Wie man Kleingeld unter einen Hut bringt

Debitkarten und Smartphones werden für die jüngeren Generationen schnell zu den beliebtesten Zahlungsmethoden für Dinge, aber trotzdem halten es viele kleine Unternehmen für sinnvoll, einen kleinen Geldfonds für kleine Einkäufe zu unterhalten. Es ist sicherlich viel einfacher, als eine Spesenabrechnung auszufüllen und darauf zu warten, dass der nächste Abrechnungszeitraum erstattet wird, insbesondere wenn es sich um einen kleinen Geldbetrag handelt. Da Bargeld jedoch sehr leicht gestohlen oder missbraucht werden kann, ist es wichtig, es im Auge zu behalten. Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, regelmäßige Bargeldabstimmungen durchzuführen.

Was ist Abgleich von Kleinkassen?

Der Abgleich von Kleinkassen ist eine formelle Überprüfung der mit dem Bargeldfonds eines Unternehmens getätigten Käufe und der Vergleich dieser Käufe mit dem Barguthaben im Bargeldfonds. Dies hilft sicherzustellen, dass das Geld für legitime, geschäftsbezogene Ausgaben verwendet wurde. Ein Teil der Aufgabe besteht auch darin, sicherzustellen, dass die Aufzeichnungen über Auszahlungen korrekt geführt werden. In vielen Unternehmen ist der Bargeldverwalter — obwohl er offensichtlich vertrauenswürdig genug ist, um die Verantwortung zu übernehmen — kein ausgebildeter Buchhalter oder Buchhalter, sodass diese Person Fehler machen kann.

Zu wissen, wie man Kleingeld unter einen Hut bringt, ist ein entscheidender Bestandteil jedes Kleingeldverwaltungssystem. Wenn Sie gerade Ihren Kleingeldfonds einrichten, sollten Sie lesen dieser Beitrag zur Verwaltung dieses Fonds.

Wie führt man eine durch Abrechnung von Kleingeldern?

Die Grundidee besteht darin, die Gesamtauszahlungen mit dem Betrag der im Fonds verbleibenden Barmittel abzugleichen und sicherzustellen, dass alle Auszahlungen den genehmigten Verwendungszwecken des Fonds entsprechen. Hier sind die grundlegenden Schritte des Versöhnungsprozesses:

1. Ermitteln Sie, was der Float ist

Als Beispiel werden wir den Abgleich zum Monatsende für ABC Plumbers durchgehen. Sie richteten einen kleinen Geldfonds in Höhe von 500 USD ein, mit dem Vorräte, Benzin für Firmenwagen und Snacks für die Besatzung gekauft werden können. Hier beträgt der Float oder der Anfangssaldo 500$.

2. Zähle das Geld

Der nächste Schritt besteht darin, das Bargeld in der Kleinkassette zu zählen und diesen Betrag vom Float abzuziehen. Das Ergebnis sollte die Summe der Auszahlungen sein. In der Box befinden sich insgesamt 139,34$ in bar, sodass die Summe der Auszahlungen 360,66$ (500$ — 139,34$) betragen sollte.

3. Organisieren Sie Auszahlungen in Kategorien

Auszahlungen in bar sollten von der Depotbank in einem Protokoll vermerkt werden. Einige Unternehmen verwenden auch Papiergutscheine, die vom Mitarbeiter ausgefüllt werden, der eine Rückerstattung beantragt. Im Idealfall verfügt die Depotbank über Quittungen für alle Auszahlungen, die in der heutigen Welt in elektronischer Form erfolgen können. In einigen Unternehmen dürfen Mitarbeiter einen Barvorschuss aus dem Fonds entgegennehmen, sofern sie eine unterschriebene IOU hinterlassen.

Nachdem wir die Quittungen mit den Einträgen in der Kassenliste verglichen und sie für die Eingabe in das Buchhaltungssystem nach Kategorien sortiert haben, haben wir 208,78$ für Sanitärbedarf, 25,84$ für Büromaterial, 75,38$ für Benzin (einschließlich einer unterschriebenen IOU für 20$) und 48,39$ für Snacks und andere Lebensmittel. Diese passen alle in die genehmigten Transaktionskategorien für den Petty Cash Fund. Das Kassenbuch, die Belege und die Quittungen sollten zusammen mit den restlichen Kassenunterlagen aufbewahrt werden.

4. Auszahlungen zusammenrechnen

Der Gesamtbetrag der Auszahlungen beträgt 358,39 USD. Idealerweise sollte die Summe der tatsächlichen Auszahlungen der Summe entsprechen, die wir in Schritt 2 ermittelt haben, aber wir liegen um 2,27$ daneben. Aus irgendeinem Grund haben wir einen Überschuss von 2,27$ mehr in bar, als im Schließfach sein sollte.

5. Varianzen untersuchen

Alle Abweichungen sollten der für den Fonds verantwortlichen Person gemeldet werden. Nach Rücksprache mit dem Buchhaltungsleiter stellen wir fest, dass der Überschuss von 2,27 USD unerheblich ist. Gemäß den Rechnungslegungsgrundsätzen von ABC Plumbing müssen Abweichungen unter 10 USD keiner Untersuchung unterzogen werden. Vielleicht hat die Person, die die 20$ für Benzin genommen hat, das Wechselgeld zurückgebracht, aber keine Quittung hinterlassen, aber das lohnt sich nicht weiter zu untersuchen. Andere Ursachen für Abweichungen können fehlende Quittungen oder Fehler bei der Protokollierung von Auszahlungen sein.

6. Transaktionen in der GL aufzeichnen

Wir führen diesen Abgleich im Rahmen des Monatsabschlusses durch, also ist dies auch der richtige Zeitpunkt, um den Bargeldfonds wieder aufzufüllen. Der Buchhalter des Unternehmens löst einen Scheck über 360,66 USD ein, um das Fondsguthaben wieder auf 500 USD zu bringen. Hier ist der Tagebucheintrag, um die Auszahlungen und die Aufladung aufzuzeichnen:

Datum Kontoname RCR7/31/20 Sanitärbedarf 208,78$ Bürobedarf 25,84$ Autokosten - Benzin 75,38$ Mahlzeiten 48,39$ Barauszahlung/Short $2,27 Bargeld 360,66$

Notiz: Zur Aufzeichnung von Bargeldtransaktionen

Jede Überschreitung oder jeder Fehlbetrag wird als Belastung auf dem Konto Cash Over/Short verbucht, das auch zur Erfassung von Abweichungen für Bankabstimmungen verwendet wird. Idealerweise sollte der Saldo auf diesem Konto nahe Null schwanken. Wenn dieser Saldo jedoch wächst, müssen Sie möglicherweise Ihr Bargeldverwaltungssystem optimieren.

Wenn Sie Kleingeldtransaktionen aufzeichnen, während der Fonds aufgefüllt wird, werden Sie feststellen, dass der Saldo auf dem Petty Cash-Konto immer dem Float entspricht.

Kleingeld regelmäßig abgleichen

Die regelmäßige Überwachung von etwas, das so diebstahlgefährdet ist wie Bargeld, ist von entscheidender Bedeutung. Daher ist der regelmäßige Abgleich von Kleingeld eine wichtige interne Kontrolle. Zumindest sollte dies im Rahmen des Monatsabschlussprozesses geschehen, der auch ein idealer Zeitpunkt ist, um den Fonds wieder auf seinen ursprünglichen Bestand aufzufüllen. Wenn Sie dies im Laufe des Monats zu zusätzlichen zufälligen Zeiten tun, können Sie auch sicherstellen, dass alle ehrlich sind.