L'avantage de la visibilité : comment FloQast améliore la clôture mensuelle de SumUp

SumUp est un fournisseur mondial de technologies de services de paiement au service de plus de 4 millions d'entreprises dans le monde. Depuis son passage à FloQast, SumUp a augmenté sa clôture mensuelle, en éliminant les tâches manuelles fastidieuses et en synchronisant les équipes du monde entier.

Fondée en 2012 et basée à Londres, SumUp a bâti sa réputation en proposant des solutions abordables à tous ses clients, quelle que soit leur taille, y compris aux entreprises qui pourraient être considérées comme trop petites par d'autres fournisseurs. Avec autant d'entités différentes qui font confiance à SumUp, l'entreprise doit être en mesure de clôturer ses comptes chaque mois avec précision et efficacité.

Avant FloQast

Avec des équipes comptables réparties dans plusieurs pays (et continents), SumUp avait du mal à se faire une idée de sa clôture, qu'elle gérait via des mises à jour de ses feuilles de calcul chaque mois. Le processus était inefficace, fastidieux pour les employés et fragmentait de précieuses connaissances comptables.

Superviseur du contrôle qualité comptable Daniel Mitev a souligné que la présence mondiale de SumUp, quelles que soient les juridictions et les fuseaux horaires, compliquait la fermeture de l'entreprise : « Nous avons des hubs comptables dans le monde entier. Vous pouvez donc imaginer qu'il est très difficile de synchroniser toutes ces équipes », a déclaré Mitev. Pour transformer son système de gestion, SumUp recherchait une solution permettant d'améliorer la visibilité de l'avancement des tâches, de faciliter la collaboration et d'aider chaque membre de l'équipe à mieux contrôler son travail.

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Avant FloQast, il n'existait aucun moyen simple de contrôler l'exhaustivité des tâches et des délais des personnes. À présent, tout est centralisé au même endroit : en gros, une approche unifiée pour tout le monde.

‍– Daniel Mitev, Accounting Quality Control Supervisor

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Responsable senior du contrôle interne et des processus financiers de SumUp Yordan Stoyanov a fait écho à ce désir de visibilité mais a ajouté que le recours passé à des feuilles de calcul mises à jour manuellement risquait de transformer la clôture en un exercice de « cocher des cases », essentiellement « un travail manuel sans aucune logique ».

C'est dans cette optique que Stoyanov et son équipe recherchaient une plateforme comptable plus flexible qui aiderait les comptables de SumUp à améliorer leurs résultats de clôture mensuelle et à les améliorer, tout en répondant aux ambitions commerciales à long terme de l'entreprise. Il a noté que les valeurs fondamentales et l'approche de FloQast en matière de comptabilité correspondaient à celles de l'équipe comptable de SumUp dans la mesure où la plateforme accroît la transparence, rationalise les flux de travail et centre les expériences des utilisateurs, des facteurs qui seront essentiels à l'approche de l'introduction en bourse de l'entreprise.

« Nous avons eu une discussion avec notre directeur financier », a déclaré Stoyanov. « Nous avons montré les avantages et les avantages que nous pouvions y gagner à l'avenir. C'est pourquoi nous avons choisi FloQast. »

Facilité d'intégration

La profondeur de l'expertise et du soutien fournis par l'équipe FloQast avant, pendant et après la mise en œuvre a joué un rôle essentiel pour garantir la fluidité, la simplicité et le succès de la transformation de SumUp Close. « Toutes les personnes à qui nous avons parlé, même les commerciaux, avaient une formation en comptabilité », explique Stoyanov. « Cela a été très bénéfique. »

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La culture FloQast est très proche de la nôtre. Des outils conçus par des comptables, pour des comptables. »

‍— Yordan Stoyanov, Senior Finance Leader

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Mitev a souligné la facilité et l'efficacité du processus de configuration de FloQast, qui impliquait des sessions de formation et des supports de formation « simples » et « conviviaux », avant une intégration SAP transparente. Stoyanov a estimé que l'ensemble du système FloQast était opérationnel en moins de 2 semaines, avec Intégrations avec Google Drive.

Mitev a ajouté que l'équipe comptable de SumUp était ravie de « l'intégration fluide » de SAP dans le nouveau système, avec des numéros de balance de vérification préremplis dans FloQast et des données circulant entre les deux systèmes 4 fois par jour.

Visibilité accrue pendant la fermeture

L'impact le plus important de FloQast pour SumUp a été la clôture mensuelle, où la précision et l'efficacité sont essentielles, et les responsabilités sont réparties entre les équipes mondiales. Dans cet environnement, les équipes comptables de SumUp ont besoin d'une visibilité claire sur le travail des autres équipes afin de suivre les progrès, de relever les défis et de respecter les délais.

Avant Implémentation de FloQast Close, toutefois, les équipes comptables de SumUp copiaient les feuilles de calcul du mois précédent avant la nouvelle clôture, ajustaient manuellement les données pertinentes, puis s'assuraient que tout le monde était informé des modifications par e-mail, le tout dans un contexte de délais de plus en plus serrés. Ce processus prenait beaucoup de temps, mais l'équipe SumUp avait souvent du mal à obtenir des données utiles dès sa clôture, sans se faire une idée des défis qui retardaient les progrès et entravaient les efforts visant à réduire les délais de réalisation. Dans certains cas, ce manque de visibilité a obligé à résoudre les problèmes à un stade avancé de la procédure de clôture.

FloQast a fourni cette visibilité. En utilisant L'outil de tableau de bord de FloQast, SumUp est désormais en mesure de visualiser en détail tous les aspects de sa clôture, de se concentrer sur les points faibles du mois précédent, de découvrir quels processus ont entraîné des retards, quelles équipes étaient impliquées et, surtout, pourquoi des problèmes sont survenus.

« Avec FloQast, vous pouvez voir le processus et commencer à vous concentrer », explique Stoyanov. « Par exemple, avons-nous des difficultés interentreprises ? Avons-nous des difficultés avec les comptes clients ? Nous avons de la visibilité, c'est l'essentiel, surtout dans une entreprise où vous avez plusieurs sites comptables. »

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FloQast participe à toutes les discussions relatives à la clôture. Les gens le considèrent comme un outil qui leur permet de naviguer dans la zone rapprochée. »

‍— Yordan Stoyanov, Senior Finance Leader

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Changement d'état d'esprit

Au-delà des fonctionnalités de la plateforme FloQast, Stoyanov a souligné un avantage moins visible : le changement d'état d'esprit de l'équipe comptable de SumUp. La flexibilité des outils FloQast signifie que les membres de l'équipe SumUp n'arrivent jamais à un point où la clôture devient un exercice « mécanique », mais peuvent rapidement prendre l'initiative et commencer à résoudre les problèmes avec des données et des ressources comptables critiques littéralement à portée de main.

« Grâce à FloQast, les gens commencent à penser à la clôture », explique Stoyanov. « Suggérer de manière proactive des solutions que nous pourrions mettre en œuvre, pour repenser le processus, obtenir des chiffres plus précis et plus d'efficacité. »

Flowast et AWS

L'infrastructure de FloQast est construite et déployée sur le cloud public AWS. FloQast utilise AWS CloudWatch pour sécuriser, gérer et surveiller l'environnement AWS afin de garantir une base stable à l'application FloQast.