FloQast AutoRec spart Glazer's Bier- und Getränketage pro Monat auf Bankgebühren

Vor über einem Jahrhundert wurde Glazer's Beer and Beverage gegründet, um Glazer's Malzgetränke zu vertreiben. Aus diesen bescheidenen Anfängen hat sich das Unternehmen zu einer der erfolgreichsten Vertriebs- und Marketingorganisationen im Alkoholgroßhandel entwickelt. Das Unternehmen verteilt jedes Jahr rund 25 Millionen Kisten Alkohol. In großen Unternehmen wie dem von Glazer sind lange Arbeitszeiten und hoher Druck zum Monatsabschluss selbstverständlich. Das war sicherlich bei Alison Wiegard, Assistant Controller bei Glazer's, der Fall. „Ich erinnere mich an die Tage, an denen ich ziemlich lange Nächte damit verbrachte, rechtzeitig fertig zu werden“, sagte Wiegard. „Ich hatte immer das Gefühl, im Rückstand zu sein oder Dinge in letzter Minute zu erledigen, weil es lange gedauert hat.

Dem Spiel einen Schritt voraus

Glazer's hat ungefähr 20 bis 25 Bankkonten, die jeden Monat abgeglichen werden müssen. Cassie Blubaugh, Buchhalterin bei Glazer's, ist für den Abgleich der meisten dieser Konten verantwortlich — ein Vorgang, der früher mehrere Tage in Anspruch nahm. Blubaugh führte all diese Abstimmungen manuell in einer Excel-Sheet durch. Da das Unternehmen über so viele Konten und Transaktionen zwischen Konten verfügt, werden in der Regel jeden Monat viele Transaktionen durchgeführt. Es war ein mühsamer Prozess, Transaktionen einzuholen, die nicht mit dem Vormonat übereinstimmten, und sie den Transaktionen zuzuordnen, die im aktuellen Monat bei der Bank gebucht wurden. „Ich habe alles in Excel gemacht“, sagte Blubaugh, „also habe ich all unsere NetSuite-Transaktionen aufgenommen, und die Excel-Sheet hatte all diese verschiedenen Spalten. Ich musste alle Transaktionen zwischen den Konten abgleichen und herausfinden, was noch übrig war. „Außerdem hatte Blubaugh während des Monatsabschluss neben den Bankabstimmungen noch andere Aufgaben. All diese Aufgaben unter einen Hut zu bringen und viele Bankkonten manuell abzugleichen, bedeutete oft lange Arbeitszeiten und viel Druck während des Monatsabschluss.

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„Ich habe mit AutoRec so viel Zeit gespart, weil ich nicht die gesamte manuelle Eingabe und Bearbeitung mit Excel durchführen musste“, so Blubaugh. „Die Transaktionen, die automatisch übereinstimmen, werden beiseite gelegt und ich muss sie mir nicht einmal ansehen. Dadurch habe ich mehr Zeit, mich auf andere Themen oder Dinge zu konzentrieren, die länger dauern könnten.“

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Im vergangenen Jahr hat sich die Finanzabteilung zum Ziel gesetzt, den Bankabstimmungsprozess zu rationalisieren. Dieses Ziel wurde dank FloQast AutoRec erreicht, wodurch Blubaugh rund 30 Minuten Arbeit pro Account — oder mindestens drei Arbeitstage — eingespart wurde.

Beschleunigung des Überprüfungsprozesses

AutoRec sparte Wiegard auch Zeit bei der Überprüfung. „Für mich ist es wirklich einfach anzusehen. Ich kann mir die Details für die GL-Transaktionen, die nicht übereinstimmen, auf einem Tab ansehen, um zu sehen, ob da etwas Altes drin ist. Ich kann mir die Banktransaktionen, die nicht übereinstimmten, auf einem anderen Tab ansehen. Es ist wirklich leicht nachzuvollziehen „, sagte sie. Anstatt die Bankabstimmungen am 9. oder 10. Tag des Abschlusses abzuschließen, können sie alles viel früher an den Vice President/Controller und CFO von Glazer weiterleiten. Die Verfügbarkeit von Bewertungsnotizen in FloQast reduziert auch den Zeitaufwand und die Frustration bei zukünftigen Abstimmungen und Abschlüssen. „Wir haben immer Aufzeichnungen darüber“, so Blubaugh. „Wenn also das gleiche Problem Monate später auftaucht, kann ich einfach danach suchen, anstatt zu versuchen, eine E-Mail zu finden.“ FloQast half der Finanzabteilung von Glazer bei der Standardisierung der Prozesse und stellte sicher, dass jeder Zugriff auf die neuesten Abstimmungen hat. Wiegard erklärte: „Wir waren begeistert, alles an einem Ort zu haben. Es war so frustrierend, als die Leute ihre eigene Methode hatten, wo sie Dinge speichern sollten. Eine Datei kann sich auf ihrem privaten Laufwerk oder auf dem geteilten Laufwerk befinden. Wir müssten nach der „endgültigen, endgültigen, endgültigen“ Version fragen, und Sie würden nie wirklich wissen, ob Sie sich die richtige angesehen haben, da sie an fünf verschiedenen Orten gespeichert werden könnte. Jetzt wissen wir, dass es sich um die endgültige Version handelt, da sie in FloQast angemeldet und gespeichert wurde. Wir können jederzeit zurückgehen und es öffnen, ohne uns Sorgen machen zu müssen, Dinge zu verfolgen. Das ist eine große Sache für uns.“ Es war auch hilfreich für die Jahresabschlussprüfung des Unternehmens. „Da stimmt alles“, sagte Wiegard. „Es ist einfach, den Prüfern die erforderlichen Abstimmungen zur Verfügung zu stellen, ihre Notizen zu überprüfen und herauszufinden, was wir mit den Tagebucheinträgen gemacht haben. Das war auch für uns großartig.“

Unterstützung eines Remote-Teams

Wie bei den meisten Unternehmen arbeitet auch bei Glazer's ein großer Prozentsatz seiner Mitarbeiter während der COVID-19-Pandemie von zu Hause aus, und FloQast hat dazu beigetragen, diesen Übergang zu erleichtern.

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„Ohne FloQast wäre ich verloren“, sagte Wiegard. „Da alle unsere Bewertungen jetzt remote sind, hätten wir ohne FloQast Schwierigkeiten, alles rechtzeitig zu erledigen. Ich glaube das wirklich, weil es mich organisiert. Mit FloQast wissen wir genau, was wir tun müssen und an welchem Tag. Die Checkliste von FloQast hilft uns, uns daran zu erinnern, was wir tun müssen.“

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Gut aussehen, weniger Stress

Die Tatsache, dass Wiegards Team das Ziel eines 10-tägigen Abschlusses erreicht hat, hilft dabei, für die Vorgesetzten gut auszusehen. „Die Verwendung von AutoRec spart einfach Zeit“, sagte Wiegard. „Wir sparen Zeit, um schneller fertig zu werden und die anderen Abstimmungen, die nicht in AutoRec enthalten sind, schneller durchzuführen, sodass wir mit dem Überprüfungsprozess beginnen und loslegen können. Das ist es, was wir wirklich tun wollen: Zeigen, dass wir effizient sind und die Arbeit erledigen, sicherstellen, dass alle unsere Konten korrekt und sinnvoll sind und alles sauber ist. „Außerdem kann Wiegard mehr Arbeit delegieren und gleichzeitig ihrem Team eine gewisse Work-Life-Balance geben. „Mir ist aufgefallen, dass die Leute nicht so lange arbeiten wie bei der Schließung, was eine gute Sache ist, und ich konnte mehr Arbeit von meinem Teller nehmen, sodass ich die Gelegenheit habe, eine gründliche Überprüfung durchzuführen.“

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„Wenn mich vor FloQast jemand fragen würde, wie nah wir daran sind, fertig zu sein, würde ich es nicht wissen“, sagte Wiegard. „Jetzt kann ich den Tag überstehen und das Gefühl haben, etwas erreicht zu haben, weil FloQast mir genau sagt, wie weit wir im Abschlussprozess sind. Das ist also ziemlich cool.“

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„Es ist viel weniger stressig als früher“, sagte Wiegard. „Ich habe AutoRec ein paar Mal benutzt, bevor ich die Abstimmungen an jemand anderen delegiert habe, und ich fand das am coolsten. Ich wünschte, es wäre vor Jahren verfügbar.“