Der Monatsabschluss ist ein Prozess zur Überprüfung und Anpassung der Kontosalden am Periodenende, um Berichte zu erstellen, die die Finanzlage eines Unternehmens darstellen.

Das Schließen der Bücher ist eine grundlegende Buchhaltungspflicht. Wenn Ihr Team jedoch die monatliche Abschlussbelastung fürchtet, ist es wahrscheinlich an der Zeit, eine intelligentere und schnellere Arbeitsweise zu finden. Mit den richtigen Daten, den richtigen Softwaretools und dem richtigen Fachwissen können CFOs die mühsame manuelle Arbeit von Geschäftsabschlüssen reduzieren oder sogar ganz vermeiden einfacher für ihre Mitarbeiter, und machen einen Schritt in eine schnellere, effizientere, digitale Zukunft.

Um das Potenzial der Softwareautomatisierung auszuschöpfen, müssen Sie zunächst verstehen, was Ihre Hauptprobleme verursacht und welche Strategien zur Technologieintegration Ihnen helfen werden, diese zu lösen. Unterstützen Sie Ihr Unternehmen mit unserem Leitfaden dabei, die ersten Schritte hin zu einem optimierten, automatisierten Abschluss zu unternehmen.

Monatsende: Ein Überblick

Was ist der Monatsendschluss?

Der Monatsabschluss ist der Prozess, bei dem Unternehmen ihre Finanzzahlen für diesen Monat überprüfen, anpassen und finalisieren — im Wesentlichen schließen sie die Bücher vor Beginn der nächsten Abrechnungsperiode.

Der Monatsabschluss umfasst eine Reihe von Schritten, einschließlich der Erfassung, Überprüfung und Dokumentation von Transaktionen und Ausgaben, die vor einem Stichtag abgeschlossen sein müssen. Das Unternehmen kann dann die endgültigen Abschlussdaten von diesem Zeitpunkt an verwenden, um seine finanzielle Leistung von Monat zu Monat zu verfolgen — eine Aufgabe, die unmöglich wäre, wenn die relevanten Rechnungen, Rechnungen und Transaktionen nicht korrekt und zeitnah aufgezeichnet würden oder wenn wichtige Informationen aus früheren Monaten nicht abgeschlossen und ständig aktualisiert oder geändert würden.

Sobald die monatlichen Schlusskennzahlen feststehen, können sie in einen Gewinnrückbehalt auf der Bilanzund permanent aufgezeichnet, um die Summe der Finanzaktivitäten seit der Gründung des Unternehmens widerzuspiegeln.

Bedeutung für die Finanzberichterstattung

Unter Berücksichtigung dieser Faktoren ist der Monatsschluss für die Leistung eines Unternehmens in der Finanzberichterstattung von entscheidender Bedeutung. Indem sichergestellt wird, dass die Finanzzahlen von Monat zu Monat zuverlässig, stabil und genau bleiben, erleichtert der Abschluss die Erstellung vollständiger und zeitnaher Jahresabschlüsse. Diese wiederum helfen der Geschäftsleitung, die Fortschritte bei der Erreichung der Ziele zu messen, den Cashflow zu planen und andere wichtige Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

Um einen hohen Berichtsstandard aufrechtzuerhalten, müssen die Buchhaltungsteams ihren Abschlussprozess optimieren, Ineffizienzen und Verzögerungen wo immer möglich vermeiden, sich an Änderungen in der regulatorischen Landschaft anpassen und die Chancen nutzen, die sich aus den Fortschritten in der Buchhaltungstechnologie ergeben.

Wichtige Schritte zum monatlichen Abschluss

Der Abschlussvorgang umfasst die folgenden Schritte:

Schritt 1 — Umsatzkonten zur Einkommensübersicht schließen: Die Einkommensübersicht ist ein temporäres Konto, das während des Abschlussvorgangs verwendet wird. In diesem ersten Schritt werden die Salden aller Umsatzkonten in die Einkommensübersicht übertragen.

Schritt 2 — Ausgabenkonten in der Einkommensübersicht schließen: Nachdem die Ausgaben in der Einkommensübersicht geschlossen wurden, entspricht der Saldo auf diesem Konto dem Nettoertrag für den Zeitraum.

Schritt 3 — Gewinnübersicht mit Gewinnrücklagen abschließen: Da es sich bei der Einkommensübersicht um ein temporäres Konto handelt, muss dieser Saldo unter Gewinnrücklagen geschlossen werden, um die kumulierten Gewinne des Unternehmens verfolgen zu können.

Schritt 4 — Dividenden den Gewinnrücklagen zuordnen: Barausschüttungen oder Dividenden, die während des Berichtszeitraums an die Eigentümer ausgezahlt wurden, müssen in den Gewinnrücklagen ausgewiesen werden, sodass der Saldo die Gewinne widerspiegelt, die das Unternehmen für zukünftige Bedürfnisse einbehält.

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Flussdiagramm zum Monatsende

Die genauen Schritte beim Monatsabschluss variieren in der Regel von Unternehmen zu Unternehmen, abhängig von der Art der Konten und Transaktionen, aus denen sich die Finanzdaten zusammensetzen. Der Prozess kann jedoch in die folgenden Hauptaktivitäten unterteilt werden, die im folgenden Flussdiagramm veranschaulicht werden:

Wie schließt man den Monat ab?

Eines der Grundgestein Rechnungslegungsgrundsätze, bei der Bilanzierung werden die Salden zum Monatsende überprüft und angepasst, um Berichte zu erstellen, die die tatsächliche Leistung des Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum widerspiegeln. Der Abschluss der Bücher ist ein wesentlicher Bestandteil des Rechnungslegungszyklus und dient als Stichtag für Transaktionen: Sie erfolgen entweder vor oder nach dem Abschlussdatum. Dieser Grenzwert wird geschaffen, indem die Salden in den Konten der Gewinn- und Verlustrechnung auf Null gesetzt werden, sodass diese Konten für die nächste Periode wieder bei Null beginnen können.

Gewinn- und Verlustrechnungskonten sind temporär: Sie sammeln Daten für einen bestimmten Zeitraum, unabhängig davon, ob es sich um einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr handelt. Am Ende dieses Zeitraums werden die Salden der Einnahmen- und Ausgabenkonten in die Gewinnrücklagen der Bilanz überwiesen. Drüben auf der Bilanz, die Konten sind dauerhaft und spiegeln daher die Summe der finanziellen Aktivitäten des Unternehmens seit seiner Gründung wider.

Der Abschlussprozess umfasst vier spezifische Schritte:

Schritt 1: Umsatzkonten in der Einkommensübersicht schließen

Die Einkommensübersicht ist ein temporäres Konto, das während des Abschlussvorgangs verwendet wird. Zunächst werden die Salden aller Umsatzkonten in die Einkommensübersicht übertragen.

Schritt 2: Spesenkonten in der Einkommensübersicht schließen

Nachdem die Ausgaben in der Einkommensübersicht abgeschlossen wurden, ist der Saldo auf diesem Konto der Nettogewinn für den Zeitraum.

Schritt 3: Schließen Sie die Einkommensübersicht mit den einbehaltenen Gewinnen ab

Da es sich bei der Einkommensübersicht um ein temporäres Konto handelt, muss dieser Saldo unter Gewinnrücklagen geschlossen werden, um die kumulierten Gewinne des Unternehmens verfolgen zu können.

Schritt 4: Dividenden den Gewinnrücklagen anhängen

Barausschüttungen oder Dividenden, die während des Berichtszeitraums an Eigentümer ausgezahlt wurden, müssen in den Gewinnrücklagen ausgewiesen werden, damit der Saldo die Gewinne widerspiegelt, die das Unternehmen für zukünftige Bedürfnisse einbehält.

Wie lange dauert ein Monatsabschluss?

Dank der Technologie ist der Abschluss laut Umfragen von immer schneller geworden Ventana-Forschung. 2014 benötigten 58% der befragten Unternehmen sieben oder mehr Tage, um abzuschließen, und 28% benötigten elf Tage oder mehr. Nur 29% schlossen innerhalb von vier Tagen. In ihrer Umfrage von 2019 benötigten jedoch nur 49% sieben oder mehr Tage, und fast die Hälfte (46%) schloss in vier Tagen ab. Einundsechzig Prozent schlossen die Bücher innerhalb von sechs Tagen.

Diese Zahlen sind etwas schneller als APQC Das ergab sich aus dem Jahr 2018, wo der Durchschnittsschluss von 2.300 Organisationen bei 6,4 Tagen lag. Die besten 25 Prozent dieser Umfrage schlossen in 4,8 Tagen oder weniger, während die untersten 25 Prozent 10 oder mehr Tage benötigten.

Schneller zu schließen bedeutet manchmal Kompromiss zwischen Geschwindigkeit und Genauigkeit. Wenn Sie Schätzungen statt exakter Berechnungen verwenden, können Sie den Handelsschluss um Stunden oder sogar Tage verkürzen. In vielen Fällen unterscheiden sich diese Schätzungen nicht wesentlich von den tatsächlichen Werten. Wenn es jedoch an der Zeit ist, das Geschäftsjahr abzuschließen, müssen die Istwerte ermittelt werden. Das bedeutet, dass der Jahresschluss wahrscheinlich mindestens ein oder zwei zusätzliche Tage dauern wird.

Es besteht ein großer Druck, die Bücher jeden Monat so schnell wie möglich zu schließen. Geschäftsinhaber und Führungskräfte verwenden die Finanzdaten des letzten Monats als Ausgangspunkt, um Geschäftsentscheidungen für den kommenden Monat zu treffen. Je früher sie also endgültige Zahlen erhalten, desto eher können sie sehen, was im letzten Monat funktioniert hat und was nicht, sodass sie mit den Änderungen für den aktuellen Monat beginnen können.

Bewährte Methoden für einen Abschlussprozess zum Monatsende

Lassen Sie uns nicht nur über einen gut durchdachten Plan und einen Workflow zum Monatsende verfügen, sondern auch einige bewährte Methoden besprechen, mit denen Sie Ihre Prozesse zum Monatsende so reibungslos wie möglich gestalten können.

1. Setze dir ein Ziel. Dauert es in Ihrer Organisation durchschnittlich 6,4 Tage bis zum Abschluss einer Besprechung? Egal, ob Ihr Prozess länger dauert oder Sie Ihren Abschluss in kürzerer Zeit erledigen, setzen Sie sich das Ziel, den Prozess im nächsten Monat oder im nächsten Quartal um einen Tag zu verkürzen.
2. Opfern Sie nicht Qualität für Geschwindigkeit. Das Schließen der Bücher kann zeitaufwändig sein, und obwohl es gut ist, das Ziel zu haben, die Zeit zum Schließen zu verkürzen, sollten Sie niemals Abstriche machen. Dies kann zu Fehlern oder sogar zu fehlenden Anzeichen von Betrug führen.
3. Halten Sie eine Besprechung vor der Schließung ab. Versammle dein Team zu einer Besprechung vor Geschäftsschluss, um deinen Zeitplan und Zeitplan zu besprechen. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, für welche Aufgaben er verantwortlich ist. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Probleme zu erörtern, die während des Handelsabschlusses des letzten Monats aufgetreten sind, und einen Plan zu erstellen, wie diese nach Möglichkeit behoben werden können.
4. Automatisieren Sie, wo immer möglich. Technologie kann viele der zeitaufwändigen und manuellen Abschlussaufgaben zum Monatsende rationalisieren. Nutzen Sie also Tools, die Ihnen helfen, Daten in Echtzeit zu sammeln, Konten abzugleichen und Berechnungen durchzuführen, um den Prozess zu beschleunigen und gleichzeitig Fehler zu vermeiden.

Häufige Herausforderungen bei einem Abschlussprozess zum Monatsende

Für viele Buchhaltungsteams, Controller und CFOs ist der Monatsabschluss mit langen Arbeitszeiten und zusätzlichem Stress verbunden. Schließlich werden die täglichen Aufgaben während des Geschäftsabschlusses nicht unterbrochen — es wird von Ihnen erwartet, dass Sie beide erledigen.

Die Identifizierung der häufigsten Herausforderungen in diesem Prozess ist der erste Schritt, um die Kopfschmerzen zu beseitigen (oder zumindest zu minimieren), die Ihr Monatsende mit sich bringen kann. Kommt Ihnen einer der folgenden Punkte bekannt vor?

• Die Teammitglieder wissen nicht, was zu tun ist.
• Manager kennen den Status verschiedener Aufgaben nicht.
• Unterstützende Dokumente befinden sich in den E-Mails der Benutzer, auf ihrem lokalen Laufwerk oder in einem gemeinsam genutzten Laufwerk nicht richtig organisiert.
• Kontoabstimmungen und andere Arbeitspapiere und Excel-Tabellen enthalten Fehler, weil jemand Änderungen am Testsaldo vorgenommen hat.

All diese Probleme können mit einer Close-Management-Software überwunden werden.

Wie schließe ich ein Monatsende in QuickBooks?

Wenn Sie das Jahresende in Intuit QuickBooks festlegen, löscht das Programm automatisch alle Einnahmen- und Ausgabenkonten und überträgt den Saldo des Nettoergebnisses an die Gewinnrücklagen, wenn Ihr Geschäftsjahr endet. Also es sieht aus wie Ihre Bücher sind für das Jahr geschlossen, aber das ist kein formeller Abschlussprozess. Dies ist nur eine Neugestaltung der Buchhaltung für das nächste Jahr. Jeder, der Zugriff auf Ihre QuickBooks-Datei hat, kann im letzten Monat oder Jahr etwas ändern. Möglicherweise erfahren Sie es erst, wenn Ihr CPA Ihre Steuererklärung vorbereitet.

Für viele kleine Unternehmen kann es ausreichen, einen formellen Jahresabschluss durchzuführen. Schnell wachsende Unternehmen mit ehrgeizigen Zielen müssen jedoch möglicherweise den Rhythmus eines monatlichen Abschlussprozesses festlegen, damit die Entscheidungsträger eine zuverlässige Grundlage für die zukünftige Strategie haben.

Eine bewährte Methode besteht darin, die Bücher mithilfe des folgenden vierstufigen Verfahrens offiziell zu schließen und ein Passwort anzugeben, um Ihre Zahlen in Stein gemeißelt zu haben.

Schritt 1: Überprüfen Sie Ihre Konten

Melden Sie sich als Master- oder Unternehmensadministrator bei QuickBooks an. Erledigen Sie alle Aufgaben in der obigen Checkliste. Sobald Sie alle Ihre Zahlen festgenagelt haben, können Sie die Bücher schließen. Der Vorgang ist etwas unterschiedlich, je nachdem, ob Sie QuickBooks Desktop oder QuickBooks Online verwenden. Daher gehen wir diese Abschlussprozesse separat durch.

Schritt 2: Schließen Sie Ihre Bücher in QuickBooks Online

1. Gehe zu Einstellungen (das Zahnrad in der Ecke) und wähle Konten und Einstellungen.
2. Wählen Sie den Tab Erweitert aus.
3. Wählen Sie im Abschnitt Buchhaltung die Option Bearbeiten aus.
4. Wählen Sie das Kontrollkästchen „Bücher schließen“ aus.
5. Geben Sie ein Einsendeschluss ein.
6. Wählen Sie die Option „Änderungen nach Anzeige einer Warnung und Eingabe eines Kennworts zulassen“, wenn Sie ein Passwort anfordern möchten, bevor Änderungen am geschlossenen Zeitraum vorgenommen werden können. Dies wird dringend empfohlen.

Schritt 3: Schließen Sie Ihre Bücher in QuickBooks Desktop:

1. Wählen Sie im Menü „Bearbeiten“ die Option „Einstellungen“.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Unternehmenseinstellungen auf Datum/Passwort festlegen.
3. Geben Sie das Einsendeschluss ein.
4. Wählen Sie die Option „Änderungen nach Anzeige einer Warnung und Eingabe eines Kennworts zulassen“, wenn Sie ein Passwort anfordern möchten, bevor Änderungen am geschlossenen Zeitraum vorgenommen werden können. Dies wird dringend empfohlen.

Wie schließe ich ein Monatsende in NetSuite?

Wie viele ERP-Pakete hat das NetSuite ERP einen formellen Abschlussprozess. Die integrierte Checkliste zum Periodenabschluss von NetSuite enthält alle Schritte, die abgeschlossen werden müssen, bevor eine Periode abgeschlossen werden kann. Wie bei den meisten Dingen in der Buchhaltung ist sie jedoch nicht so einfach wie das Ankreuzen von Kästchen auf einer To-Do-Liste.

Nachdem Sie alle Aufgaben in der obigen Checkliste erledigt haben, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zahlen auf den Punkt gebracht haben, setzen Sie den Prozess in Gang. Gehen Sie zunächst zu Einstellungen > Buchhaltung > Buchungsperioden verwalten und wählen Sie den Zeitraum aus, den Sie schließen möchten. Daraufhin wird die Checkliste zum Periodenabschluss angezeigt. NetSuite verlangt, dass diese Schritte in einer bestimmten Reihenfolge abgehakt werden. Abhängig von Ihrer Organisation und den Geschäftsprozessen Ihrer Organisation stellen Sie möglicherweise fest, dass es besser funktioniert, sie in einer etwas anderen Reihenfolge abzuschließen.

Lassen Sie uns diese Punkte nacheinander durchgehen.

1. A/R sperren. Die ersten drei Elemente auf dieser Liste — Lock A/R, Lock A/P und Lock All — müssen abgeschlossen sein, bevor ein anderer Schritt abgeschlossen werden kann. Bevor Sie die Debitorenbuchhaltung sperren können, müssen die Umsatz- und Umsatzzahlen finalisiert werden. Das bedeutet, dass alle Rechnungen ausgestellt und alle Berechnungen für die Umsatzrealisierung abgeschlossen sein müssen.
2. A/P sperren. Sobald alle Lieferantenrechnungen zur Zahlung an die Kreditorenbuchhaltung übermittelt wurden, kann A/P gesperrt werden. Wenn Materialrechnungen nach Ablauf der Bearbeitungsfrist eingehen, werden die meisten Unternehmen diese Verbindlichkeiten mit einem Journaleintrag abrechnen, der in der nächsten Periode storniert werden muss.
3. Alles sperren. Dieser Schritt sperrt das Hauptbuch. Bevor dies geschehen kann, muss das Buchhaltungsteam alle wiederkehrenden und standardmäßigen Journaleinträge aufzeichnen. Sobald das GL gesperrt ist, können keine weiteren Einträge aufgezeichnet werden.
4. Korrigieren Sie Diskrepanzen zwischen Datum/Zeitraum. NetSuite ermöglicht es, Perioden mit Diskrepanzen zwischen Datum und Zeitraum zu schließen. Dies kann jedoch später zu Problemen bei der Finanzberichterstattung führen. Vergewissern Sie sich, dass alle Abweichungen angemessen und beabsichtigt sind.
5. Überprüfen Sie das negative Inventar. Dies weist in der Regel auf ein Prozessproblem hin, das behoben werden muss. Andernfalls Kosten der verkauften Waren wird als Null berechnet. Wenn Sie eine gespeicherte Suche einrichten, um lange vor Ende des Zeitraums nach Artikeln mit negativem Inventar zu suchen, können Sie beim Abschluss des Zeitraums Zeit sparen.
6. Überprüfen Sie die Inventarkostenrechnung. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Inventarkosten übernommen wurden. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem Ihnen eine gespeicherte Suche am Monatsende Zeit sparen kann.
7. Überprüfen Sie die Inventaraktivität. Abnormale Bestandsschwankungen können auf ein Prozessproblem hindeuten. Gespeicherte Suchanfragen können Ihnen helfen, Probleme zu erkennen und zu lösen, bevor sie explodieren.
8. Erstellen Sie zwischenbetriebliche Anpassungen. In diesem Schritt werden die Ausgaben auf die konsolidierten Unternehmen aufgeteilt. Das Finanzteam sollte prüfen, ob NetSuite automatisch Intercompany Adjustment Journals einrichten sollte.
9. Bewerten Sie offene Fremdwährungssalden neu. Nach GAAP müssen Fremdwährungssalden zum Kurs am Ende des Berichtszeitraums neu bewertet werden.
10. Berechnen Sie die konsolidierten Wechselkurse. Wenn Sie sich in einer NetSuite OneWorld-Umgebung mit Tochtergesellschaften mit unterschiedlichen Basiswährungen befinden, führt NetSuite eine Liste der konsolidierten Wechselkurse.
11. Eliminieren Sie konzerninterne Transaktionen. Auf konsolidierter Basis sollten nur Transaktionen mit der Außenwelt angezeigt werden, sodass Transaktionen zwischen Mutter- und Tochterunternehmen ausgeschlossen werden müssen.
12. Zeitraum schließen. Wenn alle oben genannten Schritte abgeschlossen sind, können die Bücher schließlich geschlossen werden. Sobald dies erledigt ist, kann niemand mehr Änderungen am Hauptbuch vornehmen.

Sobald die Bücher für den Monat geschlossen sind, muss dieser Zeitraum für alle Änderungen freigeschaltet werden. Dies kann passieren, wenn etwas übersehen wird oder wenn Ihr CPA einige Anpassungseinträge empfiehlt. Um eine Periode zu entsperren, gehen Sie zu Einstellungen > Buchhaltung > Buchungsperioden verwalten und rufen Sie die Checkliste für den Zeitraum auf, den Sie erneut öffnen möchten. Nachdem Sie auf den grünen Pfeil in der Zeile Schließen geklickt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitraum erneut öffnen. Daraufhin wird ein Feld angezeigt, in dem eine Begründung für die Wiedereröffnung eines geschlossenen Zeitraums angefordert wird. Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie den Abschlussvorgang für alle Zeiträume wiederholen, die Sie öffnen mussten, um diese Änderungen vorzunehmen.

Wie schließe ich ein Monatsende in Sage Intacct?

Der monatliche Abschlussprozess in Sage Intacct ist eine einfache Angelegenheit, vorausgesetzt, Sie haben alle Aufgaben in der obigen Checkliste abgeschlossen. Du musst auch lösen Sie alle Transaktionen mit Problemen. Dies schließt Transaktionen ein, die sich im Status „Entwurf“ befinden oder deren Genehmigung noch aussteht. Wenn Sie wiederkehrende Transaktionen haben, schlagen diese manchmal fehl, wenn eine Änderung am System vorgenommen wird. Sie sollten also überprüfen, ob alle Transaktionen korrekt durchgeführt wurden. Wenn alles stimmt, ist es nur noch ein Schritt:

• Schließ die Bücher
  • Unter Hauptbuch > Bücher > Schließen.

Wenn Sie die Bücher später erneut öffnen müssen, ist das auch ziemlich einfach. Um die Bücher in Intacct zu öffnen, gehen Sie zu General Ledger > Alle > Bücher > Öffnen. Wählen Sie die Entität und den Zeitraum, den Sie öffnen möchten. In diesem Fenster haben Sie auch die Möglichkeit, die Unterbücher für AR, AP, Cash Management, Time & Expenses zu öffnen oder geschlossen zu lassen. Klicken Sie auf Öffnen und die Bücher werden geöffnet. Achten Sie darauf, die Bücher wieder zu schließen, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, damit niemand anderes versehentlich Änderungen an einem geschlossenen Zeitraum vornehmen kann.

Stellen Sie Ihre Zahlen vor Ihrem Handelsschluss auf

Aber es gibt eine Menge das muss getan werden, bevor diese wenigen abschließenden Einträge passieren können. Bilanzkonten müssen abgeglichen werden. Bankabstimmungen müssen am Abschlusstag an die Salden gebunden werden. Rückstellungen müssen gebucht werden. Die Umsatzrealisierung für den Zeitraum muss ausgeglichen werden. Das Anlagevermögen muss aktualisiert werden. Tagebucheinträge denn Abschreibungen müssen berechnet und gebucht werden. Unternehmensinterne Transaktionen müssen abgeschafft werden. Latente Umsätze müssen neu klassifiziert werden. Je nach Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise zusätzliche Anpassungen, Zuweisungen und Rückstellungen vornehmen. All diese Schritte müssen Teil Ihrer regulären Buchhaltungsverfahren sein.

Die meisten Buchhaltungsteams verwenden irgendeine Art von Checkliste zum Monatsende und eine Art Abschlussprozess zum Monatsende durchführen. Am einen Ende des Spektrums befinden sich die Buchhalter, Controller und CFOs, die alles im Kopf behalten und viele manuelle Prozesse verwenden. Das kann eine Weile funktionieren, aber wenn die Buchhaltungsabteilung wächst, kann dieser Prozess zu einem totalen Chaos werden. Stammeswissen ist im Überfluss vorhanden, und Aufgaben können leicht übersehen werden, insbesondere wenn eine wichtige Person für ein paar Tage unterwegs ist.

Am anderen Ende des Spektrums befinden sich Buchhaltungsteams, die einem gut durchdachten und optimierten Prozess mit interaktiven Checklisten und Workflow-Tools folgen und die größtmögliche Automatisierung nutzen. Diese Teams verwenden alles, was ihr Buchhaltungssystem eingebaut hat, sowie einige zusätzliche Tools wie FloQast.

Unabhängig davon, wo sich Ihr Team in diesem Spektrum befindet, ist eine umfassende Checkliste, die alle Prozesse und Aufgaben umfasst, ein Muss, um den Abschlussprozess zu optimieren. Idealerweise sollte Ihre Checkliste es einfach machen, Aufgaben zwischen den Teammitgliedern auszutauschen, um den Prozess effizient zu gestalten.

Schließe die Bücher wie ein Profi

Jetzt, da Sie den allgemeinen Ablauf zum Monatsende im Griff haben, können Sie damit beginnen, die Aufgaben unter Ihren Teammitgliedern aufzuteilen. Beginnend mit einem komplette Checkliste kann Ihnen beim Einstieg helfen, während Sie Ihre Prozesse optimieren, um den Abschluss zu beschleunigen. Wenn Sie bedenken, dass viele dieser Aufgaben nacheinander abgeschlossen werden müssen, können Sie den Abschluss möglicherweise beschleunigen, indem Sie einige Aufgaben in der aktuellen Periode erledigen und nicht bis zum Ende der Periode warten, um zu beginnen. Denken Sie daran, je früher Sie die Bücher schließen, desto eher können Sie die coolen Sachen in der Buchhaltung erledigen.

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