Contrôles internes défaillants : les coûts élevés d'une mauvaise conformité

À propos de l'auteur : Katie Thomas, CPA, est une créatrice de contenu, lauréate du prix 40 CPA Practice Advisor 2021 et 2022, lauréate du palmarès des 50 meilleures femmes en comptabilité, et propriétaire de Leaders Online, où l'entreprise aide les professionnels de la comptabilité à accroître leur impact, leur influence et leurs revenus grâce au leadership éclairé et au marketing numérique. N'hésitez pas à visiter Leaders en ligne ou communiquez avec elle sur LinkedIn pour entrer en contact avec Katie.

Un environnement de contrôle et un programme de gestion efficaces sont essentiels pour toute organisation, quelle que soit sa taille, afin de garantir la conformité aux exigences réglementaires, de gérer les risques et de favoriser l'excellence organisationnelle. Entre des lois en constante évolution, des réglementations en constante expansion et des marchés volatils, il est essentiel de mettre en place un programme de contrôle agile et réactif pour faire face à ces changements.

Une mauvaise conformité entraîne une pléthore de résultats indésirables, dont les suivants :

• Coûts plus élevés
• Amendes et pénalités
• Inefficités internes
• Perte de confiance des parties prenantes
• Évaluation détériorée de l'entreprise
• Marque et réputation de l'entreprise endommagées

Les programmes de contrôle manuel actuels manquent souvent de visibilité et d'agilité pour s'adapter aux changements rapides de l'environnement de contrôle de l'entreprise. Les régulateurs et les législateurs s'attendent à ce que les entreprises soient bien plus agiles que ce qui était plausible depuis longtemps.

Quelques problèmes doivent être résolus pour répondre aux attentes en matière de conformité et de contrôle, et il n'y a pas de meilleur moment que maintenant pour limiter toute inefficacité. Cependant, des défis majeurs doivent être surmontés dans le processus pour atteindre l'efficacité.

Votre fardeau de conformité est En croissance

Aujourd'hui, les entreprises sont confrontées à un ajout important à leurs cadres de conformité, car elles doivent adopter de plus en plus de mesures compte tenu de l'évolution constante des lois, réglementations et politiques. Chaque nouvelle mesure augmente le coût et la complexité de la conformité, créant ainsi un défi de plus en plus important pour les organisations qui sont déjà aux prises avec :

• Pénurie de personnel
• Visibilité et coordination insuffisantes dans le domaine de la conformité
• Processus manuels, documentation et rapports
• Technologie obsolète et solutions déconnectées
• Initiatives concurrentes en matière de transformation numérique et d'atténuation des risques de marché

La mise en œuvre d'un programme de conformité constitue une première étape importante. Cependant, les programmes de conformité ad hoc créent une multitude de problèmes organisationnels pour les entreprises et sont carrément coûteux. Il a été constaté que le coût de la conformité peut atteindre 10 000 dollars par employé.

Le paysage de la conformité est Vaste et en constante évolution

Le paysage de la conformité est vaste et complexe, trop complexe pour que tout le monde le sache tout. Les auditeurs externes sont utiles, mais les entreprises ne peuvent pas compter sur eux pour tout trouver.

Le problème est encore aggravé par le fait que la conformité est en constante évolution. Les processus et procédures qui ont fonctionné aujourd'hui pourraient ne pas fonctionner le trimestre prochain ou l'année prochaine. Les entreprises qui ne parviennent pas à s'adapter rapidement à ces changements sont confrontées à des inefficacités croissantes et à des processus défaillants.

Le coût d'une mauvaise conformité est trop élevé pour être ignoré

Le coût de la conformité est élevé pour les organisations et continue de croître. Cependant, le coût d'une mauvaise conformité est encore plus élevé. Il a été constaté que le coût moyen d'un événement de non-conformité est de 4 millions de dollars ou plus.

Un rapport de Verre Lewis a constaté que le cours des actions avait chuté de 4,06 % 60 jours après que les entreprises aient fait état d'une faiblesse importante.

Pathlock déclaré pour les entreprises qui ont enregistré une faiblesse importante, elles ont enregistré une perte allant jusqu'à 19 % du cours de leurs actions au cours des 12 prochains mois.

Bien que la charge de conformité augmente, les entreprises n'ont pas d'autre choix que de se lancer et de s'adapter à l'évolution du paysage. L'alternative, à savoir une mauvaise conformité, est bien plus coûteuse.

Les programmes de conformité sont Difficile

Les entreprises qui élaborent des programmes de conformité peuvent avoir l'impression d'avoir résolu le problème, mais ce n'est pas toujours le cas.

Une étude de marché récente réalisée par FloQast a révélé que les connaissances en matière de conformité sont étonnamment faibles. En d'autres termes, ceux qui gèrent ces programmes n'ont pas nécessairement beaucoup de connaissances en matière de conformité. Cette découverte ne m'étonne pas. Lorsque je travaillais moi-même dans le domaine de l'audit, on m'a souvent demandé d'effectuer des tests sur des contrôles sans que l'on m'explique pourquoi je les effectuais. Si je n'avais pas été curieux et n'avais pas cherché à comprendre les raisons de ces tests, j'aurais effectué des tests sans aucune idée de leur importance.

Il va sans dire qu'un manque de connaissances en matière de conformité peut compliquer la mise en œuvre et l'utilisation des programmes de conformité.

Surmonter le fardeau de la conformité grâce à des freins, des contrepoids et des systèmes

La nécessité de mettre en place des contrôles appropriés ne va pas disparaître. À mesure qu'une organisation continue de croître, les coûts liés à la gestion des contrôles sont SOX, l'ESG, la sécurité informatique, la fraude, etc., ne font que croître en même temps. Il est préférable de remédier aux inefficacités en matière de conformité dès maintenant, en particulier dans l'environnement actuel où, comme indiqué précédemment, de nombreuses organisations sont confrontées à des budgets et à des équipes limités.

Alors, quelle est la réponse ?

Une grande partie de la charge de conformité peut être allégée en tirant parti de la puissance des solutions automatisées et de la technologie appropriée. À mesure que votre entité continue de croître, la technologie devrait évoluer pour répondre aux besoins actuels et futurs. L'automatisation et la technologie appropriées permettent aux entreprises d'économiser du temps et de l'argent, car elles améliorent la transparence et l'efficacité.

Les logiciels peuvent fournir l'agilité et l'interconnexion, ce que les processus manuels ne peuvent pas fournir. Les entreprises sont souvent confrontées à une déconnexion persistante dans leur flux de travail responsable de la conformité et du contrôle.

Les solutions de flux de travail avancées peuvent améliorer le contrôle et la conformité, réduire les coûts et garantir efficacité de l'audit avec des fonctionnalités relatives à la surveillance continue des contrôles, à l'automatisation du PBC, etc.

Un bon point de départ est de commencer à revoir vos flux de travail et vos contrôles actuels. Surveillez de près les opportunités qui vous permettront d'intégrer des contrôles de conformité dans des processus métier critiques tels que la clôture, le traitement de la paie et les rapports financiers. Les changements mineurs que vous apportez aujourd'hui peuvent rapporter d'énormes dividendes à l'avenir.

Des programmes de contrôle efficaces portent leurs fruits à court et à long terme

Les entreprises en phase de pré-introduction en bourse et les grandes sociétés cotées en bourse peuvent récolter les fruits de programmes de contrôle automatisés et plus efficaces. L'amélioration de l'efficacité et l'exploitation de solutions automatisées offrent aux entités :

• Agilité organisationnelle: La mise en place de programmes de contrôle appropriés permet aux entreprises de réagir rapidement à un environnement commercial en constante évolution et de naviguer en toute confiance dans l'inconnu.
• Satisfaction des investisseurs: Les introductions en bourse qui s'appuyaient sur les fonds des investisseurs avant leur introduction en bourse ont besoin de la confiance des investisseurs pour aller de l'avant. Des programmes de contrôle stricts et efficaces encouragent les investissements et contribuent à atténuer les craintes potentielles grâce à des informations financières fiables. De même, pour les sociétés cotées en bourse, les investisseurs veulent avoir la certitude qu'ils peuvent avoir confiance dans les données financières tout en sachant que l'organisation peut répondre aux opportunités et aux défis qui se profilent à l'horizon.
• Réduction des risques financiers: Commandes sauver les entreprises gagnent de l'argent en réduisant leur exposition au risque d'amendes et de pénalités. Il est plus facile de se conformer aux modifications réglementaires et législatives lorsque les bons systèmes sont en place qui peut adaptez-vous facilement aux nouvelles exigences ou aux changements. De plus, des contrôles appropriés contribuent à réduire le risque d'erreurs et de fraudes, deux facteurs qui peuvent être mortels pour une organisation.
• Améliorez la prise de décisions: En cas d'erreurs de conformité et d'inefficacité, les décisions peuvent rapidement entraîner des erreurs coûteuses. Des informations fiables et précises fournies grâce à un contrôle de conformité strict améliorent la prise de décisions visant à réduire ces risques.
• Transparence: La transparence et la confiance des parties prenantes sont essentielles à la réussite d'une introduction en bourse et pour les entreprises publiques. Les programmes de contrôle offrent un haut niveau de transparence d'entreprise qui vous aide à gagner la confiance des investisseurs en fournissant des données sur vos opérations. L'amélioration de l'image publique est également une conséquence de la transparence et de la responsabilité.
• Des professionnels plus heureux : Les professionnels étant chargés de moins de tâches manuelles et répétitives, ils peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et plus gratifiantes.

En conclusion, des programmes de contrôle appropriés renforcent les entreprises et réduisent le risque de fraude et d'erreurs tout en améliorant l'efficacité, la conformité et la confiance du marché. Il n'y a pas de meilleur moment que maintenant pour mettre en œuvre la technologie et l'automatisation appropriées afin d'améliorer votre environnement de contrôle actuel. Cela peut vous aider à réduire le coût croissant de la conformité, à faire face à la pénurie de talents et à fournir la visibilité dont vous avez besoin sur l'ensemble de vos programmes de conformité.