Logiciel de gestion de proximité regroupe les activités de clôture de fin de mois sur une seule plateforme qui intègre la gestion des flux de travail, les rapprochements et les listes de contrôle pour aider les entreprises fermer les livres plus rapidement et avec plus de précision.Imaginez avoir quelques jours supplémentaires, voire une semaine de plus, chaque mois pour le travail stratégique que vous savez devoir accomplir. Imaginez-vous en train de dire adieu aux cartables de réconciliation, aux réunions fastidieuses de mise à jour de statut, aux listes de contrôle qui ne sont peut-être pas à jour, et à la panique qui s'ensuit lorsqu'une urgence familiale signifie qu'un membre clé de l'équipe est absent et inaccessible pendant une semaine. Pincez-vous ; vous ne rêvez pas. Cette nouvelle réalité peut être la vôtre grâce à un logiciel de gestion rapprochée. Un logiciel de gestion de clôture élimine ces maux de tête et vous propose une méthodologie simplifiée, transparente et standardisée pour clôturer les comptes plus rapidement chaque mois. En tirant parti de l'automatisation, de nombreux processus manuels fastidieux et fastidieux peuvent être exécutés en un seul clic. Aujourd'hui, vous disposez de nombreuses options en matière de logiciels de gestion des clôtures. Voici douze choses auxquelles vous devriez penser avant de faire votre choix :

12 fonctionnalités essentielles du logiciel de gestion rapprochée

1. Facile à utiliser

L'interface est-elle intuitive et facile à comprendre, ou est-ce que la courbe d'apprentissage sera ardue pour votre équipe ? Les meilleurs choix simplifient l'intégration de nouveaux employés et la délégation ou la réattribution de tâches aux membres de l'équipe. Le report automatique des horaires est un avantage considérable qui permet d'économiser des heures de travail manuel. Les options qui éliminent les processus manuels feront gagner des heures à votre équipe et rendront la clôture plus précise au démarrage. Les systèmes qui envoient des alertes lorsque les tâches sont en retard permettent de respecter plus facilement le calendrier.

2. Fonctionne comme vous le faites

Dans quelle mesure est-ce flexible ? Certains progiciels vous obligent à adapter vos processus à ceux créés par leurs développeurs, ce qui peut compliquer la transition. Mais d'autres vous permettront d'intégrer vos processus existants dans le système afin de garder le contrôle du processus. La flexibilité d'utiliser vos propres listes de contrôle et de les utiliser pour d'autres tâches mensuelles est également un avantage majeur.

3. Intégration complète avec Excel

Certains systèmes vous forcer à passer d'Excel aux formulaires Web qui manquent d'une grande partie des fonctionnalités de la réalité. Les solutions qui vous permettent d'intégrer vos propres listes de contrôle et feuilles de travail facilitent l'apprentissage du nouveau processus, car il est déjà familier.

4. Intégration simple à votre ERP ou à votre logiciel de comptabilité

Les systèmes qui facilitent l'exportation des données de votre ERP vers Excel vous permettent de continuer à utiliser les classeurs auxquels vous êtes habitué. Les liens dynamiques entre votre ERP et Excel signifient que vos délais sont automatiquement mis à jour lorsque les écritures de journal sont publiées. Les alertes lorsqu'un rapprochement n'est plus le même vous aident à maintenir l'équilibre.

5. Facilité de mise en œuvre

Combien de temps faudra-t-il pour que votre équipe se familiarise avec votre nouveau logiciel ? Et qui se chargera de cette lourde tâche ? Est-ce que ce sera votre équipe déjà surchargée, ou une équipe de l'éditeur de logiciels sera-t-elle là pour vous aider ? La mise en œuvre complète de certains systèmes prend des mois, tandis que d'autres ne prennent qu'une semaine ou deux.

6. Rapprochements simplifiés, automatisés et verrouillés

Le rattachement automatique de vos classeurs de rapprochement à la balance d'essai de l'ERP permet de réduire les processus manuels fastidieux et les erreurs. La possibilité de réconcilier automatiquement des comptes spécifiques signifie que davantage de comptes sont réconciliés chaque mois. Le verrouillage des dossiers une fois que les classeurs sont liés empêche les modifications accidentelles. La possibilité d'approuver les rapprochements dans le logiciel met fin aux efforts administratifs liés à l'impression de liasses de papier, à leur signature manuelle et à leur mise dans des classeurs. L'accès aux rapprochements précédents dans le système permet de les revérifier plus tard si des questions se posent.

7. Tableau de bord simple avec une vue d'ensemble claire

Un tableau de bord avec des mises à jour de statut en temps réel met fin aux réunions interminables qui font perdre du temps. Les meilleurs tableaux de bord permettent à chacun de voir facilement ce qu'il doit faire ensuite et ce qui reste à faire. Et ne craignez plus d'avoir oublié quelque chose de crucial ce mois-ci.

8. Toute votre documentation et vos processus en un seul endroit et facilement accessibles

Un logiciel qui permet de stocker facilement tous vos documents et documents de travail dans le cloud vous permet de standardiser et d'améliorer continuellement vos processus. La possibilité de reporter des notes d'un mois à l'autre signifie que vous n'avez pas besoin de vous fier uniquement à votre mémoire. Si le système vous permet d'approfondir les détails à partir de la vue d'ensemble, la révision des documents de travail est un jeu d'enfant. De plus, vos auditeurs seront heureux lorsque vous pourrez immédiatement produire les redoutables articles PBC qu'ils souhaitent.

9. La collaboration en toute simplicité

L'un des principaux avantages des logiciels de gestion rapprochée est le suivi des flux de travail et des processus. Un système doté d'un tableau de bord clair permet de voir facilement quelles tâches sont assignées à quels membres de l'équipe et à quel moment elles sont dues. Une meilleure visibilité améliore la responsabilisation. Les systèmes cloud facilitent l'intégration des travailleurs à distance afin qu'ils aient davantage le sentiment de faire partie de l'équipe. Recherchez des outils qui permettent d'approuver facilement les rapprochements et d'attribuer des tâches aux membres de l'équipe concernés. Un autre élément important à rechercher est la capacité de gérer tous les échanges concernant les éléments de la liste de contrôle et de revoir les notes reçues par courrier électronique et de les consolider dans le système, où elles feront partie de la documentation mise à la disposition de vos auditeurs.

10. Excellente assistance à la clientèle

Une équipe d'assistance composée de comptables signifie qu'ils parlent votre langue et comprennent vos préoccupations. Une équipe de support client très réactive garantit une expérience client exceptionnelle et signifie que vous aurez un partenaire pour votre entreprise, et pas seulement un fournisseur de logiciels. Recherchez une entreprise qui écoute ses clients et crée les améliorations et les nouvelles fonctionnalités qu'ils demandent.

11. Conformité SOX simplifiée

Recherchez la possibilité de différencier les tâches, les responsabilités et les autorisations des membres de l'équipe tout en conservant une piste d'audit complète qui peut être facilement exportée pour vos auditeurs. Les systèmes qui consolident les notes de révision et les approbations pour faciliter l'exportation créent les preuves dont vous avez besoin pour démontrer un examen qualitatif des documents de travail et des rapprochements, en particulier lorsqu'ils sont combinés à la capacité de verrouiller les fichiers et d'empêcher toute modification future. Cela permet de gagner du temps et de réduire les coûts d'audit. Une synchronisation dynamique entre vos classeurs Excel et le GL, avec des alertes lorsque des ajustements entraînent une baisse des soldes, garantit que tout reste à jour.

12. Abordable

Combien cela coûte-t-il ? Pour les entreprises de taille moyenne aux budgets serrés, il s'agit peut-être de la considération la plus importante. Qu'est-ce que le package inclut ? Combien coûtent les sièges supplémentaires lorsque votre équipe s'agrandit ? Si vous pouvez clôturer les comptes plus rapidement chaque mois, quelle est la valeur de ce temps supplémentaire pour votre organisation ?Le choix du logiciel de gestion de proximité adapté à votre entreprise peut faire une grande différence dans la façon dont votre entreprise fonctionne chaque mois. Avec plus de temps chaque mois, vous pouvez travailler sur ce qui compte vraiment. Chez FloQast, nous sommes convaincus que nous avons le seul produit qui obtient de bonnes notes selon tous ces critères. Lisez les critiques et planifier une démonstration. Tu regretteras juste de ne pas l'avoir fait plus tôt.