RELEX erzielt mit FloQast einen intelligenten Monatsabschluss und steigert Geschwindigkeit und Effizienz

Mit Hauptsitz in Helsinki, Finnland, und 20 weiteren Niederlassungen weltweit RELEX hat sich zu einem weltweit führenden Anbieter von Supply-Chain- und Einzelhandelsplanungssoftware entwickelt. Frustriert über den Stress und die Zeitverschwendung bei der Verwaltung des Monatsabschlusses in Excel-Tabellen, implementierte RELEX FloQast, um das Problem zu beheben. Mit FloQast reduziert das Team die Verwirrung, verbessert die Zusammenarbeit und Moral unter den Teammitgliedern an verschiedenen Standorten und zentralisiert alle Aktivitäten und Dokumentationen, um schnellere Abschlüsse und genauere Audits zu ermöglichen.

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Mit FloQast haben wir echte Transparenz und Einblick in Abstimmungen sowie bei Unstimmigkeiten oder Verzögerungen. Wir können bei Bedarf Anpassungen vornehmen, um Engpässe zu beseitigen, was der Hauptgrund dafür ist, dass wir schneller schließen.“ ‍

— Ilkka Koski, Steuerung, RELEX

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RELEX verfolgt unermüdlich das Ziel, die Wertschöpfungskette für Konsumgüter effizienter und anpassungsfähiger für seine Kunden auf der ganzen Welt zu gestalten, zu denen US-Einzelhandelsriesen wie AutoZone, Dollar Tree, Family Dollar und PetSmart gehören. Eines der Gründungsprinzipien des Unternehmens ermahnt Mitarbeiter auf allen Ebenen sogar, nur Dinge zu tun, die einen Mehrwert bieten, und diejenigen beiseite zu legen, die dies nicht tun. Als der kritische — aber immer noch manuelle — Abschlussprozess zum Monatsende zu einem Hindernis für die Wertschöpfung wurde, überwand RELEX das Hindernis mit der Automatisierung und Effizienz von FloQast. RELEX-Steuerung Ilkka Koski ist Teamleiter für Rechnungsstellung und Kreditoren und spielt jeden Monat beim Monatsabschluss eine wichtige Rolle. Laut Koski haben das hohe Wachstum, neue Büros weltweit und ein allgemeiner Mangel an Sichtbarkeit und Zusammenarbeit die Close zu einer 25-tägigen Übung voller Frustration und Stress gemacht. „The Close dauerte zu lange, verlangsamte Entscheidungen und verursachte Engpässe für das Finanzteam sowie für unsere externen Prüfer und Auftragnehmer“, sagte Koski.

Geschwindigkeit und Genauigkeit bis zum Monatsende

Nach der Einführung in FloQast durch seinen Partner für Finanzverwaltungsdienstleistungen Staria, das RELEX-Team identifizierte in seinem Monatsabschluss fünf Hauptbereiche, die es verbessern wollte:

• Sichtbarkeit — Die Führungskräfte von RELEX wollten Ziele, Aufgaben, Termine und den Abschluss besser überwachen.
• Zusammenarbeit — Teamwachstum und Telearbeit erforderten eine bessere Koordination.
• Flexibilität — Eine einfache und schnelle Integration mit dem ERP war ein Muss für Datenübertragungen.
• Automatisierung — Aus Gründen der Genauigkeit waren Aufgabenverfolgung und automatische Abstimmungen erforderlich.
• Aufführung — schnellerer Durchsatz und höhere Produktivität für einen kürzeren Abschluss.

Koski fasst die Situation mit dem Monatsende vor FloQast zusammen. „Vor FloQast war es Excel“, sagte Koski. „Jeder hatte seine eigene Excel-Datei und Checklisten, und sie wurden nicht geteilt, sodass das Risiko von Kommunikationsfehlern weiterhin hoch war.“ Koski sagte, es sei schwierig, Fortschritte zu ermitteln, wenn man wenig Einblick in einzelne Aufgaben und Arbeitsaufwand habe und wo sich die Dinge möglicherweise verlangsamen. Jetzt können Teammitglieder weltweit den Fortschritt in FloQast auf einen Blick sehen, ohne dass zusätzliche Anrufe oder E-Mails erforderlich sind. „Mit FloQast haben wir echte Transparenz und Übersicht über Abstimmungen sowie über etwaige Unstimmigkeiten oder Verzögerungen“, sagte Koski. „Wir können bei Bedarf Anpassungen vornehmen, um Engpässe zu beseitigen. Das ist der Hauptgrund, warum wir schneller schließen.“ Er fügte hinzu: „FloQast hat uns dabei geholfen, alle wichtigen Aufgaben zu erfassen, die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern und uns auf den Weg zu bringen, den Monatsende für uns um 7-10 Tage zu verkürzen.“

Im Auditprozess gewinnen und die Teamarbeit fördern

Der Auditprozess sowohl auf Gruppen- als auch auf Tochterebene hat ebenfalls von FloQast profitiert. „Dokumente werden schneller geteilt, Notizen helfen zu erklären, was da ist und warum, und Auditoren können ihre Arbeit effizienter erledigen“, sagte Koski. „Es gibt weniger Hin und Her und weniger Raum für Fehler oder Verwirrung.“ Was die Organisationskultur angeht, so Koski, sind die Moral und die Arbeitsbeziehungen des Finanzteams durch die verbesserte Zusammenarbeit von FloQast gestärkt worden. „Wir haben Mitglieder des Finanzteams auf der ganzen Welt, die sich jetzt mehr als Teil des Teams fühlen“, sagte Koski. „Die emotionalen Vorteile der Verwendung desselben Systems fördern Teamwork, Kommunikation und Produktivität, bei denen sich alle wohl fühlen.“

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Dokumente werden schneller geteilt, Notizen helfen zu erklären, was da ist und warum, und Auditoren können ihre Arbeit effizienter erledigen. Es gibt weniger Hin und Her und weniger Raum für Fehler oder Verwirrung.“

‍— Ilkka Koski, Steuerung, RELEX

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