Das Ledger zurückerobern: Der 6-Tage-In-House-Abschluss von Nitrogen Wealth mit einem dreiköpfigen Team

DIE HERAUSFORDERUNG FÜR NITROGEN WEALTH 

Den Outsourcing-Kreislauf durchbrechen

Jahrelang Nitrogen Wealth arbeitete nach einem Modell, das funktionierte … bis es nicht mehr funktionierte. Während Minh Hill, VP und Corporate Controller,ihr internes Accounting-Team bewusst schlank hielt, lag der Großteil der täglichen Buchhaltungsaufgaben bei einer externen Firma mit sieben Mitarbeitenden. Dieses externe Team erledigte die meisten Aufgaben zum Monatsabschluss, einschließlich der Cash-Abstimmung, wiederkehrender Ausgaben, Rückstellungen / Abgrenzungen und des finalen Abschlusses des Hauptbuchs. Das interne Team behielt durch den Zugriff auf das Hauptbuch und regelmäßige Check-in-Calls zum Abschluss den Überblick und konzentrierte sich auf einen anderen Teilbereich der Arbeit. Das vollständige Prozesswissen und die durchgängige Verantwortung für jede Aufgabe lagen jedoch primär beim externen Dienstleister. Auf dem Papier lieferte das Modell Ergebnisse. Mit der Zeit entstand jedoch eine Kompetenzlücke, die es schwierig machte, die Funktion zu skalieren und zu kontrollieren.

Da das Unternehmen vor einem Wachstumsschub stand, bedeutete die Skalierung des Geschäfts einen Anstieg des Transaktionsvolumens. Nach dem bestehenden Modell hätte dies entweder exponentiell steigende Agenturgebühren oder den Aufbau eines deutlich größeren internen Teams bedeutet. Keine der beiden Optionen war tragfähig. Um die Margen zu schützen und die operative Kontrolle zu behalten, entschied sich die Führungsebene, das Accounting vollständig ins Haus zu holen.

Doch die Rechnung ging nicht auf. Die externe Firma hatte jahrelang die manuelle Schwerstarbeit übernommen, und ohne sie würde die gesamte Last dieser Arbeit auf ein Team von drei Personen fallen. Ihr interner Workflow war zu diesem Zeitpunkt ein fragmentiertes Flickwerk – manuelle Checklisten in Asana und Kontenabstimmungen in BlackLine. Diese Tools verfolgten Aufgaben. Sie automatisierten nichts.

Die Lücke lag in der Prozesstiefe und der Verantwortlichkeit. Da die externe Firma den Großteil der Ausführung übernahm, hatte das interne Team nur begrenzten Einblick in die Mechanismen der einzelnen Aufgaben. Es gab keinen internen Verantwortlichen für jeden Bereich des Abschlusses. Für ein Unternehmen, das wachsen und unabhängig agieren wollte, war diese Abhängigkeit ein strukturelles Risiko, das sie nicht länger tragen konnten.

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„Die externe Firma hatte ein großes Team von sieben Leuten, um diese manuelle Schwerstarbeit zu bewältigen. Wir wussten, dass wir für unser internes Team von drei Personen, um diese Verantwortlichkeiten erfolgreich zu übernehmen und unseren Sechs-Tage-Abschluss zu sichern, nicht einfach nach einer weiteren digitalen Checkliste suchen konnten. Wir brauchten einen Partner, der sich durch echte Automatisierung auszeichnet.“

— Minh Hill, VP und Corporate Controller

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Die Unruhe in der Abteilung war sofort spürbar. Als der Übergang angekündigt wurde, war die Reaktion des Teams direkt: „Es ist unmöglich, dass ein Team von drei Personen das schafft, wofür zehn Leute gebraucht wurden.“ Um das Gegenteil zu beweisen, musste Nitrogen die Arbeitsweise seines schlanken Teams komplett überdenken – angefangen bei der zugrunde liegenden Technologie.

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WIE FLOQAST HILFT

Einsatz der digitalen Belegschaft

Nitrogen wählte FloQast als Grundlage für eine umfassendere Workflow-Transformation. Die Implementierung konzentrierte sich auf FloQast Transform, wodurch Hill KI-Agenten für die strukturiertesten und wiederkehrendsten Aufgaben während des Close einsetzen konnte.

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„Einer der Agenten, die wir eingeführt haben – und den ich persönlich erstellt habe – ist für die tägliche Verbuchung von Zahlungseingängen zuständig. Dieser Prozess ist unglaublich mühsam, da er das Extrahieren von Bankaktivitäten, deren Kategorisierung und die Codierung in unser System erfordert. Früher hat das Team dafür jede Woche etwa drei Stunden gebraucht. Jetzt erledigt der Agent das in nur 30 Sekunden, egal ob ich ihn täglich oder wöchentlich ausführe.“

— Minh Hill, VP, Corporate Controller

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Um das monatliche Transaktionsvolumen zu bewältigen, integrierte Nitrogen KI-gestütztes Transaction Matching , um Abstimmungen mit hohem Volumen zu verwalten, die zuvor einen erheblichen manuellen Review erfordert hätten. Dies gab dem Team die Freiheit, sich auf Ausnahmen zu konzentrieren, anstatt Zeit mit routinemäßigen Abgleicharbeiten zu verbringen.

Journal-Entry-Management (JEM) erwies sich als ebenso wichtig. Anstatt Buchungseinträge nach Abschluss der Abstimmungen manuell zu erstellen, konnte das Team diese direkt in FloQast anlegen und sofort mit Sage Intacct synchronisieren, wodurch der Zeitaufwand für Journal Entries um 60 % gesenkt wurde. Der Schritt, der zuvor den meisten Hin-und-Her-Aufwand zwischen den Systemen erforderte, war nun ein einziger, verbundener Workflow.

KI-gestützte Abweichungsanalyse rundete das Bild ab. Anstatt jeden Monat Flux-Workbooks von Grund auf neu zu erstellen, nutzte das Team FloQast, um Diskrepanzen zu kennzeichnen und Abweichungserklärungen automatisch zu generieren, wodurch sich die Recherche auf die Bereiche konzentrierte, die tatsächlich ein Risiko bargen.

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„Wir wollten FloQast nicht nur als Checkliste für den Monatsabschluss nutzen – deshalb waren wir so begeistert vom Konzept der Transform-Agenten sowie von der KI-gestützten Abweichungsanalyse und dem KI-gestützten Transaction Matching. Als wir uns das FloQast-Ökosystem ansahen, war unser Ziel klar: Wir wollten jede Routineaufgabe automatisieren, die möglich ist, damit unser dreiköpfiges Team den gesamten Close souverän allein bewältigen kann.“

— Minh Hill, VP, Corporate Controller

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DER FLOQAST-UNTERSCHIED

Autonomie, Genauigkeit und Audit-Readiness

Die Wirkung war unmittelbar. Im Februar 2026 kündigte Nitrogen Wealth offiziell den Vertrag mit dem externen Dienstleister. Zum ersten Mal übernahm das interne dreiköpfige Team die volle Verantwortung für das Hauptbuch und hielt dabei an seinem straffen Sechs-Tage-Close fest.

Nach zwei Monaten war der Sechs-Tage-Close weiterhin Standard. Doch die bedeutendere Veränderung war, wie das Team die gewonnene Zeit nutzte. Stunden, die zuvor durch manuelle Dateneingabe verschwendet wurden, flossen nun in eine 13-wöchige Cash-Prognose und Prozessverbesserungen, die zuvor immer vernachlässigt worden waren. Die Accounting-Funktion hatte sich von reaktiv zu analytisch gewandelt.

Der Übergang veränderte auch die Sichtweise des Teams auf die eigenen Rollen. Was als Widerstand begann – der aufrichtige Glaube, dass drei Personen die Arbeit von zehn nicht bewältigen könnten –, entwickelte sich zu Selbstvertrauen. Der Wechsel zu FloQast stärkte zudem die internen Controls; jede während des Close durchgeführte Aktion wurde nun protokolliert und war nachvollziehbar – etwas, das manuelle Prozesse und ein externer Dienstleister niemals bieten konnten. Die Zusammenarbeit mit KI-Agenten erforderte ein Umdenken, doch als das Team sah, wie viel Routinearbeit FloQast abnehmen konnte, wich die Anspannung dem Fokus.

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„Es war anfangs ein Schock, aber jetzt sieht das Team, wie einfach das Tool ist. Durch die Zeitersparnis beim Close können wir uns auf strategische Bereiche wie die Prognose konzentrieren, für die wir vorher einfach keine Zeit hatten.“

— Minh Hill, VP, Corporate Controller

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DIE NÄCHSTE PHASE

SKALIERUNG DER DIGITALEN BELEGSCHAFT

Nitrogen Wealth beschränkt sich nicht nur auf das Close Management. Da die Accounting-Prozesse nun vollständig intern abgewickelt werden und der Daily Cash Booking Agent produktiv im Einsatz ist, erweitert das Team systematisch sein Portfolio an benutzerdefinierten KI-Agenten mit FloQast, um komplexe, wiederkehrende Workflows im gesamten Finanzökosystem zu bewältigen.

Drei KI-Agenten sind bereits im Einsatz und übernehmen Aufgaben von der steuerlichen Erfassung von Leasingverhältnissen bis hin zur Zuordnung von Sozialleistungen und der Bildung von Rückstellungen für Urlaubstage. Drei weitere befinden sich in der aktiven Entwicklung. 

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„Unser Ziel ist es nicht nur, einzelne Accounting-Aufgaben zu automatisieren, sondern systematisch repetitive manuelle Arbeit zu reduzieren, die Prozesskonsistenz zu stärken und dem Accounting-Team mehr Zeit für Review, Analyse, Controls, Forecasting und geschäftsunterstützende Aktivitäten zu verschaffen.“ 

— Minh Hill, VP, Corporate Controller

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Durch den Aufbau dieser kontinuierlichen Pipeline spezialisierter Automatisierung – mit geplanten Workflows für Umsatzrealisierung und Cash-Forecasting – definiert Nitrogen Wealth völlig neu, was ein modernes, schlankes Corporate-Accounting-Team erreichen kann.