Grundlagen der Buchhaltung: Was ist Zahlungsabgleich?

Der Zahlungsabgleich ist ein Buchhaltungsprozess, der sicherstellt, dass bankbezogene Transaktionen in den Unternehmensbüchern mit denen auf dem Kontoauszug übereinstimmen.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass es Unterschiede zwischen den beiden gibt. In den meisten Fällen sind diese Unterschiede harmlos.

Sie sollten jedoch in der Lage sein, zu erklären, was den Unterschied zwischen Ihren internen Aufzeichnungen und Ihren Aussagen Dritter ausmacht, wenn der CFO danach fragt.

In diesem Artikel erklären wir, was Sie über Zahlungsabstimmungen wissen sollten.

Warum ist ein Zahlungsabgleich im Geschäftsleben notwendig?

Wenn Sie den Zahlungsabgleich in den Hintergrund rücken, spielen Sie russisches Roulette mit Ihren Finanzen.

In den ersten Monaten oder Jahren könnte alles in Ordnung sein. Aber — peng. Es explodiert und du hast ein Chaos zum Aufräumen.

Aus diesem Grund ist der Zahlungsabgleich eine wichtige Funktion für jedes Unternehmen.

• Bei Zahlungsabstimmungen können Fehler aufgedeckt werden.
  
  Es ist zwar möglich, menschliche Fehler zu reduzieren, aber sie zu eliminieren ist fast unmöglich. Jemand bucht immer 2.150$ als 1.250$, verpasst eine Quittung oder überweist einen Betrag auf das falsche Konto.
  
  Viele dieser Fehler werden Sie nur bei Zahlungsabstimmungen entdecken. Sobald Sie einen Fehler identifiziert haben, können Sie ihn korrigieren.
• Zahlungsabstimmungen helfen bei der Einhaltung von Vorschriften und der Auditbereitschaft

Unabhängig davon, ob Sie Compliance-Anforderungen für einen Kreditgeber oder die Finanzmärkte haben, regelmäßige Zahlungsabstimmungen stellen sicher, dass die Finanzunterlagen Ihres Unternehmens auf dem neuesten Stand sind und für interne oder externe Prüfungen bereit sind.

• Durch den Zahlungsabgleich kann Betrug aufgedeckt werden.
  
  Nicht alle Versöhnungsprobleme bedeuten Betrug. Viele sind nur menschliche Fehler.
  
  Einige Probleme beim Zahlungsabgleich könnten jedoch auf betrügerische Aktivitäten hindeuten. Wenn Ihr kleines Unternehmen einen regelmäßigen Zahlungsabgleich durchführt, können Sie diese betrügerischen Aktivitäten umgehend aufdecken und sie im Keim ersticken.
  
  Außerdem kann die Kultur des regelmäßigen Zahlungsabgleichs jeden Arbeitnehmer abschrecken, der versucht ist, sich an betrügerischen Aktivitäten zu beteiligen.

Arten des Zahlungsabgleichs

Zahlungsabstimmungen sind wie Transformers™. Sie können viele Formen und Formen annehmen.

Im Folgenden sind vier Hauptarten des Zahlungsabgleichs aufgeführt.

Bankabgleich

Der Bankabgleich ist bei weitem die häufigste Art des Zahlungsabgleichs. Wie die meisten Kontoabstimmungen, stellt die Bankabstimmung sicher, dass die Transaktionen in Ihren Büchern mit denen Ihrer Bank übereinstimmen. Und umgekehrt.

Sollte es Unterschiede zwischen den beiden geben, sollten diese Unterschiede identifiziert und erklärt werden.

Kreditkartenabgleich

Ein Kreditkartenabgleich ähnelt Ihrem Bankabgleich. Sie ordnen die Transaktionen in Ihren Büchern den vom Kreditkartenunternehmen verbuchten Transaktionen zu.

Wenn es zu Abweichungen kommt, vielleicht aufgrund des Zeitplans, sollte Ihr Buchhalter dies notieren, nachforschen und sicherstellen, dass die Punkte in der Folgeperiode geklärt sind.

Bargeldabgleich

Wenn Sie einen Kassierer haben, der Bargeld von Kunden erhält, sollte der Betrag in seiner Kasse mit den Kaufbelegen übereinstimmen. Jeder negative Unterschied zwischen dem Betrag in der Kasse und den gesamten Verkaufsbelegen könnte auf Betrug hindeuten, z. B. auf „wimmeln und laden“.

Beim Quirlen und Laden verwendet ein Kassierer aus persönlichen Gründen Geld aus dem Geschäft in der Hoffnung, dass er bald Geld von einer anderen Quelle erhält, um es einzuzahlen und die Differenz zu begleichen.

Mit einem regelmäßigen und spontanen Bargeldabgleich können Sie diese Art von Risiken jedoch reduzieren.

Abstimmung der digitalen Geldbörse

Fast 36% der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) akzeptiere mindestens eine Kryptowährung. Natürlich wird der Abgleich digitaler Geldbörsen zunehmend zu einem wichtigen Buchhaltungsproblem. Wenn Sie mit Krypto handeln, müssen Sie wissen, wie Sie Ihren digitalen Wallet-Abgleich regelmäßig durchführen.

Obwohl diese vier Arten der Zahlungsabstimmung am häufigsten vorkommen, denken Sie daran, dass es auch andere Arten von Abstimmungen gibt, die nichts mit Banken zu tun haben. Ein Beispiel ist ein Abstimmung der Hauptbücher.

Wie funktioniert der Zahlungsabgleich?

Der Zahlungsabgleich folgt häufig diesem siebenstufigen Prozess.

• 1. Schritt: Eine Zahlungstransaktion aufzeichnen ichIn deinen Büchern.
  
• Schritt 2: Ihre Bank (oder Kreditkarte) wird die Transaktion erfassen und auf dem entsprechenden Kontoauszug vermerken. Wenn Ihre Organisation verwendet ACH, das kann bis zu drei Tage dauern.
  
• Schritt 3: Dokumente sammeln. Bevor Sie mit dem Abgleich beginnen, benötigen Sie einen Ausdruck Ihrer eigenen Zahlungsbelege. Dies kann Ihre Bank, Ihr Lieferant oder Ihr Forderungsbuch aus Ihrem Buchhaltungssystem sein. Sie benötigen auch Ihre Bank- oder Kreditkartenauszüge.
  
• 4. Schritt: Beginne mit dem Matching. Kreuzen Sie Transaktionen an, die sowohl in Ihren Büchern als auch in Ihren Kontoauszügen erscheinen.
  
• 5. Schritt: Beachten Sie die Unterschiede. Hier stellen Sie alle Unstimmigkeiten zwischen Ihren Büchern und Aussagen fest und beginnen mit der Recherche.
  
• 6. Schritt: Korrigieren Sie Fehler. Hier posten Sie Einträge, um die Fehler zu korrigieren, die Sie beim Zahlungsabgleich festgestellt haben.
  
  Denken Sie jedoch daran, dass nicht alle Unstimmigkeiten Fehler sind. Einige können Zeitunterschiede sein. Zum Beispiel, wenn Sie eine Transaktion in Ihren Büchern verbuchen, die Bank sie jedoch ein oder zwei Tage später bucht. In diesem Fall ist keine Korrektureingabe erforderlich. Sie würden den Unterschied einfach als Zeitunterschied notieren.

Beispiele für den Zahlungsabgleich

Betrachten Sie dieses Beispiel.

Angenommen, ABC Retail Store hat ein Bankkonto bei der Bank XYZ.

Am Ende eines jeden Monats gleicht die Geschäftsinhaberin Sarah die Finanzunterlagen ihres Unternehmens mit dem Kontoauszug ab, um die Richtigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen.

Hier ist ein Überblick über den Versöhnungsprozess:

1. Sarah erhält den monatlichen Kontoauszug für den ABC Retail Store von der Bank XYZ. In der Abrechnung sind alle Transaktionen, einschließlich Einzahlungen, Auszahlungen und Servicegebühren, zusammen mit dem Endsaldo des Kontos zum Abrechnungsdatum aufgeführt.

2. Sarah vergleicht die internen Finanzunterlagen des Unternehmens (Hauptbücher, Kassenbelege, Zahlungsbelege usw.) mit dem Kontoauszug. Sie überprüft, ob alle in den Büchern des Unternehmens verzeichneten Transaktionen mit den von der Bank gemeldeten Transaktionen übereinstimmen.
   
3. Während des Abgleichs stellt Sarah die folgenden Unterschiede fest:
   1. Eine Einzahlung von 1.000 USD wurde in den Büchern des Unternehmens verbucht, muss aber dennoch auf dem Kontoauszug ausgewiesen werden. Dies ist wahrscheinlich auf einen Zeitunterschied zurückzuführen, da die Einzahlung gegen Ende des Monats getätigt wurde.
   2. Ein an einen Verkäufer ausgestellter Scheck über 500 USD wurde in den Büchern des Unternehmens vermerkt, muss aber noch von der Bank eingelöst werden. Dies bedeutet, dass der Scheck nicht von der Bank eingelöst oder bearbeitet wurde.
   3. In den Büchern des Unternehmens wurde für den Monat keine Bankservicegebühr von 20 USD vermerkt.
      
4. Sarah aktualisiert die Finanzunterlagen des Unternehmens, um den Unterschieden Rechnung zu tragen:
   1. Sie weist darauf hin, dass die Einzahlung in Höhe von 1.000 USD „im Transit“ ist, da sie voraussichtlich bald auf dem Kontoauszug erscheinen wird.
   2. Sie vermerkt den 500-Dollar-Scheck als „ausstehend“, da er noch nicht bei der Bank abgebucht wurde.
   3. Sie verbucht die Bankservicegebühr von 20 USD als Ausgabe in den Büchern des Unternehmens.
      
5. Nach der Anpassung der Finanzunterlagen des Unternehmens berechnet Sarah den bereinigten Banksaldo neu und vergleicht ihn mit dem bereinigten Buchsaldo. Wenn beide Salden übereinstimmen, ist der Zahlungsabgleich abgeschlossen.

Bewährte Methoden für den Zahlungsabgleich

• Automatisieren Sie Ihren Zahlungsabgleich.
  
  Wenn es um Effizienz geht, geht nichts über Automatisierung. Der manuelle Zahlungsabgleich kann Zeit und Mühe kosten. Aber mit der Automatisierung ist das ein Kinderspiel.
• Führen Sie Zahlungsabstimmungen so oft wie möglich durch.
  
  Auch wenn Sie versucht sein könnten, auf das Monatsende zu warten, empfiehlt es sich, Zahlungsabstimmungen in kürzeren Zeiträumen durchzuführen, je nach Unternehmen auch wöchentlich oder sogar täglich.
• Organisieren Sie Ihr Ablagesystem.
  
  Ein hervorragendes Ablagesystem stellt sicher, dass Sie ein transaktionsbezogenes Dokument nachverfolgen und nachvollziehen können, warum ein Artikel nicht freigegeben wurde.
• Aufgaben trennen.

Weisen Sie separate Verantwortlichkeiten für die Bearbeitung von Transaktionen, die Führung von Finanzunterlagen und die Durchführung von Abstimmungen zu, um das Risiko von Betrug und menschlichem Versagen zu verringern. Diese Praxis stellt sicher, dass mehrere Personen an dem Prozess beteiligt sind, und sorgt für gegenseitige Kontrollen.

• Überprüfung durch das Management.

Stellen Sie sicher, dass das Management den Zahlungsabgleich überprüft und genehmigt, um die Rechenschaftspflicht sicherzustellen und eine Kultur der finanziellen Verantwortung zu fördern.

Vorteile des automatisierten Zahlungsabgleichs

Im Folgenden sind einige Vorteile der Einführung automatisierter Zahlungsabstimmungen aufgeführt.

• Die Automatisierung des Zahlungsabgleichs führt häufig zu einer verbesserten Genauigkeit und verhindert menschliche Fehler.
• Automatisierte Zahlungsabstimmungen beschleunigen den Abstimmungsprozess und reduzieren die erforderlichen Stunden. Die Effizienzdividenden ermöglichen es, einen Arbeitnehmer mit anderen Berufen zu beschäftigen.
• Automatisierte Zahlungsabstimmungen verfügen häufig über zentrale Anzeigefunktionen, mit denen andere den Status und den Fortschritt einer bestimmten Abstimmung in Echtzeit verfolgen können.
• Automatisierte Zahlungsabstimmungen sind auch mit besseren Datenverwaltungssystemen ausgestattet. Dazu gehören Audit-Trails, die sich als nützlich erweisen, wenn man den Verlauf eines bestimmten Kontos verfolgen möchte.

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