Qualys Inc. modernisiert die SOX-Compliance und verbessert das jährliche Audit mit FloQast

Qualys wurde 1999 gegründet und bietet Cloud Computing-Sicherheits- und Compliance-Lösungen. Heute betreuen Qualys und seine 15 Tochtergesellschaften fast 16.000 globale Unternehmen — darunter über 70 Prozent der Forbes Global 50-Unternehmen — in mehr als 130 Ländern. Laut seiner Website hilft Qualys Unternehmen, indem es „Audit, Compliance und Schutz von IT-Systemen“ automatisiert. Als multinationales, börsennotiertes Unternehmen sind Effizienz beim Rechnungsabschluss und SOX-Compliance für Qualys von entscheidender Bedeutung. Dies sind nur einige der Gründe, warum Qualys 2019 beschloss, eine Software zur Automatisierung der Buchhaltungsabläufe zu benötigen. Die Verwaltung des Monatsabschluss Tabellenkalkulationen war nicht mehr tragbar. „Die Excel-Sheet hat ihren Zweck erfüllt“, erinnert sich Valerie Cardozo, Direktorin für Finanzen und Compliance bei Qualys. „Aber es war nicht effizient. Als das Unternehmen wuchs und der Terminplan immer komplexer und zeitkritischer wurde, stellten wir fest, dass die Excel-Sheet nicht optimal funktionierte. „Das Buchhaltungsteam von Qualys ist auf verschiedenen Seiten der Welt verteilt, was auch einige besondere Herausforderungen mit sich brachte. Während der Hauptsitz von Qualys in den USA für die Buchhaltung und Konsolidierung in den USA zuständig ist, wird der Abschlussprozess für die internationalen Tochtergesellschaften von Qualys von der Niederlassung des Unternehmens in Indien geleitet. Das machte es zu einer kleinen Herausforderung, den Abschlussstatus zu überprüfen.

Ein Implementierungszeitplan, der funktioniert

Nachdem Qualys nach möglichen Lösungen gesucht hatte, grenzte das Feld auf zwei Finalisten ein. Cardozo bat ihr Team um Feedback, nachdem sie sowohl FloQast als auch Blackline bewertet hatte. Der Zeitplan und die Kosten für die Implementierung verschafften FloQast ebenfalls einen Vorteil. „Es kam auf BlackLine und FloqAst an, und ich war der Meinung, dass FloQast flexibler war und in der Lage war, unsere Bedürfnisse als globales Team zu erfüllen.“ Valerie Cardozo, Direktorin für Finanzen und Compliance bei Qualys.

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„Es kam auf BlackLine und FloqAst an, und ich war der Meinung, dass FloQast flexibler war und unsere Bedürfnisse als globales Team bewältigen konnte.“

Cardozo sagte.

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Mit der optimierten Abschluss-Checkliste von FloQast haben die Teams in den USA und Indien mehr Einblick in den Abschlussprozess. „So kann jeder aus der Vogelperspektive sehen, welche Aufgaben täglich zu erledigen sind“, sagte Cardozo. Qualys begann auch, FloQast Variance Analysis zu verwenden, um eine monatliche Varianzanalyse der Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen seiner größeren Tochtergesellschaften durchzuführen. Vor der Implementierung von FloQast zog das Team die Daten von NetSuite ab, lud sie in Excel herunter, gab manuell Formeln für die Varianzanalyse ein usw. „Das war eine Herausforderung“, sagte Cardozo. „Es besteht immer die Möglichkeit eines mathematischen Fehlers oder eines Formelfehlers. Und wenn wir die Zahlen geändert haben, mussten wir die Daten aktualisieren und mehrere Schritte erneut ausführen. „Jetzt sind sie in der Lage, Bereiche, die Aufmerksamkeit erfordern, schnell zu identifizieren und anzugehen.

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„Wir sind uns der offenen Punkte bewusst und können schnell beurteilen, ob sich die Ergebnisse durch das Management geändert haben. Es bietet eine bessere Sichtbarkeit als eine Excel-Sheet, auf die nur wenige Personen Zugriff hatten.“

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„Wir sind ein globales Unternehmen. Wenn ich also herausfinden möchte, was die Ursache für eine Abweichung bei der Niederlassung in Frankreich ist, kann ich einfach in die Varianzanalyse gehen und die Erklärung dafür finden. Die Daten sind leicht verfügbar und an einem Ort „, sagte Cardozo.

Ein moderner Ansatz zur SOX-Compliance

Nachdem das Qualys-Team gesehen hatte, wie gut FloQast für die operative Seite der Dinge funktioniert, entschied es sich, die Tools zur Automatisierung der Buchhaltungsabläufe von FloQast auch für die SOX-Compliance zu verwenden. „Wir haben alle unsere manuellen Kontrollen, die in der Risikokontrollmatrix enthalten waren, in eine Tochtergesellschaft namens ‚FloQast SOX' verlagert“, sagte Cardozo. „Jetzt muss ich nicht mehr in Excel schauen oder Erinnerungen verschicken, sondern habe die Kontrollen dem jeweiligen Teammitglied zugewiesen.“ Im Rückblick auf die Schicht sagte Cardozo, dass dies eine viel bessere Möglichkeit ist, die SOX-Konformität zu organisieren. „Es bietet eine bessere Übersicht darüber, wem die Steuerung gehört, da manchmal mehrere Personen einen Teil der Kontrolle haben“, sagte Cardozo. „Wenn wir beispielsweise eine Finanzkontrolle haben, erledigt der leitende Accountant einen Teil, der Buchhaltungsleiter einen anderen, und der Schatzmeister meldet sich ab. „Ich bin für SOX verantwortlich, und FloQast gibt mir die Gewissheit, dass die Kontrollen genehmigt wurden und die Beweise und Daten sofort verfügbar sind.“

Verbesserung des Audits

Qualys vergab außerdem Auditorenlizenzen sowohl an seine internen als auch an externen Prüfer, sodass die Prüfer die Prüfungen, Abstimmungen und Analysen einsehen können, die den Genehmigungen zugrunde liegen. Bisher war es für das Qualys-Team eine Zeitersparnis und hat dazu beigetragen, das Audit für beide Teams zu verbessern. „Alle Auditoren haben FloQast begrüßt“, sagte Cardozo. „Ich denke, sie haben erkannt, dass unser Team zum Quartalsende mehrere Prioritäten hat, sowohl was die internen Berichtspflichten als auch die PBC-Liste der Wirtschaftsprüfer angeht. Indem sie den Auditoren die Lizenz geben, können sie bei Bedarf Informationen erhalten. „Auf die Frage, wie sie und die Organisation funktionieren würden, wenn FloQast theoretisch plötzlich nicht mehr existieren würde, sagte Cardozo, sie wäre am Boden zerstört. „Ich wäre am Boden zerstört“, sagte Cardozo. „Wir müssten die Art und Weise, wie wir Position für Position arbeiten, wo und wie die Daten gespeichert werden, komplett neu überdenken. Ich bin mir nicht sicher, ob wir die Bücher jemals wieder so schließen könnten, wie wir es vor FloQast getan haben.“