Changer la donne : 5 fonctionnalités puissantes d'un logiciel de gestion rapprochée

Vous arrive-t-il de vous retrouver assis devant votre ordinateur, la tête dans la main, après une nouvelle fin de mois chaotique dans votre service de comptabilité en vous disant : « Il doit y avoir une meilleure façon de procéder ! »

Il y a. C'est ce qu'on appelle un logiciel de gestion rapprochée.

Le logiciel de gestion de clôture a été conçu pour rationaliser le processus de clôture de fin de mois, souvent désorganisé et très manuel. Il s'agit essentiellement d'un moyen pour les chefs d'équipe comptable de remplacer les nombreuses réunions de mise à jour de statut qu'ils ont l'habitude d'organiser par un tableau de bord unique qui offre une visibilité sur toutes les tâches en suspens et leur situation.

Aussi bénéfique que cela puisse être, un logiciel de gestion rapprochée offre également aux équipes comptables bien plus que de la transparence. Voici cinq façons dont FloQast aide les comptables.

Guichet unique

Si quelqu'un était absent pendant une semaine en raison d'un grave cas de grippe, votre équipe pourrait-elle tout de même terminer la procédure ?

Chris Zuniga, directeur de la comptabilité du Center For Family Support, s'est vite rendu compte que la plupart des travaux effectués par ses comptables étaient basés sur des informations qu'ils avaient mémorisées au fil des ans. Il n'y avait aucune documentation existante.

« Les processus et les procédures de chacun étaient dans leur tête », se souvient-il. « Si un membre de l'équipe n'était pas au bureau ou était en vacances, je ne saurais pas où il se trouve. »

Proximité des offres de logiciels de gestion un endroit central pour gérer la clôture, les documents relatifs au logement, les listes de contrôle et les réconciliations. Le logiciel vous permet de définir un flux de travail reproductible et offre de la transparence afin que votre équipe puisse voir sur quoi tout le monde travaille, ajoutant ainsi un nouveau niveau de responsabilité à l'ensemble.

« FloQast permet aux gens d'être honnêtes », a déclaré Zuniga. « Le système peut vous indiquer la prochaine étape si vous en avez terminé avec quelque chose. BS n'a donc aucune marge de manœuvre. »

Le fait de centraliser les informations et les processus facilitera l'intégration des nouveaux membres de l'équipe et éliminera les connaissances tribales d'un service comptable qui peuvent compliquer son fonctionnement.

Travaillez mieux ensemble

Est-ce que tout le monde connaît le plan et le rôle qu'il doit jouer à la fin du mois ? En permettant à votre équipe de collaborer plus efficacement, vous économiserez du temps, de l'énergie et des ressources. La définition des flux de travail et la standardisation des processus réduiront le nombre de questions et clarifieront les conversations sur la situation actuelle, sans parler de la duplication des efforts.

FloQast n'est pas seulement un endroit central où tout peut être stocké, comme les pièces justificatives, mais c'est aussi un endroit central où tout le monde peut communiquer. Vous pouvez communiquer avec les membres de l'équipe sur les détails concernant la clôture lorsque vous utilisez Notes de révision dans FloQast.

Dans le cas du fabricant de mousse de polyuréthane, Innocor, FloQast est devenu l'outil qui a permis de mettre sur la même longueur d'onde l'équipe de comptables de l'entreprise, composée de personnes géographiquement dispersées et souvent itinérantes, réduisant ainsi considérablement le nombre de réunions de mise à jour nécessaires.

« Nous étions très enthousiastes à l'idée de connaître la position de chacun, de manière constante », a déclaré Odete Vieira, comptable principale d'Innocor. « Auparavant, nous avions des réunions de statut deux fois par jour par téléphone, mais après avoir commencé à utiliser FloQast, nous n'en avons plus. Nous ne nous réunissons qu'une fois par semaine maintenant. Cela a fait une grande différence. »

Réglez-le et oubliez-le

Combien de lignes et de transactions votre équipe doit-elle concilier ? Des centaines ? Des milliers ? Votre équipe comptable est formidable, mais les robots le sont aussi, et il serait peut-être préférable que votre équipe de comptabilité consacre son temps à d'autres tâches. Logiciel de rapprochement de comptes comme Gestion du rapprochement FloQast utilise l'IA qui permet d'automatiser le rapprochement des comptes. L'élimination du travail manuel de rapprochement des transactions accélérera votre processus de rapprochement et permettra à vos comptables de se concentrer sur l'analyse et la résolution de problèmes financiers de niveau supérieur. Cela pourrait littéralement faire gagner des jours à votre équipe chaque mois.

Les processus manuels sont également notoirement plus sujets aux erreurs. L'automatisation du processus de rapprochement vous aidera à produire des rapports financiers de meilleure qualité avec moins d'erreurs.

Il a fallu plusieurs jours à Joel Theimer, coordinateur comptable pour Demme Learning, pour faire correspondre manuellement les transactions et la première fois qu'il a utilisé FloQast Matching, 97 % ont été jumelés en quelques minutes, une amélioration spectaculaire pour l'entreprise.

« Je suis convaincu que Matching ne manquera aucun chiffre. Il ne va pas transposer des chiffres et les faire correspondre à quelque chose qu'il ne devrait pas, alors que mes yeux peuvent simplement parcourir un fichier », explique Theimer.

Joue bien avec les autres

En tant qu'entreprise créée par des comptables, l'équipe de FloQast est parfaitement consciente de l'attachement des professionnels de la finance et de la comptabilité à Excel. L'approche intégrée à Excel de FloQast offre une solution robuste de gestion rapprochée sans avoir besoin de formulaires Web.

Directrice des systèmes financiers chez Welltok, Judith Mageras avait un ensemble de besoins très spécifiques lors de l'achat d'un logiciel de rapprochement de comptes. Il devait s'intégrer de manière appropriée à Intacct, y compris un système d'immobilisation intégré, des modules de contrats et des outils pour faciliter l'ASE 606, tous des outils que l'équipe utilisait déjà et qui étaient essentiels au succès de son équipe. FloQast s'est parfaitement intégré à l'ERP.

En fait, FloQast s'entend avec à peu près tout le monde, y compris Oracle NetSuite et Sage Intacct, SAP, Microsoft et Workday.

Réparez-le plus rapidement

Un feedback plus rapide signifie des corrections plus rapides. Pour de nombreuses équipes comptables, il n'est pas possible d'effectuer une analyse des fluctuations chaque mois, du moins de manière cohérente, étant donné la longueur du processus. En utilisant Analyse des flux FloQast, vous serez en mesure de comprendre si le solde d'un grand livre général a sensiblement varié d'une période à l'autre d'un pourcentage ou d'un montant fixe, ce qui vous aidera à identifier et à signaler les problèmes le plus rapidement possible.

En répétant les mêmes processus chaque mois avec de la documentation, vous découvrirez également comment vous pouvez vous améliorer. Le logiciel de gestion rapprochée de FloQast vous permettra de voir où se trouvent les goulots d'étranglement dans votre processus et les opportunités d'amélioration lors de votre clôture de fin de mois. Votre analyse des processus existants peut être effectuée en temps réel, à l'aide de mesures mensuelles pour vous aider à réaffecter les ressources.