Débloquer l'efficacité : comment Gong a rationalisé sa communication et optimisé sa clôture de fin de mois grâce à FloQast

Amit Dolev voulait savoir ce qui fonctionnait et ce qui ne fonctionnait pas à la fin du mois. Il voulait voir toutes les étapes en un seul endroit, ainsi que les indicateurs de performance clés, afin que lui et son équipe comptable puissent s'améliorer plus rapidement.

C'est ce qui l'a enthousiasmé pour FloQast.

« Ma première réaction a été « Enfin ! » au lieu de faire les mêmes choses que nous ne cessons de faire — listes de tâches quotidiennes, mises à jour de statut, etc. — c'était une façon de structurer nos opérations. J'étais vraiment enthousiaste à l'idée de pouvoir prendre du recul et analyser ce que nous faisions afin de comprendre ce qui fonctionnait et ce qui pouvait être amélioré », a déclaré Amit.

En tant que contrôleur EMEA pour Gong, le leader de la Revenue Intelligence avec 4 000 clients, Amit et son équipe ont mis en œuvre FloQast en avril 2022 pour mieux soutenir la forte croissance et les objectifs ambitieux de l'organisation.

Amit savait que l'amélioration de la communication, en particulier à la fin du mois, pourrait faire une grande différence pour son équipe internationale.

« Nous voulions créer un meilleur moyen de communication entre les équipes, en particulier en ce qui concerne les projets sur lesquels nous travaillions », explique Amit. « Il ne s'agissait pas tant de communiquer que vous en aviez terminé avec une certaine tâche : nous voulions mettre en œuvre un outil qui nous aiderait à rationaliser notre processus et à indiquer clairement qui travaillait sur quoi, quand et quand. »

Gagner les cœurs et les esprits et atteindre de nouveaux niveaux de productivité

Ayant rejoint l'organisation après la mise en œuvre de FloQast, Kim Le, directrice principale de la comptabilité et des rapports d'entreprise, n'avait aucune expérience de l'automatisation des flux de travail comptables et a admis qu'elle n'était pas certaine de l'impact du nouvel outil sur son processus d'intégration. Cependant, ces inquiétudes se sont rapidement dissipées lorsqu'elle a commencé à utiliser le produit quotidiennement.

« Je n'avais jamais utilisé un tel outil auparavant et, naturellement, le fait de commencer un nouvel emploi suscite un certain niveau d'anxiété lorsque vous essayez de comprendre le processus et les procédures spécifiques à chaque entreprise. Dans le passé, je gérais mon calendrier et mes échéances dans Excel pour rester sur la bonne voie. Cependant, avec FloQast, tout est décrit au quotidien, et le niveau de détail que nous avons intégré à FloQast, où chaque étape est une procédure, a considérablement accéléré mon processus d'apprentissage et m'a aidé à comprendre rapidement les aspects techniques du travail. »

Sarah Del Rio, qui a rejoint l'entreprise en même temps que son contrôleur mondial, a également noté que la mise en place de FloQast avait simplifié son processus d'intégration tout en lui donnant une vision plus rapide et plus globale de son fonctionnement.

« FloQast nous a permis de mieux comprendre notre processus de clôture, y compris les tâches et les progrès de chaque membre de l'équipe », a déclaré Sarah. « Cela nous a permis d'évaluer les rôles et les responsabilités à un niveau supérieur, en nous assurant que nous avions les bonnes personnes aux bons postes. D'un point de vue organisationnel, cela a été incroyablement bénéfique et a contribué à rationaliser nos opérations. »

Tâches, progrès et réalisations de l'équipe, le tout dans une seule vue

Ayant utilisé le produit pendant plus d'un an, Kim a déclaré qu'elle considérait FloQast comme essentiel au succès de l'équipe. Elle a expliqué comment elle avait rationalisé leur clôture en identifiant les tâches redondantes et en rendant leur clôture globale plus efficace, précise et opportune.

« J'utilise FloQast quotidiennement, et c'est un outil essentiel pour toute notre équipe », a déclaré Kim. « Nous pouvons facilement accéder à la liste de contrôle et voir quelles tâches doivent être effectuées le jour en cours ou dans un avenir proche. »

En tant qu'évaluatrice, Kim se concentre sur deux domaines clés : les éléments prêts à être évalués et les tâches en retard. À l'aide des tableaux de bord FloQast, elle peut rapidement voir l'état des tâches en cours, effectuer un suivi auprès des préparateurs et surmonter les obstacles auxquels ils peuvent être confrontés pour respecter les délais.

« Après la clôture, nous veillons à ce que tous les documents de travail soient signés et complétés, nous vérifions l'exhaustivité des rapprochements et rapprochons les comptes avec les soldes du bilan », a déclaré Kim. « Nous comptons sur FloQast au quotidien pour ces tâches critiques. »

Lorsqu'on lui a demandé quelle était sa fonctionnalité préférée, Mme Le a insisté sur le filtre « prêt à évaluer » proposé par FloQast.

« Ce filtre est mon Google Maps du jour », a-t-elle déclaré. « Cela me dit exactement ce que je dois faire, et c'est exactement ce dont j'ai besoin. Le fait d'avoir ces filtres sur la liste de contrôle de FloQast m'aide à me faire une idée de la situation de chacun dans ses tâches. »

La gestion des rapprochements améliore la précision et permet de gagner du temps

Pour chaque comptable, la précision est cruciale. Mais comme l'entreprise connaissait une croissance aussi rapide que Gong, garantir une précision constante est devenu une source de préoccupation pour l'équipe. Pour y remédier, l'équipe s'est tournée vers Gestion de la réconciliation FloQast pour ses rapprochements de comptes.

« La gestion de réconciliation FloQast est une excellente fonctionnalité », a déclaré Amit. « Compte tenu de notre croissance, il y a eu beaucoup de va-et-vient avec des chiffres qui ont changé. Parfois, nous les retrouvions assez tard dans le processus. Avec FloQast, nous recevons des notifications en temps opportun chaque fois qu'un numéro est modifié, évitant ainsi toute erreur de communication ou toute mise à jour manquée. »

Kim convient que la gestion de la réconciliation a joué un rôle déterminant compte tenu de son rôle.

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J'adore cette capacité. Avant FloQast, j'effectuais une balance d'essai plusieurs fois par jour, en vérifiant constamment les changements. Maintenant, je compte uniquement sur FloQast pour m'avertir chaque fois qu'un changement nous oblige à revoir nos documents de travail. La notification par e-mail est un excellent ajout car je peux facilement la consulter tous les matins.

- Kim Le, Senior Manager, Corporate Accounting & Reporting

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Tranquillité d'esprit, beaucoup de confiance

Lorsqu'on lui demande si elle recommanderait FloQast aux contrôleurs se trouvant dans des situations similaires à la sienne, Sarah Del Rio n'hésite pas.

« FloQast rend notre équipe plus efficace dans l'ensemble », a déclaré Sarah. « En apportant visibilité et clarté, il a favorisé une culture de responsabilité. Avec FloQast, il n'est plus nécessaire de suivre en permanence les membres de l'équipe ou d'engager des conversations quotidiennes pour suivre les progrès. La transparence de la plateforme a permis de voir facilement où en est chacun et de le tenir responsable de ses tâches. »

Amit s'est fait l'écho de ces sentiments, soulignant que la confiance que FloQast lui accorde est extrêmement précieuse.

« FloQast me donne la tranquillité d'esprit en sachant que tout est sous contrôle », a déclaré Amit. « La visibilité est très importante pour une équipe séparée par des zones géographiques et de nombreux fuseaux horaires, mais le fait de savoir que les chiffres sont exacts et que rien n'est modifié par accident me donne beaucoup de confiance. »