La clôture de fin de mois est un processus visant à vérifier et à ajuster les soldes des comptes à la fin de la période afin de produire des rapports qui représentent la situation financière d'une entreprise.

Clôturer les comptes est une obligation comptable fondamentale, mais si votre équipe craint de devoir fermer ses comptes tous les mois, il est probablement temps de trouver une méthode de travail plus intelligente et plus rapide. Grâce aux bonnes données, aux bons outils logiciels et à la bonne expertise, les directeurs financiers peuvent réduire, voire éliminer, les tâches manuelles fastidieuses liées à la clôture, ce qui leur permet de gagner de la vie plus facile pour leurs employés, et en faisant un pas vers un avenir numérique plus rapide et plus efficace.

Pour exploiter le potentiel de l'automatisation logicielle, vous devez d'abord comprendre ce qui est à l'origine de vos principaux problèmes et quelles stratégies d'intégration technologique vous aideront à les résoudre. Aidez votre entreprise à faire les premiers pas vers une clôture rationalisée et automatisée grâce à notre guide.

Clôture de fin de mois : un aperçu

Qu'est-ce que la clôture de fin de mois ?

La clôture de fin de mois est le processus par lequel les entreprises vérifient, ajustent et finalisent leurs chiffres financiers pour ce mois, essentiellement en clôturant les comptes avant le début de l'exercice comptable suivant.

La clôture mensuelle comprend un ensemble d'étapes, notamment la saisie, l'examen et la documentation des transactions et des dépenses, qui doivent être effectuées avant un point limite. L'entreprise peut ensuite utiliser les données de clôture finalisées à partir de ce moment pour suivre ses performances financières d'un mois à l'autre, une tâche qui serait impossible si les factures, factures et transactions pertinentes n'étaient pas enregistrées de manière précise et en temps opportun, ou si des informations importantes des mois précédents n'étaient pas finalisées et étaient constamment mises à jour ou modifiées.

Une fois finalisés, les chiffres de clôture mensuels peuvent être transférés vers une entrée sur les bénéfices non répartis sur le bilan, et enregistrés de façon permanente pour refléter l'ensemble de l'activité financière depuis la création de la société.

Importance de l'information financière

Compte tenu de ces facteurs, la clôture mensuelle est essentielle à la performance d'une entreprise en matière d'information financière. En garantissant que les chiffres financiers restent fiables, stables et exacts d'un mois à l'autre, la clôture facilite la production d'états financiers complets et opportuns, qui, à leur tour, aident la haute direction à mesurer les progrès réalisés par rapport aux objectifs, à prévoir les flux de trésorerie et à prendre d'autres décisions importantes pour l'avenir.

Pour maintenir un niveau élevé de reporting, les équipes comptables doivent optimiser leur processus de clôture, éliminer les inefficacités et les retards dans la mesure du possible, s'adapter à l'évolution du paysage réglementaire et saisir les opportunités créées par les progrès de la technologie comptable.

Étapes clés de la clôture mensuelle

Le processus de clôture comprend les étapes suivantes :

Étape 1 — Clôturer les comptes de recettes au récapitulatif des revenus : Le résumé des revenus est un compte temporaire utilisé lors du processus de clôture. Au cours de cette première étape, les soldes de tous les comptes de recettes sont transférés vers le récapitulatif des revenus.

Étape 2 — Clôturer les comptes de dépenses au résumé des revenus : Une fois les dépenses clôturées au résumé des revenus, le solde de ce compte correspond au bénéfice net pour la période.

Étape 3 — Clôturer le résumé des revenus aux bénéfices non répartis : étant donné que le résumé des revenus est un compte temporaire, ce solde doit être clôturé aux bénéfices non répartis pour suivre les bénéfices cumulés de l'entreprise.

Étape 4 — Concilier les dividendes aux bénéfices non répartis : Les distributions en espèces ou les dividendes versés aux propriétaires au cours de la période doivent être clôturés aux bénéfices non répartis afin que le solde reflète les bénéfices que la société conserve pour ses besoins futurs.

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Organigramme de clôture de fin de mois

Les étapes exactes du processus de clôture de fin de mois varient généralement d'une entreprise à l'autre, en fonction du type de comptes et de transactions constituant ses données financières. Cependant, le processus peut être organisé selon les activités clés suivantes, visualisées dans l'organigramme ci-dessous :

Comment procédez-vous à une clôture de fin de mois ?

L'un des fondements principes comptables, la clôture des comptes est le processus qui consiste à vérifier et à ajuster les soldes de fin de mois afin de préparer des rapports reflétant les performances réelles de l'entreprise sur une période donnée. La clôture des comptes est une partie essentielle du cycle comptable et sert de point limite pour les transactions : elles ont lieu avant ou après la date de clôture. Ce point limite est créé en mettant à zéro les soldes des comptes de résultat afin que ces comptes puissent repartir à zéro pour la période suivante.

Les comptes de résultat sont temporaires : ils collectent des données pour une période donnée, qu'il s'agisse d'un mois, d'un trimestre ou d'une année. À la fin de cette période, les soldes des comptes de recettes et de dépenses sont transférés aux bénéfices non répartis du bilan. À propos de bilan, les comptes sont permanents et reflètent donc l'ensemble de l'activité financière de l'entité depuis sa création.

Le processus de clôture comporte quatre étapes spécifiques :

Étape 1 : Clôturer les comptes de revenus au récapitulatif des revenus

Le résumé des revenus est un compte temporaire utilisé lors du processus de clôture. Tout d'abord, les soldes de tous les comptes de recettes sont transférés dans le récapitulatif des revenus.

Étape 2 : Clôturer les comptes de dépenses au récapitulatif des revenus

Une fois les dépenses clôturées avec le récapitulatif des revenus, le solde de ce compte constitue le bénéfice net pour la période.

Étape 3 : Clôturer le résumé des revenus aux bénéfices non répartis

Le résumé des revenus étant un compte temporaire, ce solde doit être clôturé aux bénéfices non répartis pour suivre les bénéfices cumulés de l'entreprise.

Étape 4 : Transformer les dividendes en bénéfices non répartis

Les distributions en espèces ou les dividendes versés aux propriétaires au cours de la période doivent être clôturés aux bénéfices non répartis afin que le solde reflète les bénéfices que la société conserve pour ses besoins futurs.

Combien de temps dure une clôture de fin de mois ?

Grâce à la technologie, la clôture n'a cessé de s'accélérer, selon des enquêtes menées par Recherche Ventana. En 2014, 58 % des entreprises interrogées ont mis sept jours ou plus à fermer leurs portes, et 28 % ont eu besoin de onze jours ou plus. Seulement 29 % fermaient leurs portes dans les quatre jours. Mais dans leur enquête de 2019, 49 % seulement avaient besoin de sept jours ou plus, et près de la moitié (46 %) fermaient leurs portes dans quatre jours. Soixante et un pour cent fermaient leurs comptes dans les six jours.

Ces chiffres sont un peu plus rapides que APQC constaté en 2018, où la clôture médiane de 2 300 organisations était de 6,4 jours. Les 25 % les plus riches interrogés clôturaient leur enquête en 4,8 jours ou moins, tandis que les 25 % les plus pauvres avaient besoin de 10 jours ou plus.

Fermer plus vite signifie parfois compromis entre rapidité et précision. L'utilisation d'estimations plutôt que de calculs exacts peut permettre de gagner des heures, voire des jours. Dans de nombreux cas, ces estimations ne sont pas sensiblement différentes des données réelles. Cependant, au moment de clôturer l'exercice financier, les chiffres réels devront être déterminés. Cela signifie que la clôture de fin d'année prendra probablement au moins un jour ou deux de plus.

Il y a beaucoup de pression pour que les comptes soient clôturés le plus rapidement possible chaque mois. Les propriétaires et les dirigeants d'entreprise utilisent les états financiers du mois dernier comme point de départ pour prendre des décisions commerciales pour le mois à venir. Ainsi, plus tôt ils obtiendront les chiffres définitifs, plus tôt ils pourront voir ce qui a fonctionné le mois dernier et ce qui n'a pas fonctionné, afin de pouvoir commencer à apporter des modifications pour le mois en cours.

Meilleures pratiques pour un processus de clôture de fin de mois

En plus d'avoir un plan bien pensé et un flux de travail de fin de mois, examinons quelques bonnes pratiques qui peuvent vous aider à rendre vos processus de fin de mois aussi fluides que possible.

1. Fixez-vous un objectif. Votre organisation respecte-t-elle le délai moyen de clôture de 6,4 jours ? Que votre processus prenne plus de temps ou que vous souhaitiez terminer votre projet en moins de temps, fixez-vous comme objectif de gagner un jour de congé le mois prochain ou le trimestre suivant.
2. Ne sacrifiez pas la qualité au profit de la rapidité. Fermer les comptes peut prendre beaucoup de temps, et même s'il est bon de se fixer comme objectif de réduire le temps nécessaire pour fermer les comptes, vous ne devriez jamais faire de concessions. Cela peut entraîner des erreurs ou même l'absence de signes de fraude.
3. Tenez une réunion préalable à la clôture. Réunissez votre équipe pour une réunion préalable à la clôture afin de discuter de votre calendrier et de votre calendrier. Assurez-vous que chacun sait quelles tâches il est chargé d'accomplir. C'est également le bon moment pour discuter des problèmes survenus lors de la clôture du mois dernier et élaborer un plan pour les atténuer, si possible.
4. Automatisez dans la mesure du possible. La technologie peut rationaliser de nombreuses tâches manuelles et fastidieuses de clôture de fin de mois. Profitez donc des outils qui vous aident à collecter des données en temps réel, à rapprocher les comptes et à effectuer des calculs pour accélérer le processus tout en évitant les erreurs.

Défis courants liés à un processus de clôture de fin de mois

Pour de nombreuses équipes comptables, contrôleurs et directeurs financiers, la clôture de fin de mois implique de longues heures et un stress supplémentaire. Après tout, les responsabilités quotidiennes ne sont pas mises en pause pendant la clôture : vous êtes censé gérer les deux.

Identifier les défis courants du processus constitue la première étape pour éliminer (ou du moins minimiser) les maux de tête que peut entraîner votre clôture de fin de mois. L'un des énoncés suivants vous semble familier ?

• Les membres de l'équipe ne savent pas ce qu'il faut faire.
• Les responsables ne connaissent pas l'état d'avancement des différentes tâches.
• Les pièces justificatives se trouvent dans les e-mails des utilisateurs, sur leur disque local ou ne sont pas organisées correctement sur un lecteur partagé.
• Les rapprochements de comptes et autres documents de travail ainsi que les feuilles de calcul Excel contiennent des erreurs car quelqu'un a modifié la balance de vérification.

Tous ces problèmes peuvent être surmontés grâce à un logiciel de gestion de proximité.

Comment fermer une fin de mois dans QuickBooks ?

Lorsque vous définissez la fin de l'année dans Intuit QuickBooks, le programme met automatiquement à zéro tous les comptes de revenus et de dépenses et transfère le solde du bénéfice net aux bénéfices non répartis à la fin de votre année fiscale. Donc ça ressemble à vos livres sont fermés pour l'année, mais il ne s'agit pas d'un processus de clôture officiel. Il s'agit simplement d'une réinitialisation de la comptabilité pour l'année prochaine. Toute personne ayant accès à votre fichier QuickBooks peut y accéder et y apporter des modifications au cours du mois ou de l'année précédents, et il se peut que vous ne le sachiez pas avant que votre CPA ne prépare votre déclaration de revenus.

Pour de nombreuses petites entreprises, une clôture officielle de fin d'année peut suffire. Mais les entreprises à croissance rapide qui ont des objectifs ambitieux devront peut-être établir la cadence d'un processus de clôture mensuel afin que les décideurs disposent d'une base de référence fiable pour leur stratégie future.

L'une des meilleures pratiques consiste à fermer officiellement les livres en suivant le processus en quatre étapes suivant et à inclure un mot de passe pour graver vos chiffres dans le marbre.

Étape 1 : Vérifiez vos comptes

Connectez-vous à QuickBooks en tant qu'administrateur principal ou administrateur de l'entreprise. Effectuez toutes les tâches de la liste de contrôle ci-dessus. Une fois que vous avez établi tous vos chiffres, vous êtes prêt à fermer les comptes. Le processus est un peu différent selon que vous utilisez QuickBooks Desktop ou QuickBooks Online. Nous allons donc passer en revue ces processus de fermeture séparément.

Étape 2 : Fermez vos livres dans QuickBooks Online

1. Accédez à Paramètres (l'engrenage dans le coin) et sélectionnez Comptes et paramètres.
2. Sélectionnez l'onglet Avancé.
3. Dans la section Comptabilité, sélectionnez Modifier.
4. Cochez la case Fermer les livres.
5. Entrez une date de clôture.
6. Sélectionnez l'option « Autoriser les modifications après avoir consulté un avertissement et saisi un mot de passe » si vous souhaitez avoir besoin d'un mot de passe avant de pouvoir modifier la période de fermeture. C'est vivement recommandé.

Étape 3 : Fermez vos livres dans QuickBooks Desktop :

1. Dans le menu Edition, choisissez Préférences.
2. Dans l'onglet Préférences de l'entreprise, cliquez sur Définir la date/le mot de passe.
3. Entrez la date de clôture.
4. Sélectionnez l'option « Autoriser les modifications après avoir consulté un avertissement et saisi un mot de passe » si vous souhaitez avoir besoin d'un mot de passe avant de pouvoir modifier la période de fermeture. C'est vivement recommandé.

Comment clôturer une fin de mois dans NetSuite ?

Comme de nombreux progiciels ERP, l'ERP NetSuite dispose d'un processus de clôture formel. La liste de contrôle de clôture de période intégrée de NetSuite inclut toutes les étapes qui doivent être effectuées avant qu'une période puisse être clôturée, mais comme pour la plupart des choses en comptabilité, il ne suffit pas de cocher les cases d'une liste de tâches.

Après avoir effectué toutes les tâches de la liste de contrôle ci-dessus pour vous assurer d'avoir établi vos chiffres, vous lancerez le processus. Tout d'abord, allez dans Configuration > Comptabilité > Gérer les périodes comptables et sélectionnez la période que vous souhaitez clôturer. Cela fait apparaître la liste de contrôle de clôture de la période. NetSuite nécessite que ces étapes soient cochées dans un ordre spécifique. En fonction de votre organisation et de ses processus métier, vous constaterez peut-être qu'il est préférable de les exécuter dans un ordre légèrement différent.

Passons en revue ces éléments un par un.

1. Verrouiller A/R. Les trois premiers éléments de cette liste, à savoir Lock A/R, Lock A/P et Lock All, doivent être complétés avant toute autre étape. Avant de pouvoir verrouiller les comptes clients, les chiffres des ventes et des revenus doivent être finalisés. Cela signifie que toutes les factures doivent être émises et que tous les calculs pour la comptabilisation des recettes doivent être complets.
2. Verrouiller A/P. Une fois que toutes les factures des fournisseurs ont été soumises aux comptes fournisseurs pour le paiement, A/P peut être verrouillé. Si des factures importantes sont reçues après la date limite de traitement, la plupart des entreprises comptabiliseront ces dettes avec une écriture comptable à annuler au cours de la période suivante.
3. Verrouillez tout. Cette étape verrouille le grand livre général. Avant cela, l'équipe comptable doit enregistrer toutes les écritures de journal récurrentes et standard. Une fois le GL verrouillé, aucune autre entrée ne peut être enregistrée.
4. Résoudre les incohérences entre dates et périodes. NetSuite permet de clôturer des périodes en cas d'écart entre la date et la période, mais cela peut entraîner des problèmes d'information financière par la suite. Assurez-vous que toutes les incohérences sont appropriées et intentionnelles.
5. Vérifiez Negative Inventory. Cela indique généralement un problème de processus qui doit être résolu. Dans le cas contraire, coût des biens vendus sera calculé comme nul. La mise en place d'une recherche enregistrée pour rechercher les articles d'inventaire négatifs bien avant la fin de la période peut permettre de gagner du temps à la clôture.
6. Passez en revue la comptabilité des coûts d'inventaire. Cela garantit que tous les coûts d'inventaire ont été pris en charge. Il s'agit d'un autre domaine dans lequel une recherche enregistrée peut vous faire gagner du temps à la fin du mois.
7. Passez en revue l'activité d'inventaire. Des fluctuations anormales des stocks peuvent indiquer un problème de processus. Les recherches enregistrées peuvent vous aider à identifier les problèmes et à les résoudre avant qu'ils n'éclatent.
8. Créez des ajustements intersociétés. À cette étape, les dépenses sont réparties entre les sociétés consolidées. L'équipe financière doit évaluer si NetSuite doit automatiquement configurer des journaux d'ajustement intersociétés.
9. Réévaluez les soldes en devises étrangères ouverts. Les PCGR exigent que les soldes en devises soient réévalués au taux de fin de période.
10. Calculez les taux de change consolidés. Si vous êtes dans un environnement NetSuite OneWorld avec des filiales utilisant différentes devises de base, NetSuite tient à jour une liste de taux de change consolidés.
11. Éliminez les transactions intersociétés. Sur une base consolidée, seules les transactions avec le monde extérieur doivent apparaître, de sorte que les transactions entre les sociétés mères et les filiales doivent être éliminées.
12. Période de fermeture. Enfin, lorsque toutes les étapes ci-dessus sont terminées, les livres peuvent être fermés. Une fois cela fait, personne ne peut apporter de modifications au grand livre.

Une fois les livres fermés pour le mois, toute modification nécessitera le déblocage de cette période. Cela peut se produire si quelque chose est oublié ou si votre CPA recommande des entrées d'ajustement. Pour déverrouiller une période, accédez à Configuration > Comptabilité > Gérer les périodes comptables et affichez la liste de contrôle correspondant à la période que vous souhaitez rouvrir. Après avoir cliqué sur la flèche verte sur la ligne de fermeture, cliquez sur le bouton Période de réouverture. Cela fait apparaître une boîte qui demande une justification pour la réouverture d'une période de fermeture. Après avoir effectué vos modifications, vous devrez répéter le processus de clôture pour toutes les périodes que vous avez dû ouvrir pour effectuer ces modifications.

Comment clôturer une fin de mois dans Sage Intacct ?

Le processus de clôture mensuelle dans Sage Intacct est simple, à condition que vous ayez effectué toutes les tâches de la liste de contrôle ci-dessus. Vous devrez également résoudre toutes les transactions présentant des problèmes. Cela inclut les transactions en état de projet ou en attente d'approbation. Si vous effectuez des transactions récurrentes, celles-ci échouent parfois lorsqu'une modification est apportée au système. Vous devez donc vérifier qu'elles se sont toutes déroulées correctement. Une fois que tout est correct, il ne reste plus qu'une étape :

• Fermez les livres
  • Sous General Ledger > Livres > Fermer.

Si vous devez rouvrir les livres plus tard, c'est aussi assez simple. Pour ouvrir les livres dans Intacct, accédez à General Ledger > Tous > Livres > Ouvrir. Choisissez l'entité et la période que vous souhaitez ouvrir. Dans cette fenêtre, vous avez également la possibilité d'ouvrir les livres secondaires pour AR, AP, Cash Management, Time & Expenses, ou de les laisser fermés. Cliquez sur Ouvrir pour ouvrir les livres. Assurez-vous de fermer à nouveau les livres après avoir effectué vos modifications afin que personne d'autre ne puisse modifier par inadvertance une période de clôture.

Alignez vos numéros avant la clôture

Mais il y a un lot cela doit être fait avant que ces quelques inscriptions finales puissent se produire. Les comptes de bilan doivent être rapprochés. Rapprochements bancaires doivent être liés aux soldes à la date de clôture. Les régularisations doivent être comptabilisées. La comptabilisation des recettes pour la période doit être calculée au carré. Les actifs immobilisés doivent être mis à jour. Entrées de journal pour la dépréciation et l'amortissement doivent être calculés et comptabilisés. Les transactions intersociétés doivent être éliminées. Les revenus différés doivent être reclassés. En fonction de votre organisation, vous pouvez avoir des ajustements, des allocations et des régularisations supplémentaires à effectuer. Toutes ces étapes doivent faire partie de vos procédures comptables habituelles.

La plupart des équipes comptables utilisent une sorte de liste de contrôle de clôture de fin de mois et organisez une sorte de processus de clôture de fin de mois. À une extrémité du spectre se trouvent les comptables, les contrôleurs et les directeurs financiers qui gardent tout cela en tête et utilisent de nombreux processus manuels. Cela peut fonctionner pendant un certain temps, mais à mesure que le service de la comptabilité grandit, ce processus peut devenir un chaos total. Les connaissances tribales abondent et les tâches peuvent facilement être négligées, surtout si une personne clé est absente pendant quelques jours.

À l'autre extrémité du spectre se trouvent les équipes comptables qui suivent un processus bien pensé et optimisé avec des listes de contrôle interactives, des outils de flux de travail et qui tirent parti de toute l'automatisation possible. Ces équipes utilisent tout ce que leur système comptable a intégré, ainsi que quelques outils supplémentaires tels que FloQast.

Quelle que soit la position de votre équipe dans ce spectre, une liste de contrôle complète comprenant tous les processus et les tâches est indispensable afin de rationaliser le processus de clôture. Idéalement, votre liste de contrôle devrait faciliter l'échange de tâches entre les membres de l'équipe afin de garantir l'efficacité du processus.

Fermez les livres comme un pro

Maintenant que vous avez défini le processus général de fin de mois, vous pouvez commencer à répartir les tâches entre les membres de votre équipe. En commençant par liste de contrôle complète peut vous aider à démarrer en optimisant vos processus afin d'accélérer la clôture. En gardant à l'esprit que bon nombre de ces tâches doivent être effectuées de manière séquentielle, vous pourrez peut-être accélérer la clôture en effectuant certaines tâches au cours de la période en cours, sans attendre la fin de la période pour commencer. N'oubliez pas que plus tôt vous fermerez les comptes, plus vite vous pourrez faire les choses intéressantes en matière de comptabilité.

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