Qu'est-ce qu'un logiciel de rapprochement bancaire

En plus de garantir l'exactitude des dossiers financiers, effectuer des rapprochements bancaires réguliers peut aider votre entreprise à détecter les fraudes et parfois même à les prévenir.

Par exemple, c'est un rapprochement bancaire de routine, entre autres, qui a permis de découvrir Scandale Parmalat, l'un des plus grands scandales financiers au même titre que celui d'Enron.

Pourtant, malgré ses immenses avantages, notamment en tant qu'élément de contrôle interne majeur, les rapprochements bancaires peuvent s'avérer fastidieux, chronophages et sujets à des erreurs humaines.

Dans cette optique, les entreprises se tournent vers les logiciels de rapprochement bancaire pour accélérer le processus et réduire les erreurs.

Qu'est-ce qu'un logiciel de rapprochement bancaire ?

Un logiciel de rapprochement bancaire aide les entreprises à automatiser l'appariement de leurs transactions bancaires avec leurs dossiers financiers internes.

Le but du rapprochement bancaire, comme son nom l'indique, est de rapprocher le solde bancaire final dans les livres avec le solde de clôture de la banque.

L'appariement des transactions implique de retracer chaque entrée figurant dans les livres de l'entreprise jusqu'au relevé bancaire.

Cette procédure révélera en fin de compte les transactions qui apparaissent dans les livres mais qui n'ont pas été effectuées par la banque. Et ceux qui apparaissent à la banque mais qui ne figurent pas dans les livres.

Voilà le truc. Rapprochement en matière de comptabilité est une tâche omniprésente. Cela ne se limite pas uniquement aux espèces ou aux cartes de crédit.

Par exemple, les entreprises ont souvent besoin de réconcilier leurs comptes clients. Les entreprises complètent ainsi ce que l'on appelle demandes de paiement en espèces, le processus qui consiste à faire correspondre le paiement d'un client à la facture correspondante dans ses comptes clients.

Le rapprochement bancaire suit une procédure similaire : chaque encaissement ou décaissement d'espèces correspond au relevé bancaire.

Les avantages d'un logiciel de rapprochement bancaire

Le logiciel de rapprochement bancaire est un moteur interne pour votre entreprise pour une seule raison : l'automatisation. Rappelons qu'un logiciel de rapprochement bancaire est un programme qui automatise le rapprochement bancaire.

Ne sous-estimez pas l'importance de l'automatisation des processus. Qu'il s'agisse du service client ou des ressources humaines, l'automatisation change considérablement la donne en matière d'efficacité.

Avec un logiciel de rapprochement bancaire, voici les avantages que vous pouvez en retirer.

• Un logiciel de rapprochement bancaire permet de gagner du temps : Il s'agit d'une décision simple. Faire un rapprochement bancaire manuellement peut être long, laborieux et carrément ennuyeux. 🥱
  
  Retracer chaque transaction enregistrée jusqu'au relevé bancaire n'est pas une mince affaire. Et c'est pire pour les entités, comme les détaillants, qui gèrent de nombreuses transactions quotidiennes. Avec un logiciel de rapprochement bancaire, cependant, c'est un jeu d'enfant.
• Réduction de la fraude : Vous n'êtes peut-être pas à jour en ce qui concerne vos rapprochements bancaires manuels, surtout si vous traitez des centaines de transactions quotidiennes.
  
  Si tel est le cas, il se peut que vous ne trouviez pas de montant pas publié rapidement sur votre compte bancaire.

Et si vous effectuez votre rapprochement bancaire en fin de mois ou tous les trimestres, il est peut-être trop tard. Le cheval s'est peut-être enfui de l'étable. Mais si un logiciel de rapprochement bancaire automatise le processus, vous serez en mesure d'effectuer vos rapprochements bancaires rapidement, quel que soit le volume des transactions. Cela peut permettre de détecter les fraudes à un stade précoce.

• Satisfaction du personnel : Réaliser un rapprochement bancaire manuellement est fastidieux et répétitif, et personne n'aime effectuer un travail routinier et répétitif.
  
  Cependant, l'automatisation d'un processus de rapprochement bancaire à l'aide d'un logiciel de rapprochement bancaire peut donner un coup de pouce à une tâche par ailleurs ennuyeuse. Le résultat sera la satisfaction et l'efficacité du personnel, une double victoire pour votre équipe comptable et pour l'entreprise.
• Transparence améliorée : Certains logiciels de rapprochement bancaire font partie d'un système intégré de comptabilité et d'information financière. Ainsi, tous les membres de l'équipe financière seront informés à tout moment de l'état du rapprochement bancaire, ainsi que des problèmes à résoudre.

Quelles fonctionnalités devez-vous rechercher dans un logiciel de rapprochement bancaire ?

Voici les fonctionnalités que vous devriez rechercher dans les logiciels de rapprochement bancaire.

Il se peut que vous deviez d'abord vous familiariser avec modèle de rapprochement bancaire et un liste de contrôle pour le rapprochement comptable afin que vous sachiez à quoi vous attendre.

• Bonne interface utilisateur: Une bonne interface utilisateur ne signifie pas simplement un attrait esthétique. Le logiciel de rapprochement bancaire doit être fluide, précis et facile à comprendre et à utiliser.
• Capacité à produire des rapports pertinents: Tout logiciel de rapprochement bancaire sera inutile s'il ne peut pas produire de rapports qui éclairent la prise de décision. Les rapports doivent être bien structurés et mis en forme pour aider à identifier les tendances et à surveiller les flux de trésorerie.
• Sécurité: Des fonctionnalités de sécurité robustes sont indispensables pour protéger les informations financières sensibles. Assurez-vous que des couches de chiffrement et d'identification multifactorielle sont en place.
• Évolutivité et intégration: De nombreuses entreprises préfèrent les logiciels de rapprochement bancaire qui peuvent s'intégrer à leurs systèmes ERP et à d'autres applications et modules complémentaires. Et certaines entreprises devront rechercher un logiciel de rapprochement bancaire qui pourra être étendu lorsque l'entreprise se développera pour inclure plusieurs devises, par exemple.

💸 Vous devrez évaluer le coût financier d'un logiciel de rapprochement bancaire. Cela inclut la tarification à la fois du frais d'achat et coûts de maintenance.

Les meilleures options logicielles de rapprochement bancaire

FloQast

FloQast Reconciliation Management fournit un tableau de bord unique pour suivre les rapprochements bancaires en temps réel. Sa fonction de visualisation centralisée vous permet de consulter les préparateurs, les réviseurs et les dates de signature.

Une autre caractéristique de FloQast est sa capacité à envoyer des notifications automatiques lorsque les rapprochements sont dus, que les articles sont prêts à être examinés ou que la plateforme détecte un déséquilibre inattendu.

Il s'intègre facilement aux logiciels de comptabilité les plus populaires, notamment SAP, NetSuite, Sage et QuickBooks.

Xéro

Xero est également un bon logiciel de rapprochement bancaire doté d'une interface facile à utiliser. Outre le fait que Xero peut effectuer d'autres tâches liées à la comptabilité, il ne limite pas le nombre d'utilisateurs quel que soit le plan.

Il prend également en charge plusieurs devises et est basé sur le cloud, vous pouvez donc y accéder de n'importe où. Mais sa personnalisation est limitée par rapport à d'autres logiciels de rapprochement bancaire autonomes.

Banque Rec

Outre sa capacité à réconcilier automatiquement les transactions, Bank Rec est facile à utiliser. Il fournit également des rapports qui expliquent pourquoi certains éléments ne correspondaient pas et qui satisfont à la section 404 de la loi Sarbanes-Oxley.

Bank Rec peut s'intégrer à de nombreux systèmes de comptabilité et vous permettre de le personnaliser pour configurer des règles de correspondance et définir des tolérances de seuil d'écart.

Mais comme Bank Rec est un logiciel de rapprochement bancaire autonome, il peut être coûteux car vous aurez toujours besoin d'un système de comptabilité générale.

Ligne noire

BlackLine est une société de logiciels qui développe des services basés sur le cloud conçus pour automatiser et contrôler l'ensemble du processus de clôture financière. Cela inclut le rapprochement bancaire.

Parmi les principales fonctionnalités de BlackLine, citons ses tableaux de bord centralisés qui offrent une visibilité complète sur l'état de chaque rapprochement bancaire. Le logiciel propose également des modèles personnalisables, des listes de contrôle et un stockage intégré pour les pièces justificatives.

Comparaison des meilleurs logiciels de rapprochement bancaire

FloQast

Avantages et inconvénientsCourbe d'apprentissage facile à lancerSimple et convivial Excellent support Fournit une assistance en matière de pistes d'audit

Xéro

Avantages et inconvénientsNombre d'utilisateurs illimitésCatégories de suivi limitéesMise en page côte à côte Ne prend pas en charge la comptabilité multi-entreprisesPossibilité d'intégration à d'autres logicielsVous ne pouvez importer un relevé bancaire qu'à partir d'un fichier CSV ou d'une connexion en direct.

Banque Rec

Avantages et inconvénientsAucuns frais d'installation. Logiciels supplémentaires nécessaires. Rapports conformes à la courbe d'apprentissage de la section 404 de la loi Sarbanes-Oxley

Ligne noire

Avantages et inconvénientsConnexion Web pour vous connecter n'importe où, à tout moment, coûtExcellente mise en page, excellente complexité de l'interface utilisateur

Le rapprochement bancaire est un processus crucial qui permet aux entreprises de conserver des dossiers financiers exacts, de détecter les fraudes et d'assurer un contrôle interne. Avec la complexité croissante des transactions financières et la croissance des entreprises, les logiciels de rapprochement bancaire sont devenus essentiels pour des rapprochements efficaces, rapides et précis.

Lors de la sélection du meilleur logiciel de rapprochement bancaire pour votre entreprise, il est important de prendre en compte des facteurs tels que l'interface utilisateur, les capacités de reporting, la sécurité, l'évolutivité, l'intégration aux systèmes existants et les coûts. En évaluant soigneusement ces facteurs, vous pouvez choisir une solution pour rationaliser votre processus de rapprochement et contribuer au succès global de la gestion financière de votre entreprise.