Jenseits des Geschäftsschlusses: Passport optimiert Debitoren and Kreditoren I Kreditorenbuchhaltung with FloQast Ops

Da das Monatsabschluss unter Kontrolle und auf nur sechs Tage komprimiert ist, Passport, ein Anbieter von Park- und Zahlungssoftware, wollte seine Funktionen für Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung und Liquiditätsprognose strukturierter und transparenter gestalten. Mit den erweiterten workflow-spezifischen Dashboards für Debitoren und Kreditoren I Kreditorenbuchhaltung von FloQast Ops schließt Passport schneller ab und hat eine bessere Betriebskontrolle erlangt, Anpassungen an den Audit zum Jahresende überflüssig gemacht und wichtige Buchhaltungsfunktionen in einer vertrauenswürdigen Quelle zusammengefasst, was für mehr Einfachheit und Genauigkeit sorgt. Nichts ist nervenaufreibender und stressiger für einen Buchhaltungsexperten als veraltete, fehlende oder einfach falsche Zahlen. Sam Upton, Vizepräsident und Controller bei Passport, war bereits ein begeisterter Nutzer von FloQast Close, hatte sich jedoch zunehmend mit den Kontrollen und dezentralen Informationsquellen befasst, die für den Abgleich von Kreditoren und Forderungen verwendet werden. „Angesichts des neuen Wachstums und der Expansion war es für uns etwas aus dem Ruder gelaufen, und wir brauchten einen strukturierteren Prozess speziell für Debitoren und Kreditoren I Kreditorenbuchhaltung“, sagte Upton. „MineralTree und NetSuite sind unsere Verarbeitungsplattformen, aber regelmäßige Wartungsaktivitäten, Überprüfungen und Aktualisierungen wurden nicht rechtzeitig oder konsistent durchgeführt.“ In Zusammenarbeit mit seinem FloQast Accounting Success Manager erfuhr Upton mehr über die zusätzlichen Buchhaltungsworkflows, die über Close hinausgehen und bereits in seinem FloQast-Abonnement existierten, über FloQast-Operationen, einschließlich Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Compliance, Finanzplanung und -analyse (FP&A), Berichterstattung, Betrieb und Gehaltsabrechnung. „FloQast Ops hat es uns ermöglicht, die Best Practices, die wir bereits befolgt haben, zu kodifizieren und zu erfassen, und es verfolgt jetzt alles an einem Ort für uns“, sagte Upton. „Es ist einfacher zu erkennen, dass etwas getan wurde, und es hat wirklich zur Rechenschaftspflicht beigetragen.“

Steuerung und Zusammenarbeit für Debitoren & Kreditoren I Kreditorenbuchhaltung — All-Inclusive

Upton sagte, dass das Wissen seines Teams über FloQast Close Close-Checklisten, Notizen und Dashboards einfach auf die zusätzlichen Debitoren- und AR-Workflows anzuwenden war.

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Die wichtigsten Aktivitäten und Erinnerungen für den Abgleich von Lieferantenabrechnungen, die Überprüfung der Zahlungsbedingungen und die Überprüfung von Rabatten sind jetzt alle einzeln aufgeführt, und es gab keinen nennenswerten Aufwand, um sie hinzuzufügen. Sie sichtbarer und routinemäßiger zu machen, hat uns geholfen, Brandschutzübungen zu vermeiden und größere Probleme zu vermeiden.“

‍— Sam Upton, Vizepräsident, Controller

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Die AR-Seite ist ebenfalls organisierter und rechenschaftspflichtiger geworden. „Unsere Checklisten auf der AR-Seite sind anders, aber besonders wichtig, weil sie sich auf unsere Kunden und den Geldeingang auswirken“, sagte Upton. „Wir haben jetzt Workflow-Aufgaben zur Überprüfung von Rechnungsbedingungen, Zahlungsbuchungen und Rechnungsdokumenten, die unsere Kunden benötigen, um uns zu bezahlen.“ Die kollaborativen Funktionen von FloQast Ops haben auch die Produktivität und Kommunikation des Teams verbessert. „Wir nutzen die Notizenfunktion häufig, insbesondere beim Hochladen von Arbeitsmappen oder anderen Dokumenten“, sagte Upton. „Die Notizen verdeutlichen wichtige Details, was zusätzliche E-Mails oder Slack-Nachrichten oder das Durchsuchen von Google Drive verhindert, was Zeit und doppelte Arbeit für alle im Team sowie für unsere externen Auditoren spart.“

Intuitive und iterative Benutzererfahrung sorgt für sofortigen Mehrwert

Die integrierten FloQast-Workflows waren einfach einzurichten und zu verwenden. Geringfügige Änderungen oder Modifikationen können auch im Handumdrehen vorgenommen werden. „Es war sehr reibungslos, alles in FloQast zu integrieren“, sagte Upton. „Ich kann die Workflows auch wiederholen oder ergänzen, wenn wir entscheiden, dass wir neue Kontrollen oder Details benötigen, die uns helfen, jeden Monat besser zu werden.“ Zwar haben sich die Zeitersparnis und das Vertrauen seit der Erweiterung der FloQast-Workflows verbessert, aber es scheint Upton am wichtigsten zu sein, zu wissen, dass die Dinge gleich beim ersten Mal richtig gemacht werden. „Das Wichtigste für mich ist der Komfort, alles an einem Ort zu haben, zu wissen, wo wir stehen, und sicher zu sein, dass alles korrekt ist“, sagte Upton.

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FloQast Ops hat uns als Team am meisten geholfen und uns am meisten Zeit gespart, ist die Durchführung eines perfekt sauberen Audit, bei dem keine Anpassungen erforderlich sind. Wir machen jetzt jeden Monat die richtigen Dinge und müssen am Jahresende nichts reparieren.“

‍— Sam Upton, Vizepräsident, Controller

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