The visible advantage: How floQast the month abschluss of sumUp

SumUp ist ein globaler Technologieanbieter für Zahlungsdienste, der über 4 Millionen Unternehmen auf der ganzen Welt bedient. Seit der Umstellung auf FloQast hat SumUp seinen Monatsabschluss beschleunigt, sodass mühsame manuelle Aufgaben entfallen und Teams auf der ganzen Welt synchronisiert werden.

SumUp wurde 2012 gegründet und hat seinen Hauptsitz in London. Das Unternehmen hat seinen Ruf darin aufgebaut, jedem Kunden, unabhängig von seiner Größe, erschwingliche Lösungen anzubieten — auch für Unternehmen, die von anderen Anbietern als zu klein angesehen werden. Angesichts der Tatsache, dass sich so viele verschiedene Unternehmen auf SumUp verlassen, muss das Unternehmen in der Lage sein, seine Bücher jeden Monat genau und effizient abzuschließen.

Vor FloQast

Da die Buchhaltungsteams über mehrere Länder (und Kontinente) verteilt waren, hatte SumUp Mühe, einen Einblick in den Geschäftsabschluss zu erhalten, den das Unternehmen jeden Monat mit Hilfe von Tabellenkalkulationsaktualisierungen verwaltete. Der Prozess war ineffizient, langwierig für die Mitarbeiter und unterbrach wertvolles Buchhaltungswissen.

Leiter der Qualitätskontrolle im Rechnungswesen Daniël Mitev wies darauf hin, dass die globale Reichweite von SumUp, über alle Jurisdiktionen und Zeitzonen hinweg, den Abschluss des Unternehmens erschwere: „Wir haben Buchhaltungszentren auf der ganzen Welt. Sie können sich also vorstellen, dass es sehr schwierig ist, all diese Teams zu synchronisieren „, sagte Mitev. Bei der Transformation des Abschlussprozesses wünschte sich SumUp eine Lösung, die den Überblick über den Fortschritt der Aufgaben erhöht, eine einfache Zusammenarbeit ermöglicht und jedem Teammitglied hilft, mehr Kontrolle über seine Arbeit zu behalten.

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Vor FloQast gab es keine einfache Möglichkeit, die Vollständigkeit der Aufgaben und Termine der Mitarbeiter zu überwachen. Jetzt haben wir alles an einem Ort: im Grunde genommen einen einheitlichen Ansatz für alle.“

‍— Daniel Mitew, Leiter der Qualitätskontrolle im Rechnungswesen

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SumUp Senior Manager für interne Kontroll- und Finanzprozesse Jordan Stoyanov wiederholte diesen Wunsch nach Transparenz, fügte jedoch hinzu, dass die frühere Abhängigkeit von manuell aktualisierten Tabellen die Gefahr mit sich brachte, dass aus dem Abschluss ein „Kästchen ankreuzen“ würde — im Grunde genommen „manuelle Arbeit ohne Logik“.

Vor diesem Hintergrund suchten Stoyanov und sein Team nach einer flexibleren Buchhaltungsplattform, die den Buchhaltern von SumUp dabei half, ihre Monatsabschluss Abschlusszahlen zu verfolgen und zu verbessern — und eine Plattform, die den langfristigen Geschäftszielen des Unternehmens entsprach. Er stellte fest, dass die Kernwerte und der Buchhaltungsansatz von FloQast denen des SumUp-Buchhaltungsteams insofern entsprachen, als die Plattform die Transparenz erhöht, Arbeitsabläufe rationalisiert und das Nutzererlebnis in den Mittelpunkt stellt — Faktoren, die im Hinblick auf den Börsengang des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sein werden.

„Wir hatten ein Gespräch mit unserem CFO“, sagte Stoyanov. „Wir haben die Vorteile aufgezeigt und gezeigt, was wir in Zukunft gewinnen könnten. Deshalb haben wir uns für FloQast entschieden.“

Einfache Integration

Das umfangreiche Fachwissen und die Unterstützung, die das FloQAST-Team zur Verfügung gestellt hat vorher, währenddessen und nachher Die Implementierung war ein entscheidender Faktor, um sicherzustellen, dass die Close-Transformation von SumUp reibungslos, einfach und erfolgreich verlief. „Jeder, mit dem wir gesprochen haben, auch die kaufmännischen Leute, hatte einen buchhalterischen Hintergrund“, sagte Stoyanov. „Das war sehr vorteilhaft.“

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Die FloQast-Kultur ist unserer sehr nahe. Von Buchhaltern für Buchhalter entwickelte Tools.“

‍— Jordan Stoyanov, Senior Manager für interne Kontroll- und Finanzprozesse

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Mitev betonte die Leichtigkeit und Effizienz des FloQast-Einrichtungsprozesses, der vor einer nahtlosen SAP-Integration „unkomplizierte“, „benutzerfreundliche“ Schulungen und Materialien beinhaltete. Stoyanov schätzte, dass das gesamte FloQast-System in weniger als 2 Wochen betriebsbereit war, komplett mit Google Drive-Integrationen.

Mitev fügte hinzu, dass das SumUp-Buchhaltungsteam von der „reibungslosen, reibungslosen Integration“ von SAP in das neue System begeistert war. Die Zahlen für Testsalden wurden bereits in FloQast eingegeben und die Daten fließen viermal täglich zwischen den beiden Systemen.

Bessere Sichtbarkeit während des Schließens

Die größte Wirkung von FloQast für SumUp war der Monatsabschluss, bei dem Genauigkeit und Effizienz entscheidend sind und die Verantwortlichkeiten auf globale Teams aufgeteilt sind. In diesem Umfeld benötigen die Buchhaltungsteams von SumUp einen klaren Überblick über die Arbeit der anderen, um Fortschritte verfolgen, Herausforderungen bewältigen und Termine einhalten zu können.

Vor FloQast Implementierung abschließenDie Buchhaltungsteams von SumUp erstellten jedoch vor dem neuen Abschluss Kopien der Tabellen des Vormonats, passten die relevanten Daten manuell an und sorgten dann dafür, dass alle per E-Mail über die Änderungen informiert wurden — und das alles bei steigendem Termindruck. Dieser Prozess war zeitaufwändig, bedeutete aber auch, dass das SumUp-Team oft Schwierigkeiten hatte, nützliche Daten aus dem Abschluss abzuleiten, und wenig Einblick in die Herausforderungen hatte, die den Fortschritt verzögerten — und die Bemühungen zur Verkürzung der Bearbeitungszeiten behinderten. In einigen Fällen bedeutete diese mangelnde Sichtbarkeit, dass Probleme erst spät im Abschlussprozess behoben werden mussten.

FloQast sorgte für diese Sichtbarkeit. Verwenden Das Dashboard-Tool von FloQast, SumUp ist jetzt in der Lage, jeden Aspekt des Geschäftsabschlusses im Detail zu betrachten und sich auf die Schwachstellen des Vormonats zu konzentrieren, herauszufinden, welche Prozesse zu Verzögerungen geführt haben, welche Teams beteiligt waren und, was am wichtigsten ist, warum Probleme sind aufgetreten.

„Mit FloQast können Sie den Prozess verfolgen und sich darauf konzentrieren“, so Stoyanov. „Haben wir zum Beispiel Probleme zwischen Unternehmen? Haben wir Probleme mit Kreditoren? Wir haben Transparenz, das ist entscheidend — besonders in einem Unternehmen, in dem Sie mehrere Buchhaltungsstandorte haben.“

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FloQast ist Teil jeder Diskussion rund um den Abschluss. Die Leute erkennen es als ein Werkzeug, um sich in der Nähe zurechtzufinden.“

‍— Jordan Stoyanov, Senior Manager für interne Kontroll- und Finanzprozesse

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Änderung der Denkweise

Neben der Funktionalität der FloQast-Plattform wies Stoyanov auf einen weniger sichtbaren Vorteil hin: die veränderte Denkweise des SumUp-Buchhaltungsteams. Die Flexibilität der FloQast-Tools bedeutet, dass die SumUp-Teammitglieder nie einen Punkt erreichen, an dem der Abschluss zu einer „mechanischen“ Übung wird, sondern schnell die Initiative ergreifen und mit der Problemlösung beginnen können, während ihnen wichtige Buchhaltungsdaten und Ressourcen buchstäblich zur Verfügung stehen.

„Mit FloQast fangen die Leute an, über den Abschluss nachzudenken“, sagte Stoyanov. „Proaktiv Lösungen vorschlagen, die wir umsetzen könnten — für eine Neugestaltung des Prozesses, für genauere Zahlen, mehr Effizienz.“

FloQast + AWS

Die Infrastruktur von FloQast wird in der AWS Public Cloud erstellt und bereitgestellt. FloQast verwendet AWS CloudWatch zur Sicherung, Wartung und Überwachung der AWS-Umgebung, um eine stabile Grundlage für die FloQAST-Anwendung zu gewährleisten.