efficiency increase: How gong with floQast the communication and optimated its month abschluss

Amit Dolev wollte wissen, was am Monatsabschluss funktionierte und was nicht. Er wollte alle Schritte — zusammen mit den wichtigsten Leistungsindikatoren — an einem Ort sehen, damit er und sein Buchhaltungsteam besser und schneller arbeiten konnten.

Das hat ihn an FloQast begeistert.

„Meine erste Reaktion war ‚Endlich! ' anstatt die gleichen Dinge zu tun, die wir immer und immer wieder getan haben — tägliche To-Do-Listen, Status-Updates usw. — war dies eine Möglichkeit, unseren Abläufen Struktur zu verleihen. Ich war wirklich begeistert, dass es für uns eine Möglichkeit geben würde, einen Schritt zurückzutreten und zu analysieren, was wir tun, um zu verstehen, was funktioniert und was verbessert werden könnte „, sagte Amit.

Als EMEA-Controller für GongAmit und sein Team, der führende Anbieter von Revenue Intelligence mit 4.000 Kunden, implementierten FloQast im April 2022, um das hohe Wachstum und die ehrgeizigen Ziele des Unternehmens besser zu unterstützen.

Amit wusste, dass die Verbesserung der Kommunikation — insbesondere gegen Monatsabschluss — für sein globales Team einen großen Unterschied machen könnte.

„Wir wollten eine bessere Art der Kommunikation zwischen den Teams schaffen, insbesondere in Bezug auf die Projekte, an denen wir gearbeitet haben“, sagte Amit. „Es ging nicht so sehr darum, zu kommunizieren, dass Sie mit einer bestimmten Aufgabe fertig sind: Wir wollten ein Tool implementieren, das uns hilft, unseren Prozess zu rationalisieren und klar zu machen, wer wann an was arbeitet und wann sie fertig sind.“

Herzen und Köpfe gewinnen — und Produktivität auf einem neuen Niveau

Kim Le, Senior Manager, Corporate Accounting & Reporting, trat dem Unternehmen nach der FloQast-Implementierung bei. Sie hatte keine Erfahrung mit der Automatisierung von Buchhaltungsabläufen und gab zu, dass sie sich nicht sicher war, wie sich das neue Tool auf ihren Onboarding-Prozess auswirken würde. Diese Bedenken verschwanden jedoch schnell, als sie anfing, das Produkt täglich zu verwenden.

„Ich hatte noch nie zuvor ein solches Tool benutzt, und natürlich bringt der Beginn eines neuen Jobs ein gewisses Maß an Angst mit sich, wenn man versucht, den engen Prozess und die Abläufe zu verstehen, die für jedes Unternehmen spezifisch sind. In der Vergangenheit habe ich meinen Kalender und meine Termine in Excel verwaltet, um den Überblick zu behalten. Mit FloQast wird jedoch alles täglich beschrieben, und der Detaillierungsgrad, den wir in FloQast integriert haben, bei dem jeder Schritt ein Verfahren ist, hat meinen Lernprozess erheblich beschleunigt und mir geholfen, die technischen Aspekte der Arbeit schnell zu verstehen.“

Sarah Del Rio, die zur gleichen Zeit wie die Global Controllerin in das Unternehmen eintrat, merkte auch an, dass die Einrichtung von FloQast ihren Onboarding-Prozess vereinfachte und ihr gleichzeitig einen schnelleren, ganzheitlicheren Überblick über die Funktionsweise des Unternehmens verschaffte.

„FloQast hat uns ein umfassenderes Verständnis unseres Close-Prozesses vermittelt, einschließlich der Aufgaben und Fortschritte der einzelnen Teammitglieder“, sagte Sarah. „Dadurch konnten wir Rollen und Verantwortlichkeiten auf einer höheren Ebene beurteilen und sicherstellen, dass wir die richtigen Leute in den richtigen Positionen hatten. Aus organisatorischer Sicht war dies unglaublich vorteilhaft und trug zur Rationalisierung unserer Abläufe bei.“

Teamaufgaben, Fortschritte und Abschlüsse — alles auf einen Blick

Kim verwendet das Produkt seit über einem Jahr und sieht FloQast als entscheidend für den Erfolg des Teams an. Sie erzählte, wie es ihre Abschlussarbeiten optimiert hat, indem doppelte Aufgaben identifiziert und ihr Abschluss insgesamt effizienter, genauer und zeitnaher gestaltet wurde.

„Ich verwende FloQast täglich und es ist ein unverzichtbares Tool für unser gesamtes Team“, sagte Kim. „Wir können leicht auf die Checkliste zugreifen und sehen, welche Aufgaben am aktuellen Tag oder in naher Zukunft fällig sind.“

Als Prüfungsverantwortliche:r konzentriert sich Kim auf zwei Hauptbereiche: Themen, die zur Bewertung bereit sind, und Aufgaben, die überfällig sind. Mithilfe der FloQast-Dashboards kann sie schnell den Status offener Aufgaben einsehen, mit den Erstellern Kontakt aufnehmen und alle Hindernisse beseitigen, auf die sie bei der Einhaltung von Fristen stoßen könnten.

„Nach dem Geschäftsschluss stellen wir sicher, dass alle Arbeitspapiere unterzeichnet und abgeschlossen sind, führen Vollständigkeitsprüfungen der Abstimmungen durch und gleichen Konten mit den Salden in der Bilanz ab“, sagte Kim. „Wir verlassen uns bei diesen kritischen Aufgaben täglich auf FloQast.“

Auf die Frage, was ihre Lieblingsfunktion ist, verdoppelte Le den Filter „Bereit zur Überprüfung“, den FloQast anbietet.

„Dieser Filter ist mein Google Maps für diesen Tag“, sagte sie. „Es sagt mir genau, was ich tun muss, und genau das brauche ich. Diese Filter in der Checkliste von FloQast zu haben, hilft mir, einen Überblick darüber zu bekommen, wo sich jeder mit seinen Aufgaben befindet.“

Das Reconciliation Management verbessert die Genauigkeit und spart Zeit

Für jeden Accountant ist Genauigkeit entscheidend. Aber da ein Unternehmen so schnell wuchs wie Gong, wurde die Sicherstellung einer gleichbleibenden Genauigkeit für das Team zu einem Grund zur Sorge. Um dem abzuhelfen, wandte sich das Team an FloQast Reconciliation Management für seine Kontoabstimmungen.

„FloQast Reconciliation Management ist eine hervorragende Funktion“, sagte Amit. „Wenn man bedenkt, wie stark wir gewachsen sind, gab es viel Hin und Her, wobei sich die Zahlen geändert haben. Manchmal erwischten wir sie ziemlich spät im Prozess. Mit FloQast erhalten wir zeitnah Benachrichtigungen, wenn eine Nummer geändert wird, wodurch jegliche Fehlkommunikation oder verpasste Updates vermieden werden.“

Kim stimmt zu, dass Reconciliation Management angesichts ihrer Rolle von entscheidender Bedeutung war.

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Ich liebe diese Fähigkeit absolut. Vor FloQast habe ich mehrmals am Tag eine Rohbilanz durchgeführt und ständig nach Änderungen gesucht. Jetzt verlasse ich mich ausschließlich darauf, dass FloQast mich benachrichtigt, wenn eine Änderung erfordert, dass wir unsere Arbeitspapiere erneut lesen. Die E-Mail-Benachrichtigung ist eine großartige Ergänzung, da ich sie jeden Morgen problemlos überprüfen kann.“

- Kim Lee, Senior Manager, Unternehmensrechnung und Berichterstattung

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„Seelenfrieden, eine Menge Selbstvertrauen“

Auf die Frage, ob sie FloQast Controllern in ähnlichen Situationen wie ihr empfehlen würde, zögert Sarah Del Rio nicht.

„FloQast macht unser Team insgesamt effizienter“, sagte Sarah. „Durch die Bereitstellung von Sichtbarkeit und Klarheit hat es eine Kultur der Rechenschaftspflicht gefördert. Mit FloQast müssen Sie nicht mehr ständig Teammitglieder ausfindig machen oder tägliche Gespräche führen, um den Fortschritt zu überwachen. Die Transparenz der Plattform hat es einfach gemacht, zu erkennen, wo alle stehen, und sie für ihre Aufgaben zur Rechenschaft zu ziehen.“

Amit schloss sich diesen Gefühlen an und stellte fest, dass das Vertrauen, das FloQast ihm entgegenbringt, enorm wertvoll ist.

„FloQast gibt mir die Gewissheit, dass alles unter Kontrolle ist“, sagte Amit. „Die Sichtbarkeit ist so wichtig für ein Team, das nach Geografie und zahlreichen Zeitzonen getrennt ist, aber zu wissen, dass die Zahlen korrekt sind und nichts versehentlich geändert wird, gibt mir eine Menge Selbstvertrauen.“