UK SOX Update 2022 | Ihre UK SOX-Fragen beantwortet

Der Plan zur Einführung von Unternehmensführungsvorschriften im SOX-Stil in Großbritannien nimmt weiterhin Gestalt an.

Im März 2022 veröffentlichte das Ministerium für Wirtschaft, Energie und Industriestrategie (BEIS) sein 232 Wörter schweres Whitepaper mit dem Titel 'Wiederherstellung des Vertrauens in Wirtschaftsprüfung und Unternehmensführung. '

Es ist zwar immer noch unklar, wann SOX im Vereinigten Königreich genau in Kraft treten könnte, aber es scheint, dass eine unvermeidliche Prüfungsreform für börsennotierte Unternehmen auf dem Weg ist.

Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt für Buchhaltungsteams, um zu verstehen, was UK SOX ist und wie sich das auf ihre Arbeit auswirken kann. (Wir glauben nicht, dass das die Arbeit in der Buchhaltung spannender machen wird, aber man weiß ja nie. Es gibt immer Hoffnung.)

Wir geben Antworten auf die häufigsten SOX-Fragen in Großbritannien.

Was ist SOX?

SOX ist eine Finanzberichterstattungsanforderung, kurz für den Sarbanes-Oxley Act. Die Vereinigten Staaten erließen SOX ursprünglich 2002 als Reaktion auf Finanzskandale und aufsehenerregende Betrugsfälle der frühen 2000er Jahre. Japan und Kanada haben ähnliche Gesetze.

Die Idee hinter der SOX-Gesetzgebung ist die Schaffung Standards für die Finanzberichterstattung für börsennotierte Unternehmen. Im Idealfall verhindern diese Standards, dass Unternehmen betrügerische Jahresabschlüsse erstellen. Es befasst sich auch mit der Unabhängigkeit der Abschlussprüfer dieser Unternehmen und der Standardisierung der finanziellen Angaben.

Die britische SOX-Gesetzgebung wird der US-amerikanischen SOX-Gesetzgebung sehr ähnlich sein, da sie sich auf die Finanzberichterstattung konzentriert. Mitglieder des Managements börsennotierter Unternehmen müssen Risikobewertungen der Finanzkontrollen durchführen, um eine ordnungsgemäße Finanzberichterstattung zu gewährleisten.

Das britische SOX wird wahrscheinlich keine Bescheinigung eines externen Prüfers in Bezug auf die internen Kontrollen des Unternehmens benötigen, was von den SOX-Regeln der USA abweicht.

Was ist SOX? Wichtige Compliance-Bereiche von UK SOX

Die Einzelheiten zu den SOX in Großbritannien sind noch nicht festgelegt, aber wir können anhand des BEIS-Whitepapers eine fundierte Schätzung anstellen, welche Compliance-Bereiche Teil der Regeln sein werden. Diese Annahmen in Bezug auf die kritischsten Compliance-Bereiche werden denen der US SOX ähneln.

• Verbesserte Offenlegung von Finanzdaten: Die Regeln sollten öffentliche Unternehmen dazu verpflichten, regelmäßig Berichte bei der Financial Conduct Authority (FCA) einzureichen. Gemäß U.K. SOX müssen der CFO und CEO des börsennotierten Unternehmens die Richtigkeit der Finanzberichterstattung gegenüber den Aktionären und dem Verwaltungsrat bestätigen.
• Bewertung der internen Kontrolle: Jeder Finanzbericht muss Erläuterungen zur internen Kontrollstruktur des Unternehmens enthalten. Das Management bewertet dann die Wirksamkeit der Kontrollen, und falls Mängel festgestellt werden, sollte es Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen.
• Offenlegungen in Echtzeit: Sollte das Unternehmen Änderungen an seinen Finanzgeschäften feststellen, muss es dies so schnell wie möglich veröffentlichen. Diese Offenlegungen schützen Aktionäre und die Öffentlichkeit, indem sie ihnen aktuelle Informationen bieten.
• Strafen: Sollte ein Unternehmensvertreter absichtlich Informationen in dem Bericht verbergen oder verfälschen, um die Öffentlichkeit, die Aktionäre oder die FCA zu täuschen, könnte dies eine strafbare Handlung sein. Finanzielle Strafen sind ebenfalls möglich.

Was ist SOX? Wichtige Compliance-Bereiche von UK SOX

Wenn das britische SOX Realität wird, wird es wahrscheinlich zunächst nur für die größten britischen Unternehmen an der Londoner Börse gelten. Viele dieser Unternehmen folgen bereits ähnlichen Vorschriften, sodass dies für die Buchhalter dieser Unternehmen möglicherweise keine wesentlichen Änderungen mit sich bringt.

Unternehmen von öffentlichem Interesse (PIEs) werden wahrscheinlich innerhalb weniger Jahre nach der offiziellen Verabschiedung den britischen SOX-Compliance-Vorschriften unterliegen.

Ob private Unternehmen die britischen SOX-Regeln befolgen müssen, ist noch offen. Die Empfehlung mag lauten, dass private Unternehmen die Vorschriften befolgen sollten, aber das Gesetz zwingt sie möglicherweise nicht dazu.

Wann ist eine SOX-Berichterstattung in Großbritannien erforderlich?

Da die Diskussionen über die endgültigen Regeln, die in den britischen SOX enthalten sind, noch nicht abgeschlossen sind, ist unklar, wann Unternehmen möglicherweise mit der Einhaltung der Regeln beginnen müssen.

Einige Branchenexperten glauben, dass endgültige Version der britischen SOX-Gesetzgebung wird Ende 2022 stattfinden. In diesem Fall würde die Einhaltung der Unternehmensberichterstattung gemäß den britischen SOX wahrscheinlich Ende 2024 beginnen. Schließlich erhielten Unternehmen bei den U.S. SOX eine zweijährige Nachfrist, nachdem sie die Regeln erlassen hatten, bevor sie diese einhalten mussten.

Eine Übergangsfrist ist unerlässlich, damit die Unternehmen Zeit haben, den internen Kontrollrahmen für das Risikomanagement zu entwickeln und die Regeln einzuhalten. Nichts in den Regeln verbietet es einem Unternehmen, den grundlegenden Rahmen für die Einhaltung der Regeln vor dem offiziellen Erlass festzulegen.

Wie kann Technologie bei der Einhaltung der SOX-Vorschriften in Großbritannien helfen?

Unternehmen können sich beim Aufbau eines internen Kontrollrahmens für die Einhaltung der SOX-Vorschriften im Vereinigten Königreich in hohem Maße auf Technologie verlassen. Investitionen in Technologie zu einem frühen Zeitpunkt des Einrichtungsprozesses können auf lange Sicht Zeit und Geld sparen. Die Technologie wird dazu beitragen, die Kontrollumgebung zu überwachen und zu verwalten und den Prozess transparenter zu gestalten.

Machen Sie sich zunächst mit den Anwendungen des Unternehmens vertraut, mit denen seine Finanzprozesse verwaltet werden. Wenn Ihr Unternehmen Apps von Drittanbietern zur Verwaltung der Finanzkontrollen verwendet, sollten Sie sich überlegen, ob Sie diese Prozesse intern durchführen müssen, um die vollständige Kontrolle über sie zu erlangen.

Zu den Möglichkeiten, wie Technologie helfen kann, gehören:

• Nachverfolgung der internen Kontrollen, die Sie einrichten
• Sicherstellen, dass jedes Teammitglied die ihm zugewiesene Rolle im Zusammenhang mit der Finanzberichterstattung ausfüllt
• Erstellung eines Audit-Trails, der alle Aktivitäten aufzeigt, die jede Person im Team abgeschlossen hat
• Wir haben einige der mühsamsten Aufgaben im Zusammenhang mit der Finanzberichterstattung automatisiert, wie z. B. den Abgleich von Bankkonten und Verrechnungskonten (und wenn es Ihnen übel ist, diese Aufgaben als langweilig zu bezeichnen, verstehen wir das. Deshalb ist Automatisierung dein Freund.)
• Eliminierung von Fehlern bei der Dateneingabe oder beim Erstellen von Formeln

Letztlich muss jede Technologie, die Sie für die Buchhaltung und Finanzberichterstattung einsetzen, in der Lage sein, einem internen Kontrolltest unter britischen SOX standzuhalten. In den meisten Fällen sollte dies kein Problem sein. Sie sollten jedoch immer die SOX-Compliance-Anforderungen des Vereinigten Königreichs berücksichtigen, wenn Sie die Einführung neuer Technologien in Betracht ziehen.

Sollten interne Auditteams jetzt Maßnahmen im Zusammenhang mit UK SOX ergreifen?

Für interne Auditteams, einige dieser Prozesse jetzt einzuleiten, kann hilfreich sein, wenn die Regeln später in Kraft treten.

• Erstellen Sie eine Dokumentation, die die wichtigsten Prozesse der Finanzberichterstattung zeigt
• Identifizieren Sie alle wesentlichen Konten sowie die für sie geltenden Kontrollen und Prozesse
• Untersuchen Sie diese Prozesse auf alle ihnen innewohnenden Risiken
• Identifizieren Sie alle Anwendungen und IT-Steuerelemente, die die Prozesse unterstützen
• Entwickeln Sie eine Audit- und Assurance-Richtlinie (AAP), die interne Kontrollen untersucht
• Führen Sie Schulungen für Mitglieder der Organisation durch, die an den SOX in Großbritannien beteiligt sein werden, einschließlich Auditoren
• Entscheiden Sie, ob Sie Technologie hinzufügen möchten, um das Testen und Überprüfen von Finanzprozessen zu unterstützen

Sobald die endgültigen Regeln bekannt sind, müssen einige der jetzt unternommenen Schritte angepasst werden. Sie werden jedoch einen Großteil der Vorarbeiten abgeschlossen haben, was später Zeit und Kopfschmerzen spart.