Comment se préparer à l'audit de fin d'année

Une année intéressante touche à sa fin et il est temps de prendre de grandes respirations et de déguster un cocktail ou deux... si c'est votre truc.

Oh, attendez, il y a encore une chose : n'oubliez pas de vous préparer pour l'audit de fin d'année.

Bien que le processus d'audit puisse sembler effrayant, ne vous inquiétez pas. Tout le dur labeur que vous avez accompli pour clôturer l'année contribuera également grandement à votre audit annuel. Voyons en quoi consiste l'audit de fin d'année, comment il fonctionne et ce que vous pouvez faire pour le rendre un peu plus facile à gérer.

Qu'est-ce que l'audit de fin d'année ?

Tout d'abord, un rappel. Au cours de l'audit de fin d'année, une équipe d'audit externe intervient pour examiner et vérifier vos dossiers financiers. Un audit externe renforce la crédibilité et vous aide à identifier les problèmes passés inaperçus au cours de l'année. Si votre entreprise est cotée en bourse, la loi vous obligera à effectuer des audits externes, mais même les entreprises privées peuvent en bénéficier.

Pourquoi l'audit est nécessaire

Je suis sûr que votre entreprise a mis en place des contrôles internes et que votre conseil d'administration travaille d'arrache-pied pour s'assurer que tout fonctionne à la hausse. Votre propre personnel comptable peut effectuer un audit financier interne, mais un audit externe est toujours nécessaire, mais pas obligatoire.

Pourquoi ? Les auditeurs adoptent une perspective différente et examinent vos états financiers avec un peigne fin. Les cabinets d'audit sont très expérimentés dans ce domaine spécialisé et identifient souvent des fraudes dont l'entreprise n'était pas au courant. Leur expertise en matière de réglementations et de normes financières peut aider à identifier les fraudes ou les erreurs que les équipes internes pourraient facilement ignorer. Ces audits externes constituent un moyen objectif d'obtenir une évaluation indépendante de vos systèmes et pratiques financiers. Cela contribue à accroître la transparence tout en renforçant les efforts de prévention de la fraude. Réduisez les risques de malversations financières en mettant en œuvre les bons contrôles internes (tels que la séparation des tâches et des rapprochements réguliers). Les stratégies de détection, notamment l'analyse des données et la surveillance continue des transactions, réduisent encore les risques de problèmes.

Bien entendu, un audit externe protège également les actionnaires contre d'éventuelles fraudes dissimulées par le PDG ou le directeur financier (ce qui s'est malheureusement produit plusieurs fois). Tant que vous faites les choses correctement, l'audit est en fait un processus positif qui vous protège et donne à votre entreprise une plus grande crédibilité auprès du public.

En quoi consiste le processus d'audit étape par étape ?

Les cabinets comptables spécialisés dans l'audit suivent généralement un processus en six étapes :

Demande d'informations

La procédure d'audit commence par la demande de registres et d'informations financiers. La plupart de ces documents devraient déjà être prêts et accessibles après vos rapports financiers de fin d'année. Pour rationaliser cette phase initiale, les auditeurs utilisent souvent des listes de demandes d'audit, qui détaillent les documents et les données spécifiques requis pour leur examen. La fourniture de cette liste permet à votre équipe de se préparer à l'avance, évitant ainsi toute difficulté de dernière minute.

Les calendriers aident également votre personnel et les auditeurs à s'aligner sur les délais et les échéances. Ensemble, ces outils organisent le processus d'audit et contribuent à établir une relation de travail plus fluide entre votre entreprise et l'équipe d'audit.

Planification de l'audit

L'équipe d'audit examinera vos documents et créera un plan d'audit basé sur les domaines présentant les risques les plus élevés. Ils détermineront ce qui doit être revu et établiront la portée de l'audit. Tout cela se passe avant même que vous ne voyiez les auditeurs dans votre bureau.

Réunion d'ouverture

Ensuite, les auditeurs tiendront une réunion d'ouverture avec votre équipe pour se familiariser et clarifier exactement ce qui va se passer. Ils doivent savoir qu'ils disposent des documents nécessaires et que vous aurez du personnel sur place pour soutenir l'audit pendant la période prévue.

Travail de terrain

C'est là que l'équipe d'audit commence son travail sur le terrain. Ils collecteront des informations, vérifieront les données financières et interrogeront les membres de votre équipe pour confirmer leurs conclusions.

Réunion de clôture

Une réunion de clôture sera organisée pour faire le point sur l'audit et faire le point sur les questions en suspens. Une ébauche du rapport est peut-être prête pour le moment.

Rapports

Le rapport final sera rédigé par l'équipe d'audit une fois l'audit terminé et après avoir quitté votre bureau.

Comment vous préparez-vous pour l'audit de fin d'année ?

Alors, que pouvez-vous faire pour rendre l'audit de fin d'année moins pénible? Beaucoup !

Essentiellement, le processus d'audit est désagréable car il impose des exigences supplémentaires à une équipe comptable déjà stressée et parce qu'il peut être long et frustrant de rassembler toutes les informations demandées par vos auditeurs. Vous pouvez minimiser les impacts négatifs en rationalisant vos processus comptables et en vous préparant à l'avance.

À la fin de l'exercice financier, il est toujours bon de se rappeler que l'année prochaine sera marquée par un audit. Ce n'est pas une surprise, vous avez donc le temps de planifier à l'avance et de mettre les choses en ordre pour un processus d'audit plus rapide et plus facile.

Préparez l'audit tous les mois

Tout commence par une clôture mensuelle et annuelle fluide et efficace. Lorsque vous suivez un bon processus de clôture mensuel, vous vous retrouvez avec une solide trace écrite et des chiffres plus précis. C'est un bon point de départ pour un audit externe. En respectant les normes comptables et en vous assurant que vos soldes de vérification sont vraiment équilibrées (et en réglant tous les problèmes en cours de route), vous n'arriverez pas à l'audit avec un arriéré de problèmes.

Vous devez vous assurer que votre clôture de fin d'année est bien close et que tout est en parfait état avant l'audit. Vous voulez que votre bilan soit équilibré, que vos rapprochements soient achevés et que tous vos clôture des entrées de journal pour être prêt à partir. Il n'y a vraiment pas de meilleure façon de se lancer dans un audit externe que de commencer par une excellente clôture de fin d'année, en s'appuyant sur d'excellentes clôtures mensuelles tout au long de l'année.

Laissez la technologie vous faciliter la tâche

Les bons outils peuvent rendre votre audit encore plus fluide (tout en réduisant le temps imparti à chaque clôture mensuelle). Par exemple, logiciel de clôture financière et une liste de contrôle de fin d'années peut être utile pour tout garder au même endroit.

Lorsque vous pouvez identifier qui a effectué un certain rapprochement ou qui était responsable d'une certaine écriture de journal, il est beaucoup plus facile de recueillir des informations pour l'audit. L'accessibilité des informations dans le cloud facilite également beaucoup partager pièces justificatives et documents avec une équipe externe, ce qui peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous éviter des maux de tête.

N'attendez pas la dernière minute

Le plus gros problème de l'audit est le manque de temps. Comme tout CPA peut vous renseigner sur la période des impôts, ce sera beaucoup moins pénible si vous vous préparez bien avant la date d'échéance. Tout d'abord, assurez-vous d'avoir tout emballé dès la clôture annuelle. Ensuite, contactez votre équipe d'audit dès que possible pour obtenir une liste des PBC besoins (fournis par le client). Il s'agit des pièces justificatives que votre équipe d'audit a besoin de vous, et elle saura généralement de quoi il s'agit avant de vous le demander. Obtenez la liste le plus tôt possible et vous aurez plus de temps pour rassembler les documents et éliminer les tracas. Enfin, assurez-vous que tous vos dossiers financiers sont solides. Tenez à jour les données de vos fournisseurs et réconciliez tous les états financiers pour assurer le bon déroulement de l'audit.

En adoptant une approche proactive lors de votre prochain audit de fin d'année, vous pouvez réduire le stress et réduire le nombre de jours pendant lesquels votre service de comptabilité est perturbé.