SumUp & FloQast: Globale Synergie durch intelligente Abschluss-Automatisierung

SumUp ist ein weltweit führender Technologieanbieter für Zahlungsdienste, der über 4 Millionen Unternehmen rund um den Globus mit innovativen Finanzlösungen unterstützt. Seit der Umstellung auf FloQast hat SumUp seinen Monatsabschluss entscheidend beschleunigt, mühsame manuelle Aufgaben eliminiert und die Zusammenarbeit seiner internationalen Teams perfekt synchronisiert. Da sich so viele Unternehmen auf die Zuverlässigkeit von SumUp verlassen, ist die Fähigkeit, die Bücher jeden Monat präzise und effizient abzuschließen, ein wesentlicher Pfeiler für den Erfolg und das Vertrauen der Kunden.

Die Herausforderung: Gemeinsames Wachstum in einer vernetzten Welt

Vor der Zusammenarbeit mit FloQast standen die über mehrere Länder und Kontinente verteilten Buchhaltungsteams von SumUp vor der Herausforderung, einen einheitlichen Einblick in den globalen Abschluss zu erhalten. Der Prozess wurde damals über manuell aktualisierte Tabellen gesteuert, was zeitaufwändig für die Mitarbeiter war und wertvolles Fachwissen isolierte. Daniël Mitev, Leiter der Qualitätskontrolle im Rechnungswesen, beschrieb, wie schwierig es war, Teams über verschiedene Jurisdiktionen und Zeitzonen hinweg ohne eine zentrale Plattform zu synchronisieren. Das Team suchte nach einer Lösung, die nicht nur die Transparenz erhöht, sondern jedem Teammitglied hilft, mehr Souveränität und Kontrolle über die eigene Arbeit zu gewinnen.

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Vor FloQast gab es keine einfache Möglichkeit, die Vollständigkeit der Aufgaben und Termine zu überwachen. Jetzt haben wir alles an einem Ort, im Grunde einen einheitlichen, intelligenten Ansatz für alle.

‍— Daniel Mitew, Accounting Quality Control Supervisor

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Yordan Stoyanov, Senior Finance Leader, betonte, dass die Abhängigkeit von manuellen Tabellen die Gefahr barg, dass der Abschluss zu einer reinen „Checklisten-Übung“ ohne tiefere Logik wurde – im Grunde manuelle Arbeit ohne strategischen Fokus. Vor diesem Hintergrund suchten Stoyanov und sein Team nach einer flexibleren Buchhaltungsplattform, die den Buchhaltern dabei hilft, ihre Abschlusszahlen aktiv zu verfolgen und zu verbessern und die den langfristigen Geschäftszielen des Unternehmens entspricht. Er stellte fest, dass die Kernwerte von FloQast denen des SumUp-Teams entsprechen, indem die Plattform Transparenz schafft, Arbeitsabläufe rationalisiert und das Nutzererlebnis in den Mittelpunkt stellt – Faktoren, die gerade im Hinblick auf den geplanten Börsengang des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sein werden.

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Wir hatten ein Gespräch mit unserem CFO. Wir haben die Vorteile aufgezeigt und gezeigt, was wir in Zukunft gewinnen könnten. Deshalb haben wir uns für FloQast entschieden.

‍— Yordan Stoyanov, Senior Finance Leader

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Einfache Integration und intelligente Vernetzung

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Transformation war die Leichtigkeit und Effizienz des Einrichtungsprozesses. Mitev hob hervor, dass die Implementierung unkomplizierte, benutzerfreundliche Schulungen beinhaltete. Dank dieser Unterstützung und der Expertise des FloQast-Teams war das gesamte System in weniger als zwei Wochen inklusive Google Drive-Anbindung betriebsbereit.

Besonders vorteilhaft ist die nahtlose Integration von SAP. Die Zahlen für Testsalden werden automatisch übertragen, und die Daten fließen viermal täglich zwischen den Systemen, was eine stets aktuelle und verlässliche Datenbasis garantiert.

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Die FloQast-Kultur ist unserer sehr nahe. Von Buchhaltern für Buchhalter entwickelte Tools.

‍— Yordan Stoyanov, Senior Finance Leader

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Bessere Sichtbarkeit während des Abschlusses

Die größte positive Wirkung erzielte FloQast beim Monatsabschluss, bei dem Genauigkeit und globale Synchronisierung entscheidend sind. Früher mussten Teams Kopien der Tabellen des Vormonats erstellen und Änderungen mühsam per E-Mail abstimmen, was oft dazu führte, dass Probleme erst spät im Prozess entdeckt wurden. Heute nutzt SumUp das Dashboard-Tool von FloQast, um jeden Aspekt des Abschlusses im Detail zu betrachten und sich gezielt auf kritische Bereiche wie Intercompany-Abstimmungen zu konzentrieren.

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FloQast ist Teil jeder Diskussion rund um den Abschluss. Die Leute erkennen es als ein Werkzeug, um sich in der Nähe zurechtzufinden.

‍— Yordan Stoyanov, Senior Finance Leader

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Änderung der Denkweise und proaktive Gestaltung

Neben der Funktionalität hat FloQast eine positive Veränderung der Denkweise im Team bewirkt. Da die Mitglieder nicht mehr in mechanischen Übungen verhaftet sind, ergreifen sie heute schnell die Initiative und nutzen die zur Verfügung stehenden Buchhaltungsdaten für eine aktive Problemlösung. Die Mitarbeiter beginnen, proaktiv Lösungen für die Neugestaltung von Prozessen vorzuschlagen, was die Effizienz nachhaltig steigert.

Zukunftssichere Infrastruktur mit FloQast + AWS

Die Infrastruktur von FloQast wird in der AWS Public Cloud bereitgestellt. Durch den Einsatz von AWS CloudWatch zur Sicherung und Überwachung wird eine stabile und performante Grundlage für die Anwendung gewährleistet, auf die sich SumUp jederzeit verlassen kann.