe Prüfung ist jedoch weiterhin erforderlich — wenn auch nicht verpflichtend.

Warum? Wirtschaftsprüfer nehmen eine andere Perspektive ein und gehen Ihre Jahresabschlüsse mit einem feinen Kamm durch. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sind in dieser Facharbeit sehr erfahren und stellen häufig Betrugsfälle fest, von denen das Unternehmen nichts wusste. Ihr Fachwissen in Bezug auf Finanzvorschriften und -standards kann dazu beitragen, Betrug oder Fehler zu erkennen, die interne Teams leicht übersehen könnten. Diese externen Prüfungen sind eine objektive Methode, um eine unabhängige Bewertung Ihrer Finanzsysteme und -praktiken zu erhalten. Dies trägt zur Erhöhung der Transparenz bei und stärkt gleichzeitig die Bemühungen zur Betrugsprävention. Reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit eines finanziellen Fehlverhaltens, indem Sie die richtigen internen Kontrollen (wie Aufgabentrennung und regelmäßige Abstimmungen) einführen. Erkennungsstrategien, einschließlich Datenanalysen und kontinuierlicher Überwachung von Transaktionen, verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Probleme noch weiter auftreten.

Und natürlich schützt eine externe Prüfung die Aktionäre auch vor potenziellem Betrug, den der CEO oder CFO versteckt hat (was leider mehr als ein paar Mal passiert ist). Solange Sie die Dinge richtig machen, ist Auditing tatsächlich ein positiver Prozess, der Sie schützt und Ihrem Unternehmen mehr Glaubwürdigkeit in der Öffentlichkeit verleiht.

Wie läuft der Auditprozess Schritt für Schritt ab?

Wirtschaftsprüfungsunternehmen, die sich auf Wirtschaftsprüfung spezialisiert haben, folgen in der Regel einem sechsstufigen Prozess:

Bitte um Informationen

Das Prüfverfahren beginnt mit der Anforderung von Finanzunterlagen und Informationen. Die meisten dieser Dokumente sollten bereits nach Ihrer Finanzberichterstattung zum Jahresende fertig und zugänglich sein. Um diese Anfangsphase zu optimieren, verwenden Prüfer häufig Auditanforderungslisten, in denen die spezifischen Dokumente und Daten aufgeführt sind, die für ihre Überprüfung erforderlich sind. Wenn Sie diese Liste bereitstellen, kann sich Ihr Team im Voraus vorbereiten und so Probleme in letzter Minute vermeiden.

Zeitpläne helfen Ihren Mitarbeitern und den Auditoren auch dabei, sich auf Zeitpläne und Termine abzustimmen. Zusammen organisieren diese Tools den Auditprozess und tragen dazu bei, eine reibungslosere Zusammenarbeit zwischen Ihrem Unternehmen und dem Auditteam aufzubauen.

Planung des Audits

Das Auditteam überprüft Ihre Dokumente und erstellt einen Auditplan, der auf den Bereichen mit dem höchsten Risiko basiert. Sie legen fest, was überprüft und überprüft werden muss, und legen den Umfang der Prüfung fest. All dies findet statt, bevor Sie die Auditoren in Ihrem Büro überhaupt sehen.

Eröffnungssitzung

Als Nächstes werden die Auditoren ein Eröffnungsgespräch mit Ihrem Team abhalten, um sich mit Ihrem Team vertraut zu machen und zu klären, was genau passieren wird. Sie müssen wissen, dass sie über die erforderlichen Dokumente verfügen und dass Ihnen das Personal zur Verfügung steht, um das Audit während der geplanten Zeit zu unterstützen.

Feldarbeit

Hier beginnt das Auditteam mit seiner Feldarbeit vor Ort. Sie sammeln Informationen, überprüfen Finanzdaten und interviewen Mitglieder Ihres Teams, um ihre Ergebnisse zu bestätigen.

Abschlusssitzung

Eine Abschlusssitzung wird anberaumt, um die Prüfung zu besprechen und alle verbleibenden Fragen zu klären. Ein Entwurf des Berichts könnte zu diesem Zeitpunkt fertig sein.

Berichterstattung

Der Abschlussbericht wird vom Auditteam fertiggestellt, nachdem es das Audit abgeschlossen und Ihr Büro verlassen hat.

Wie bereiten Sie sich auf das Audit zum Jahresende vor?

Also, was kannst du tun Machen Sie das Audit zum Jahresende weniger schmerzhaft? Reichlich!

Im Wesentlichen ist der Auditprozess unangenehm, weil er zusätzliche Anforderungen an ein bereits gestresstes Buchhaltungsteam stellt und weil es zeitaufwändig und frustrierend sein kann, alle Informationen zusammenzustellen, die Ihre Prüfer anfordern. Sie können die negativen Auswirkungen minimieren, indem Sie Ihre Buchhaltungsprozesse rationalisieren und sich im Voraus darauf vorbereiten.

Wenn Sie das Geschäftsjahr abschließen, sollten Sie immer daran denken, dass im nächsten Jahr eine Prüfung stattfinden wird. Das ist keine Überraschung, Sie haben also Zeit, im Voraus zu planen und die Dinge für einen schnelleren und einfacheren Auditprozess in Ordnung zu bringen.

Bereite dich jeden Monat auf das Audit vor

Alles beginnt mit einem reibungslosen, effektiven Monats- und Jahresabschluss. Wenn du einem guten folgst monatlicher Abschlussprozess, Sie haben eine solide Papierspur und genauere Zahlen. Dies ist ein guter Start in ein externes Audit. Wenn Sie sich an die Rechnungslegungsstandards halten und sicherstellen, dass Ihre Probesalden wirklich ausgeglichen sind (und alle Probleme nebenbei bereinigen), werden Sie nicht mit einem Rückstau von Problemen in die Prüfung kommen.

Sie sollten sicher sein, dass Ihr Jahresabschluss fest abgeschlossen ist und alles in Topform ist, wenn Sie an der Prüfung teilnehmen. Sie möchten, dass Ihre Bilanz ausgeglichen ist, Ihre Abstimmungen abgeschlossen werden und all Ihre Journaleinträge schließen um startklar zu sein. Es gibt wirklich keinen besseren Weg, ein externes Audit durchzuführen, als mit einem großartigen Jahresabschluss zu beginnen, der auf großartigen Monatsabschlüssen das ganze Jahr über aufgebaut ist.

Lassen Sie Technologie Ihre Arbeit erleichtern

Mit den richtigen Tools können Sie dafür sorgen, dass Ihr Audit noch reibungsloser abläuft (und die Zeit für jeden Monatsabschluss verkürzt wird). Zum Beispiel Software für Finanzabschlüsse und eine Checkliste zum Jahresendes kann hilfreich sein, um alles an einem Ort aufzubewahren.

Wenn Sie herausfinden können, wer einen bestimmten Abgleich durchgeführt hat oder wer für einen bestimmten Journaleintrag verantwortlich war, ist es viel einfacher, Informationen für die Prüfung zu sammeln. Der Zugriff auf die Informationen in der Cloud macht es auch viel einfacher teilen Unterstützung von Dokumenten und Unterlagen durch ein externes Team, was viel Zeit und Kopfschmerzen sparen kann.

Warte nicht bis zur letzten Minute

Das größte Problem bei der Prüfung ist die Zeitknappheit, da jeder Wirtschaftsprüfer Sie über die Steuerzeit informieren kann. Es ist viel weniger schmerzhaft, wenn Sie sich weit vor dem Fälligkeitsdatum vorbereiten. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie alles vom Jahresabschluss abgeschlossen haben. Wenden Sie sich als Nächstes so schnell wie möglich an Ihr Auditteam, um eine Liste von PBC (vom Kunden bereitgestellt) Bedürfnisse. Dies sind unterstützende Dokumente, die Ihr Auditteam von Ihnen benötigt. In der Regel wissen sie, um welche es sich handelt, bevor sie danach fragen. Wenn Sie sich die Liste frühzeitig besorgen, haben Sie mehr Zeit, um die Dokumente zusammenzustellen und das Problem zu beheben. Stellen Sie abschließend sicher, dass alle Ihre Finanzunterlagen gut aussehen. Halten Sie Ihre Lieferantendaten auf dem neuesten Stand und stimmen Sie alle Finanzausweise ab, damit die Prüfung reibungslos abläuft.

Indem Sie Ihr Audit zum nächsten Jahresende proaktiv durchführen, können Sie einen Großteil des Stresses abnehmen und die Anzahl der Tage verringern, an denen Ihre Buchhaltungsabteilung gestört ist.