Einfache Skalierung: Wie FloQast EspireDental bei schneller Expansion unterstützt hat

Wann Sarah Montgomery, CFO beim Espire Dental, und Colin Elmgreen, Controller, traten der Organisation bei und standen vor einer gewaltigen Herausforderung. Mit einem schnell wachsenden Portfolio an Zahnarztpraxen — an 40 Standorten — und ohne interne Buchhaltungsressourcen in keiner Praxis verwaltete das schlanke, zentralisierte Team von Espire alle Buchhaltungsfunktionen. Ihre Prozesse, die auf manuell aktualisierten Tabellen beruhten, waren ineffizient und nicht nachhaltig.

Sarah und Colin erkannten die Grenzen ihrer manuellen Arbeitsabläufe und wandten sich an FloQast, um ihre Buchhaltungsabläufe zu modernisieren, die Skalierbarkeit zu verbessern und das Arbeitsvolumen ihres Teams trotz stetigem Wachstum und Akquisitionen zu verwalten.

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Bewältigung der Problempunkte manueller Prozesse

Der Wachstumskurs von EspireDental mit durchschnittlich sieben Akquisitionen pro Jahr und einem Höchststand von 11 in einem einzigen Jahr belastete das Buchhaltungsteam. Die traditionelle Abhängigkeit von manuell verwalteten Tabellenkalkulationen wurde mit zunehmender Komplexität bald unhandlich.

„Es gab so viele Probleme mit der Versionskontrolle — sie waren konstant“, sagte Colin. „Wir haben die Tabellenkalkulationen aktualisiert, Arbeit verloren und manchmal waren mehrere Versionen im Umlauf. Es war eine unglaubliche Herausforderung, alles organisiert zu halten, insbesondere bei Neuerwerbungen.“

Sarah fügte hinzu: „Unsere Prozesse waren bereits schwierig zu verwalten, aber als wir mit der Skalierung begannen, wurde es viel schlimmer. Der Abgleich der Konten wurde zu einem riesigen Zeitvertreib, und die Sicherstellung der Richtigkeit unserer Berichte dauerte noch länger, als wir uns leisten konnten.“

Das Team erkannte, dass es auf ein automatisiertes, intuitives Tool umsteigen musste, das Arbeitsabläufe zentralisieren und Ineffizienzen beseitigen konnte. Die nahtlose Integration zwischen FloQast und NetSuite war einer der entscheidenden Faktoren, die zu ihrer Entscheidung geführt haben.

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FloQast hat für alles eine einzige Quelle der Wahrheit geschaffen „, bemerkte Colin. „Abstimmungen, Salden und Compliance-Nachverfolgung in einem System zu haben, war ein großer Gewinn für uns. Es hat unseren Monatsabschluss so viel effizienter gemacht.

Colin Elmgreen, Controller, Aspire Dental

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Skalierung ohne zusätzlichen Personalbestand

Das Buchhaltungsteam von EspireDental hatte nicht nur mit Ineffizienzen zu kämpfen, sondern war auch mit Ressourcenbeschränkungen konfrontiert, die auf allgemeine Trends in der Buchhaltungsbranche zurückzuführen waren.

„Die Bedürfnisse des Unternehmens ändern sich häufig. Wir haben einen großartigen Private-Equity-Partner, der offen dafür ist, Teammitglieder hinzuzufügen, aber wir hatten Schwierigkeiten, Kandidaten zu finden.“ Dieser Kontext machte die Implementierung von FloQast umso wichtiger. Sarah und Colin wandten sich der Automatisierung zu, um ihr wachsendes Geschäft zu unterstützen, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.

„FloQast hat unser Team effektiv um erhebliche Kapazitäten erweitert, ohne dass wir Mitarbeiter einstellen mussten“, sagte Sarah. „Dadurch haben wir bis zum Abschluss zwischen 5.000 und 8.000 US-Dollar pro Monat gespart — im Wesentlichen die Kosten für eine Mitarbeiterzahl — was angesichts des Fachkräftemangels, mit dem die Branche konfrontiert ist, von entscheidender Bedeutung ist.“

Colin äußerte sich zu den Auswirkungen auf die Arbeitsbelastung und hob hervor, wie die Automatisierung dem Team half, eine anspruchsvolle Liste von Aufgaben zu bewältigen und gleichzeitig ein gesundes Gleichgewicht zu wahren.

„Es ist schwer, die Erleichterung, die effiziente Prozesse gebracht haben, zu überschätzen“, sagte er. „Früher waren wir von manuellen Abstimmungen und einem Berg von Aufgaben überwältigt. Jetzt kann sich das Team auf bedeutendere Projekte konzentrieren, was die uns zurückgegebene Zeit von unschätzbarem Wert gemacht hat. Da meine Karriere gewachsen ist, gehören zu diesen Projekten jetzt Mentoring, Training und die Förderung von Wachstum in unserem Team.“

Verbesserung der Nahzeit und der Teameffizienz

Vor der Einführung von FloQast dauerte der Abschlussprozess von Espire im Durchschnitt 15 bis 18 Tage — eine lange Zeit, die dem Buchhaltungsteam kaum Luft zum Atmen ließ. Mit FloQast ist diese Abschlusszeit kontinuierlich auf 10 Tage gesunken, und es ist geplant, sie weiter auf acht Tage zu reduzieren.

„FloQast hat unseren Monatsabschluss komplett verändert“, sagte Colin. „Anstatt unsere ganze Zeit mit sich wiederholenden, manuellen Aufgaben zu verbringen, automatisiert das System einen Großteil dieser Arbeit. Jetzt verbringen wir Zeit damit, den Prozess noch einmal zu überprüfen und zu verbessern, anstatt darin zu ertrinken.“

Ein besonderes Merkmal, das Colin hervorgehoben hat, ist AutoRec-Matching von FloQast, das die Abstimmung von Transaktionen auf über 40 Bankkonten optimiert.

„Früher dauerte es einen ganzen Tag, Bankkonten abzugleichen, aber mit AutoRec können wir den Vorgang in nur vier Stunden abschließen“, sagte er. „Es verarbeitet mühelos große Transaktionsvolumen und hat einen früher überwältigenden Prozess bereinigt.“

Sarah merkte an, dass sich die Zeitersparnis auch auf ihren Überprüfungsprozess erstreckte.

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FloQast hat meine Review-Zeit um die Hälfte reduziert „, sagte sie. „Anstatt mehrere Systeme und Tabellen aufzurufen, ist alles zentralisiert und nahtlos. Die Salden von NetSuite und die Abstimmungen an einem Ort zu haben, macht den Prozess mühelos. Es hat mir mehr Zeit gegeben, mich auf die Strategie zu konzentrieren, anstatt mich in administrativen Überprüfungen zu verzetteln.

Sarah Montgomery, CFO, Aspire Dental

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Unterstützung des kontinuierlichen Wachstums angesichts knapper Ressourcen

Das stark akquisitive Geschäftsmodell von EspireDental bedeutet, dass das Buchhaltungsteam ständig neue Praktiken einführt und sich mit der zunehmenden Komplexität auseinandersetzt. FloQast wurde zu einem unverzichtbaren Partner bei der Unterstützung dieses Wachstums.

„Wir erwerben durchschnittlich sieben Praxen pro Jahr, und in manchen Jahren sind es sogar 11. Das ist eine Menge, wenn man ein schlankes Team hat, das die gesamte Buchhaltung verwaltet „, erklärte Sarah.

Colin erläuterte, wie FloQast dazu beigetragen hat, die Auswirkungen dieser neuen Akquisitionen zu absorbieren.

„Bei jeder Akquisition nehmen wir riesige Datenmengen auf, um sie in Jahresabschlüsse und Berichte zu integrieren. FloQast zu haben, um Abstimmungen und Kontrollen zu zentralisieren und zu optimieren, hat uns enorm geholfen „, sagte er.

Ein wichtiges Tool für das Onboarding von Rekruten

Die intuitive Benutzeroberfläche und die strukturierten Arbeitsabläufe von FloQast haben sich auch bei Übergängen als unverzichtbar erwiesen, wie zum Beispiel beim Ausscheiden des leitenden Buchhalters von Espire, mit dem das Team jahrelang eng zusammengearbeitet hatte. Trotz der Herausforderungen des Übergangs zeigte sich Colin zuversichtlich, dass FloQast das Onboarding neuer Mitarbeiter erleichtert.

„Wir haben kürzlich eine Aushilfskraft eingestellt, und innerhalb von zwei Stunden verstand sie FloQast“, teilte er mit. „Ich gehe davon aus, dass unsere nächste Einstellung als leitender Buchhalter in wenigen Wochen einsatzbereit sein wird, was bei unserer vorherigen Konfiguration viel schwieriger gewesen wäre.“

Sarah schloss sich seiner Meinung an und betonte, wie FloQast institutionelles Wissen bewahrt, auch wenn enge Kollegen abreisen.

„Wenn jemand geht, ist das nicht mehr katastrophal, weil alles in FloQast eingeloggt ist“, sagte sie. „Alle Arbeitsabläufe, Abstimmungen und Prozesse werden dokumentiert, sodass Übergänge reibungsloser und weniger stressig sind.“

Wertschöpfung in jeder Phase des Börsenabschlusses

Colin hob die anhaltenden Auswirkungen von FloQast auf die Vereinfachung mehrerer wichtiger Arbeitsabläufe hervor, insbesondere dort, wo die Komplexität durch das schnelle Wachstum von Espire entsteht.

„FloQast lernt und verbessert sich kontinuierlich mit uns“, sagte er. „Egal, ob es darum geht, neue Konten zu verwalten, komplizierte Abstimmungen zu bewältigen oder alltägliche Aufgaben zu automatisieren, unserem Team ist klar, dass dies ein Tool ist, das darauf ausgelegt ist, mit uns zu wachsen.“

Sarah schloss mit den Worten: „Ich würde FloQast jedem CFO ohne zu zögern empfehlen. Die Leichtigkeit, Effizienz und mentale Entlastung, die dieses Team bietet, sind von unschätzbarem Wert. Ich kann mir nicht vorstellen, zu dem zurückzukehren, wie wir früher gearbeitet haben.“

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