FloQast hilft Boston Globe Media Partners bei der Verbesserung von Effizienz, Genauigkeit und Kapazität

Boston Globe Media Partners besitzt mehrere Marken für Print- und digitale Medien, darunter The Boston Globe, die 1872 gegründet wurde und die älteste und größte Tageszeitung in Boston, Massachusetts, ist. Die Zeitung hat insgesamt 27 Pulitzer-Preise gewonnen und hat eine Auflage von fast 300.000 Print- und Digitalabonnenten.

Als The Boston Globe einem börsennotierten Unternehmen gehörte und ein Jahresabschlussprüfung erforderlich war, nutzte das Unternehmen BlackLine, um Unterlagen mit seinen Wirtschaftsprüfern zu teilen. BlackLine diente zwar einem Zweck für die externe Audit, unternahm jedoch nicht viel, um den Arbeitsablauf oder die internen Prozesse des Buchhaltungsteams zu verbessern.

Walter Silva, Senior Accounting Manager bei den Boston Globe Media Partners, erinnert sich, dass er viel Doppelarbeit geleistet hat.

{emphasize}

Wir haben einen Großteil der Arbeit in Excel erledigt und sind dann zurück zu BlackLine gegangen, um diese Dokumente anzuhängen. Es gab eine Menge manueller Arbeit, die erledigt werden musste. Als wir also nach Möglichkeiten suchten, unsere Abhängigkeit von manuellen Aufgaben zu verringern, hatten wir das Gefühl, dass BlackLine nicht half.“

- Walter Silva, Leitender Leiter der Buchhaltung

{emphasize}

‍

Nach der Übernahme begann das Unternehmen, nach effizienteren Möglichkeiten zur Verwaltung seines Buchhaltungsablaufs zu suchen. Eine einfache Google-Suche führte sie zu FloQast. Einer der ersten Aspekte von FloQast, der Silva ansprach, war die Möglichkeit, den Rohbilanz direkt von ihrem ERP NetSuite in FloQast zu übertragen.

„In BlackLine mussten wir das Rohbilanz in eine Datei ziehen, die wir dann in BlackLine hochgeladen haben“, erinnert er sich. „Wir mussten warten, bis alle unsere Beiträge eingegangen waren. Wenn Sie Ihren Kontenabstimmung zuvor abschließen wollten, hatten Sie das Rohbilanz nicht in BlackLine. Die Echtzeit-Updates von FloQast, insbesondere für den Kontenabstimmung, sind mir sofort ins Auge gefallen.“

Einige Stakeholder fragten sich zunächst, ob sie nicht dieselbe Abstimmungsfunktion erhalten könnten, indem sie BlackLine um weitere Module erweiterten. Silva und sein Team stellten jedoch fest, dass sie nicht sehr benutzerfreundlich waren oder genau ihren Anforderungen entsprachen.

„Sobald sie verstanden hatten, was FloQast auf den Tisch gebracht hat, die Abhängigkeit von manuellen Aufgaben reduziert und unsere Fähigkeit, Aufgaben zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen und neu zuzuweisen und die Zusammenarbeit mit dem Team zu vereinfachen, war nicht viel Überzeugungsarbeit erforderlich“, so Silva.

Mit voller Wucht durchstarten

Als The Boston Globe Media Partners FloQast evaluierten, hatte das Unternehmen kürzlich seinen Controller verloren und war auf der Suche nach einem Ersatz.

Silva zögerte zu diesem Zeitpunkt, sein Team einer umfangreichen Softwareimplementierung zu unterziehen, da er der Meinung war, dass dies seinerseits viel Arbeit und Ressourcen erfordern würde. Zum Glück hat das FloQast-Team den größten Teil der Konvertierungsarbeiten erledigt, und die Implementierung war sehr einfach. In knapp sechs Wochen war das Team einsatzbereit.

„Dies war eine der einfachsten Implementierungen, die wir je durchgeführt haben, nur weil wir keine schwere Arbeit hatten“, sagte Silva. „Es wurde so ziemlich alles von FloQast gemacht. Wir brauchten also nur eine Schulung, um uns an die Anwendung selbst zu gewöhnen.“

Nach einer Trainingseinheit für die Manager, einer teamweiten Trainingseinheit und einer von Silva geleiteten Schulung zur FloQast-Varianzanalyse Variance Analysis sie sich auf den Weg zu den Rennen.

„Das Training war großartig“, sagte Silva, „es war sehr einfach und leicht zu befolgen. Mein Team hatte danach keine wirklichen Probleme mehr. Sie haben so ziemlich sofort losgelegt. FloQast hat in diesem Teil definitiv einen Homerun hingelegt. Es hat mit Sicherheit unsere Erwartungen übertroffen.“

Verbesserung der Kommunikation und Sichtbarkeit

Ein weiterer Aspekt von FloQast, den das Team schätzt, ist die Verbesserung der Kommunikation innerhalb des Teams. Laut Silva verfügte BlackLine über keine Kommunikationsfunktionen, sodass das Team immer noch per E-Mail, Hin- und Heranrufen usw. kommunizierte. Mit FloQast nutzen sie Bewertungsnotizen und die Kommunikation innerhalb des Systems.

„Es ist viel einfacher, zusammenzuarbeiten und Notizen direkt in FloQast hinzuzufügen“, sagte Silva. „Das erhöht definitiv die Produktivität, weil es das Hin und Her von E-Mails reduziert — Hunderte von ihnen — insbesondere mit der Anzahl der Konten, die wir hatten.“

Silva weiß auch zu schätzen, dass sie nicht mehrere Statusbesprechungen abhalten müssen, um zu überprüfen, wo sich das Team im Abschlussprozess befindet.

„Auf dem zentralen Dashboard kann ich sehen, wie viel Prozent der Abschlussarbeiten abgeschlossen sind und welche noch ausstehen. Bei BlackLine waren diese Abstimmungen nicht da oder Aufgaben wurden nicht in Echtzeit abgesegnet, sodass ich sie nicht sehen konnte.“

Monatliche Flussanalyse in kürzerer Zeit

Die Messung der Schwankungen der Kontosalden von Periode zu Periode ist ein wichtiger Bestandteil der internes Kontrollumfeld von Boston Globe Media Partners, und Silva weiß zu schätzen, wie einfach die FloQast-Varianzanalyse diese Aufgabe macht.

„Anfangs dachte ich, das FloQast-Team würde nur eine Stichprobenflussanalyse erstellen“, sagte Silva. „Aber das Team bot an, all die verschiedenen Flüsse zu kreieren, die wir brauchten. Sie haben sie für uns geschaffen und uns dann trainiert, sie selbst zu erstellen. Wenn wir es also ändern oder neue erstellen müssen, ist das kein Problem: Wir können es selbst machen.“

Jetzt ist die FloQast-Varianzanalyse ein wesentlicher Bestandteil des Abschlussprozesses.

„Flux ist definitiv etwas, das ich benutze“, sagte Silva. „Es hilft mir, mich auf meine Flash-Calls im Vergleich von Monat zu Monat vorzubereiten. Sowohl die Bilanz als auch die Gewinn- und Verlustrechnung sind meine Favoriten.“

Höhere Effizienz, Genauigkeit und Kapazität

Boston Globe Media Partners konnte innerhalb von fünf Tagen vor der Implementierung von FloQast schließen, und sie haben diesen Zeitplan eingehalten, jedoch mit erhöhter Effizienz und Genauigkeit.

Das Team hat auch seine internes Kontrollumfeld verbessert, indem es Genehmigungen statt Abstimmungen eingeführt hat — ein Schritt, der vor der Verwendung von FloQast nicht stattfand.

„Die Empfehlungen wurden fertiggestellt und gewartet, aber niemand verfolgte die Genehmigungen“, erinnert sich Silva. „Wenn mein Team eine Aufnahme gemacht und sie eingereicht hat, sind wir einfach davon ausgegangen, dass sie gut sein muss. Seit wir FloQast implementiert haben, habe ich mehr Zeit damit verbracht, die Abstimmungen zu überprüfen.“

Sie haben auch mehr Zeit, um Prozesse weiter zu verbessern und Teammitglieder übergreifend zu schulen.

Vor dem Wechsel zu FloQast war Senior Accounting Manager Diane Stack das einzige Teammitglied, das das Rohbilanz in BlackLine übertragen konnte.

„Wenn Diane nicht da war und wir die Rohbilanz aktualisieren mussten, mussten wir warten“, erinnert sich Silva. „Jetzt kann ich einen Eintrag buchen und in FloQast auf Update klicken, und fünf Minuten später ist es aktualisiert.“

Jetzt, da das Team seine Abstimmungen schneller und früher im Monat abschließt, haben sie mehr Zeit, ihre Prozesse zu dokumentieren und sich gegenseitig zu schulen.

„Jetzt haben wir die Möglichkeit, uns gegenseitig zu schulen und Unterstützung zu bieten, sodass wir vorbereitet sind, wenn jemand unterwegs ist.“ Einen Ort zu haben, an dem wir alles dokumentieren können, hat unsere Dokumentation erweitert und unsere Abhängigkeit von Excel und manuellen Aufgaben verringert, was zu weniger menschlichen Fehlern und mehr Genauigkeit führt. FloQast ist ein Produkt, das ich auf jeden Fall empfehlen würde.“

{emphasize}

FloQast ermöglicht es meinem Team, sich auf die Liebe zum Detail zu konzentrieren und sicherzustellen, dass die Arbeit korrekt abgeschlossen wird, anstatt überstürzt zu sein. Wir sind jetzt effizienter, weil wir mehr Zeit damit verbringen, die eigentliche Arbeit zu erledigen, anstatt E-Mails zu Statusaktualisierungen zu beantworten.“

- Walter Silva, Leitender Leiter der Buchhaltung

{emphasize}