Aspect Energy spart mit FloQast den globalen Börsenschluss um 20 Tage

Angesichts der inländischen und internationalen Energieinvestitionen und -aktivitäten in Nordamerika und Europa betrug der Monatsschluss von Aspect Energy im Durchschnitt 15-45 Tage. Seit der Implementierung von FloQast hat Aspect manuelle Checklisten abgeschafft, die Team- und Aufgabenverantwortung zentralisiert und die nationalen und internationalen Abschlusszeiten auf weniger als 10 bzw. 30 reduziert, sodass Unternehmensleiter schnellere Einblicke erhalten und das Finanzteam mehr Zeit für strategische Prioritäten und Projekte hat.

Wenn Führungskräfte bei Aspect Energy beschlossen, das gesamte Unternehmen um Ideen zur Prozessverbesserung zu bitten, Accounting Manager Danielle Brakebill, Wirtschaftsprüferin, wusste genau, was ich vorschlagen sollte.

Der Monatsabschluss für Aspect war lästig und langwierig geworden — manchmal waren es fast 20, 30 oder sogar 45 Tage — und Brakebill wusste aus ihrer Erfahrung als Prüfer:in bei PwC, dass einige Kunden FloQast implementiert hatten, um das Problem zu beheben.

„Wir verwendeten SharePoint und unvollständige Aufgabenlisten, die sehr ineffizient und langsam waren“, so Brakebill. „Wir brauchten eine bessere und schnellere Methode, um Rollen und Verantwortlichkeiten nachzuverfolgen, über Fortschritte zu berichten und den Prozess zu beschleunigen. Ich habe FloQast empfohlen, weil ich gesehen habe, dass es in anderen Unternehmen so gut funktioniert. Einer meiner Kunden hat FloQast kurz vor COVID eingeführt und es stellte sich heraus, dass es eines der reibungslosesten Audits war, die ich je hatte. Als wir nach Möglichkeiten suchten, unseren Betrieb zu verbessern, kam ich immer wieder auf meine Erfahrungen mit FloQast zurück und dachte, dass dies wirklich eine Bereicherung für uns sein könnte.“

Ziele setzen und eine reibungslose Umsetzung gestalten

Brakebill und IT-Programmmanager, Ryan Page, leitete die FloQAST-Implementierung, die auch von einer Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsfirma unterstützt wurde CFGI. Page war sofort beeindruckt von FloQast.

„Die Vorteile der Kommunikation und Zusammenarbeit mit den integrierten Aufgabenlisten und Dashboards von FloQast lagen auf der Hand“, sagte Page. „Die Benutzererfahrung ließ es wie eine Social-Media-Plattform für den Buchhaltungsworkflow erscheinen. Sie war sehr einfach zu verstehen und zu verwenden.“

Page sagte, die FloQAst-Implementierung sei auch eine der besten, die er je verwaltet habe.

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Die Liebe zum Detail, die Reaktionsfähigkeit und die Benutzerfreundlichkeit von FloQast dies zu einer meiner Lieblingsimplementierungen aller Zeiten gemacht. Es lief auf jeden Fall am reibungslosesten, und ich glaube, das werde ich auch in 10 Jahren sagen.“

- Ryan Page, Programm-Manager

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Zusätzlich zu FloQast Close verwendet Aspect auch Reconciliation Management. Das Abstimmungsmanagement automatisiert den Kontoabgleich mit dem ERP, indem neue Werte sofort in FloQast abgerufen werden und die Prüfer über notwendige Abstimmungen informiert werden.

„Aus der Sicht eines Rezensenten ist es so viel einfacher“, sagte Brakebill. „Es generiert den Kontenabstimmung und den Journaleintrag für Sie. Es ist großartig, ich liebe es.“

Das Erinnern Das Modul, das die zeitaufwändigen Aufgaben des Abrufs von Informationen automatisiert, hat auch zu neuer Produktivität und Zeitersparnis geführt.

„Wir erhalten jeden Monat 153 Nachrichten an verschiedene Kontakte innerhalb und außerhalb des Unternehmens, und wir erhalten Antworten auf alle, was viel Hin und Her erspart“, sagte Brakebill. „Und es dann mit der Hauptcheckliste synchronisieren zu können, ist sehr hilfreich.“

Für das Training verließen sich Brakebill und Page hauptsächlich auf FLOQ Akademie Tutorials zum Erlernen von Best Practices, zum Erstellen erster Checklisten und zum Einrichten von mehr als 150 ausgehenden REMind Benachrichtigungen.

„Die Tatsache, dass Sie CPE-Credits erhalten können, während Sie in FLOQademy mehr über das Produkt erfahren, ist enorm“, sagte sie. „Die Tutorials waren während des Trainingsprozesses äußerst hilfreich, und wir haben auch in den Videos mit Tipps und Tricks viel Wert gefunden.“

Klarheit des Arbeitsablaufs sorgt für Genauigkeit und
Schneller schließen — auf der ganzen Welt

Das Stressniveau, die Unsicherheit und die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss der Geschäftstätigkeit von Aspect in den USA und im Ausland wurden für das Aspect-Team seit der Inbetriebnahme von FloQast reduziert.

„Unser monatlicher Handelsschluss in den USA ist jetzt von einem Höchstwert von 12 oder 15 auf 10 Tage gesunken, und unser internationaler Quartalsschluss liegt unter 30 Tagen, von über 45 Tagen“, sagte Brakebill. „Und wir gehen davon aus, dass wir diese Zeiten in den kommenden Monaten noch weiter verkürzen werden.“

Zusätzlich zu der neuen Geschwindigkeit und Effizienz arbeiten die Teammitglieder intelligenter und haben ein besseres Bewusstsein für Fortschritte, Engpässe und offene Punkte, die für einen zeitnahen Abschluss behoben werden müssen. Und auch die Unternehmensführung profitiert von schnelleren Erkenntnissen, die schnellere Entscheidungen über Investitionen und Investitionen ermöglichen.

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Der größte Gewinn mit FloQast ist die Aktualität und Zeitersparnis. Von Abstimmungen über Informationsanfragen bis hin zur Zusammenarbeit mit unseren externen Auditoren wurde alles optimiert und das hat die Produktivität und Moral des Teams erheblich verbessert.“

- Danielle Brakebill, Leiter der Buchhaltung

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