Principes de base de la comptabilité : qu'est-ce que le rapprochement des paiements ?

Le rapprochement des paiements est un processus comptable qui garantit que les transactions bancaires inscrites dans les livres de l'entreprise correspondent à celles figurant sur le relevé bancaire.

Il n'est pas rare d'avoir des différences entre les deux. La plupart du temps, ces différences sont inoffensives.

Mais vous devriez être en mesure d'expliquer en quoi consiste la différence entre vos dossiers internes et vos déclarations de tiers si le directeur financier le demande.

Dans cet article, nous expliquons ce que vous devez savoir sur les rapprochements de paiements.

Pourquoi le rapprochement des paiements est-il nécessaire en entreprise ?

Si vous mettez le rapprochement des paiements au second plan, vous jouez à la roulette russe avec vos finances.

Les choses pourraient bien se passer pendant les premiers mois ou les premières années. Mais—bang. Il explose et vous laisse avec un désordre à nettoyer.

Voici pourquoi le rapprochement des paiements est une fonction essentielle pour toute entreprise.

• Les rapprochements de paiements peuvent révéler des erreurs.
  
  Bien qu'il soit possible de réduire les erreurs humaines, il est presque impossible de les éliminer. Quelqu'un affichera toujours 2 150$ comme 1 250$, oubliera un reçu ou affichera un montant sur le mauvais compte.
  
  Vous ne découvrirez bon nombre de ces erreurs que lors du rapprochement des paiements. Ensuite, une fois que vous avez identifié une erreur, vous pouvez la corriger.
• Les rapprochements de paiements contribuent à la conformité et à la préparation aux audits

Que vous ayez des exigences de conformité pour un prêteur ou pour les marchés financiers, des rapprochements de paiements réguliers garantissent que les dossiers financiers de votre entreprise sont à jour et prêts pour des audits internes ou externes.

• Le rapprochement des paiements peut détecter des fraudes.
  
  Les problèmes de rapprochement ne sont pas tous synonymes de fraude. Beaucoup ne sont que des erreurs humaines.
  
  Certains problèmes de rapprochement des paiements peuvent toutefois indiquer des activités frauduleuses. Si votre petite entreprise effectue régulièrement un rapprochement des paiements, vous pouvez détecter rapidement ces activités frauduleuses et les éliminer dans l'œuf.
  
  En outre, la culture qui consiste à effectuer régulièrement des rapprochements de paiements peut dissuader tout travailleur tenté de se livrer à des activités frauduleuses.

Types de rapprochement des paiements

Les rapprochements de paiements sont similaires à Transformers™. Ils peuvent prendre de nombreuses formes.

Les quatre principaux types de rapprochement des paiements sont les suivants.

Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire est de loin le type de rapprochement des paiements le plus courant. Comme la plupart rapprochements de comptes, le rapprochement bancaire garantit que les transactions de vos livres correspondent à celles de votre banque. Et vice versa.

S'il existe des différences entre les deux, celles-ci doivent être identifiées et expliquées.

Rapprochement des cartes de crédit

Un rapprochement de carte de crédit est similaire à votre rapprochement bancaire. Vous faites correspondre les transactions de vos livres aux transactions enregistrées par la société émettrice de la carte de crédit.

Si des différences surviennent, peut-être en raison du calendrier, votre comptable devrait en prendre note, faire des recherches et s'assurer que les éléments sont clairs au cours de la période suivante.

Rapprochement de trésorerie

Si vous avez un caissier qui reçoit de l'argent des clients, le montant de sa caisse doit correspondre aux reçus de vente. Toute différence négative entre le montant de la caisse et le total des recettes de vente peut être le signe d'une fraude, telle que le « groupage et chargement ».

Le groupage et le chargement se produisent lorsqu'un caissier utilise l'argent de l'entreprise pour des raisons personnelles dans l'espoir de recevoir bientôt de l'argent d'une autre source pour déposer et régler la différence.

Mais grâce à un rapprochement de trésorerie régulier et spontané, vous pouvez réduire ce type de risques.

Réconciliation des portefeuilles numériques

Près de 36 % des petites et moyennes entreprises (PME) accepter au moins une cryptomonnaie. Naturellement, le rapprochement des portefeuilles numériques devient de plus en plus un problème comptable majeur. Si vous négociez des cryptomonnaies, vous devez savoir comment effectuer régulièrement le rapprochement de votre portefeuille numérique.

Bien que ces quatre types de rapprochement des paiements soient les plus courants, n'oubliez pas qu'il existe d'autres types de rapprochements non liés à la banque. Un exemple est rapprochement du grand livre général.

Comment fonctionne le rapprochement des paiements ?

Le rapprochement des paiements suit souvent ce processus en sept étapes.

• Étape 1: Enregistrer une opération de paiement jeDans tes livres.
  
• Étape 2: Votre banque (ou carte de crédit) enregistrera la transaction et la reflétera sur le relevé bancaire correspondant. Si votre organisation utilise ACH, cela peut prendre jusqu'à trois jours.
  
• Étape 3: Rassemblez des documents. Avant de commencer le rapprochement, vous aurez besoin d'une impression de vos propres relevés de paiement. Il peut s'agir de votre banque, de votre fournisseur ou du registre des créances de votre système comptable. Vous aurez également besoin de vos relevés bancaires ou de carte de crédit.
  
• Étape 4: Commencez à faire correspondre. Cochez les transactions qui apparaissent à la fois sur vos livres et sur vos relevés.
  
• Étape 5: notez les différences. C'est ici que vous notez les divergences entre vos livres et vos relevés et que vous commencez à faire des recherches.
  
• Étape 6: Corrigez les erreurs. C'est ici que vous publiez des saisies pour corriger les erreurs que vous avez identifiées lors du processus de rapprochement des paiements.
  
  Mais n'oubliez pas que toutes les divergences ne sont pas des erreurs. Certains peuvent être dus à des différences de temps. Par exemple, lorsque vous comptabilisez une transaction dans vos livres, mais que la banque l'enregistre un jour ou deux plus tard. Dans ce cas, aucune entrée de correction n'est nécessaire. Vous noteriez simplement la différence sous forme de différence de temps.

Exemples de rapprochement de paiements

Prenons cet exemple.

Supposons qu'ABC Retail Store possède un compte bancaire auprès de la Banque XYZ.

À la fin de chaque mois, la propriétaire de l'entreprise, Sarah, réconcilie les dossiers financiers de son entreprise avec le relevé bancaire afin de garantir l'exactitude et l'exhaustivité.

Voici un aperçu du processus de rapprochement :

1. Sarah reçoit le relevé bancaire mensuel d'ABC Retail Store de la Banque XYZ. Le relevé répertorie toutes les transactions, y compris les dépôts, les retraits et les frais de service, ainsi que le solde de clôture du compte à la date du relevé.

2. Sarah compare les dossiers financiers internes de l'entreprise (registres, encaissements, pièces justificatives de paiement, etc.) avec le relevé bancaire. Elle vérifie que toutes les transactions enregistrées dans les livres de l'entreprise correspondent à celles déclarées par la banque.
   
3. Au cours de la réconciliation, Sarah identifie les différences suivantes :
   1. Un dépôt de 1 000$ a été enregistré dans les livres de la société mais doit encore être reflété sur le relevé bancaire. Cela est probablement dû à un décalage horaire, le dépôt ayant été effectué vers la fin du mois.
   2. Un chèque de 500$ adressé à un fournisseur a été enregistré dans les livres de l'entreprise mais doit encore être compensé par la banque. Cela signifie que le chèque n'a pas été encaissé ni traité par la banque.
   3. Les livres de la société ne mentionnaient pas de frais de service bancaire de 20$ pour le mois.
      
4. Sarah met à jour les dossiers financiers de l'entreprise pour tenir compte des différences :
   1. Elle note que le dépôt de 1 000$ est « en transit » puisqu'il devrait bientôt être reflété sur le relevé bancaire.
   2. Elle note que le chèque de 500$ est « impayé » puisqu'il n'a pas encore été compensé par la banque.
   3. Elle enregistre les frais de service bancaire de 20$ comme une dépense dans les livres de l'entreprise.
      
5. Après avoir ajusté les dossiers financiers de l'entreprise, Sarah recalcule le solde bancaire ajusté et le compare au solde comptable ajusté. Si les deux soldes correspondent, le processus de rapprochement des paiements est terminé.

Meilleures pratiques en matière de rapprochement des paiements

• Automatisez votre processus de rapprochement des paiements.
  
  En matière d'efficacité, rien ne vaut l'automatisation. Le rapprochement manuel des paiements peut demander du temps et des efforts. Mais avec l'automatisation, c'est un jeu d'enfant.
• Effectuez des rapprochements de paiements aussi souvent que possible.
  
  Bien que vous soyez tenté d'attendre la fin du mois, il est recommandé d'effectuer des rapprochements de paiements sur des périodes plus courtes, y compris chaque semaine ou même chaque jour, selon votre activité.
• Organisez votre système de classement.
  
  Un excellent système de classement vous permet de suivre un document lié à une transaction et de comprendre pourquoi un article n'a pas été dédouané.
• Séparez les tâches.

Attribuez des responsabilités distinctes pour le traitement des transactions, la tenue des dossiers financiers et l'exécution des rapprochements afin de réduire le risque de fraude et d'erreur humaine. Cette pratique garantit la participation de plusieurs personnes au processus, en fournissant des freins et contrepoids.

• Révision par la direction.

Assurez-vous que la direction examine et approuve le rapprochement des paiements afin de garantir la responsabilisation et de promouvoir une culture de responsabilité financière.

Avantages du rapprochement automatique des paiements

Voici quelques avantages liés à l'adoption de rapprochements de paiements automatisés.

• L'automatisation du rapprochement des paiements permet souvent d'améliorer la précision et d'éliminer les erreurs humaines.
• Les rapprochements de paiements automatisés accélèrent le processus de rapprochement, réduisant ainsi les heures requises. Les dividendes d'efficacité permettent d'engager un travailleur dans d'autres emplois.
• Les rapprochements de paiements automatisés sont souvent associés à des fonctionnalités de visualisation centralisée qui permettent aux autres de suivre l'état et la progression d'un rapprochement particulier en temps réel.
• Les rapprochements de paiements automatisés s'accompagnent également de meilleurs systèmes de gestion des données. Cela inclut les pistes d'audit qui seront utiles si l'on souhaite retracer l'historique d'un compte en particulier.

FloQast AutoRec à la rescousse

Au lieu de passer des jours par mois à réconcilier les comptes, FloQast AutoRec Je peux le faire en quelques minutes. La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez commencer à profiter de cette incroyable efficacité d'un simple clic de souris. Vous vous demandez comment ? Simple. Réservez un gratuit démo.