Fehlgeschlagene interne Kontrollen: Die hohen Kosten einer schlechten Einhaltung

Über den Autor: Katie Thomas, CPA, ist Content Creator, 2021 und 2022, 40 unter 40, CPA Practice Advisor, Gewinnerin der Top 50 Women in Accounting und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Buchhaltungsfachleuten helfen, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Fühlen Sie sich frei, uns zu besuchen Führungskräfte online oder verbinde dich mit ihr auf LinkedIn um in Kontakt zu kommen mit Katie.

Eine effektive Kontrollumgebung und ein effektives Managementprogramm sind für jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, unerlässlich, um die Einhaltung behördlicher Anforderungen sicherzustellen, Risiken zu minimieren und organisatorische Exzellenz zu fördern. Angesichts der sich ständig ändernden Gesetze, ständig wachsenden Vorschriften und volatilen Märkten ist es unerlässlich, über ein agiles und reaktionsschnelles Kontrollprogramm zu verfügen, um diese Veränderungen zu bewältigen.

Eine schlechte Einhaltung der Vorschriften führt zu einer Vielzahl unerwünschter Ergebnisse, zu denen einige gehören:

• Höhere Kosten
• Bußgelder und Strafen
• Interne Ineffizienzen
• Verlorenes Vertrauen der Stakeholder
• Verschlechterte Unternehmensbewertung
• Beschädigte Unternehmensmarke und Ruf

Aktuellen manuellen Kontrollprogrammen mangelt es oft an Transparenz und Flexibilität, um sich an schnelle Änderungen in der Kontrollumgebung des Unternehmens anzupassen. Aufsichtsbehörden und Gesetzgeber erwarten, dass Unternehmen weitaus agiler agieren, als es lange Zeit plausibel war.

Ein paar Probleme müssen angegangen werden, um die Erwartungen an die Einhaltung von Vorschriften und Kontrollen zu erfüllen, und dafür gibt es keinen besseren Zeitpunkt als jetzt um etwaige Ineffizienzen einzudämmen. Dabei müssen jedoch große Herausforderungen bewältigt werden, um Effizienz zu erreichen.

Ihre Compliance-Belastung beträgt Wachsend

Heute stehen Unternehmen vor einer erheblichen Erweiterung ihrer Compliance-Rahmenbedingungen, da sie aufgrund der sich ständig ändernden Gesetze, Vorschriften und Richtlinien immer mehr Maßnahmen ergreifen müssen. Jede neue Maßnahme erhöht die Kosten und die Komplexität der Einhaltung von Vorschriften und stellt Unternehmen vor eine wachsende Herausforderung, die bereits mit folgenden Problemen zu kämpfen hat:

• Personalengpässe
• Schlechte Transparenz und Koordination in der gesamten Compliance-Landschaft
• Manuelle Prozesse, Dokumentation und Berichterstattung
• Veraltete Technologie und unvernetzte Lösungen
• Konkurrierende Initiativen zur digitalen Transformation und Minderung von Marktrisiken

Die Implementierung eines Compliance-Programms ist ein wichtiger erster Schritt. Ad-hoc-Compliance-Programme bereiten Unternehmen jedoch eine Vielzahl organisatorischer Probleme und sind ausgesprochen kostspielig. Es wurde festgestellt, dass die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften bis zu 10.000 USD pro Mitarbeiter betragen können.

Die Compliance-Landschaft ist Umfangreich und entwickelt sich ständig weiter

Die Compliance-Landschaft ist riesig und komplex — zu komplex, als dass jeder sie kennen könnte alles. Externe Prüfer sind hilfreich, aber Unternehmen können sich nicht darauf verlassen, dass sie alles finden.

Das Problem wird noch dadurch verschärft, dass sich die Einhaltung der Vorschriften ständig weiterentwickelt. Prozesse und Verfahren, die heute funktioniert haben, funktionieren möglicherweise im nächsten Quartal oder im nächsten Jahr nicht. Unternehmen, die sich nicht an diese Veränderungen anpassen, sehen sich schnell mit zunehmenden Ineffizienzen und fehlerhaften Prozessen konfrontiert.

Die Kosten einer schlechten Einhaltung der Vorschriften sind zu hoch, um sie zu ignorieren

Die Kosten für die Einhaltung von Vorschriften sind für Unternehmen hoch und steigen weiter. Die Kosten einer schlechten Einhaltung der Vorschriften sind jedoch noch höher. Es wurde festgestellt, dass die durchschnittlichen Kosten eines Verstoßes gegen die Vorschriften 4 Mio. $ oder mehr betragen.

Ein Bericht von Glas Lewis stellte fest, dass die Aktienkurse 60 Tage, nachdem die Unternehmen eine erhebliche Schwäche gemeldet hatten, um 4,06 Prozent fielen.

Pathlock angegeben Unternehmen, die eine wesentliche Schwäche meldeten, verzeichneten in den nächsten 12 Monaten einen Kursverlust von bis zu 19%.

Obwohl die Belastung durch die Einhaltung von Vorschriften zunimmt, haben Unternehmen kaum eine andere Wahl, als einzusteigen und sich an die sich ändernden Rahmenbedingungen anzupassen. Die Alternative — auch bekannt als schlechte Einhaltung — ist weitaus kostspieliger.

Compliance-Programme sind Hart

Unternehmen, die Compliance-Programme zusammenschustern, haben vielleicht das Gefühl, das Problem gelöst zu haben, aber das ist nicht immer der Fall.

Aktuelle Marktforschungen von FloQast ergaben, dass die Compliance-Kompetenz überraschend gering ist. Mit anderen Worten, diejenigen, die diese Programme durchführen, verfügen nicht unbedingt über umfangreiche Kenntnisse zu Compliance-Themen. Dieser Befund überrascht mich nicht. Während ich selbst in der Wirtschaftsprüfung tätig war, wurde ich oft gebeten, Tests an Kontrollen durchzuführen, ohne zu erklären, warum ich solche Tests durchführte. Wäre ich nicht neugierig gewesen, um herauszufinden, warum hinter diesen Tests steckt, hätte ich Tests durchgeführt, ohne zu wissen, warum sie wichtig sind.

Es versteht sich von selbst, dass schlechte Compliance-Kenntnisse die Implementierung und Nutzung von Compliance-Programmen erschweren können.

Überwindung der Compliance-Belastung durch Kontrollen, Abwägungen und Systeme

Die Notwendigkeit, über angemessene Kontrollen zu verfügen, wird nicht verschwinden. Da ein Unternehmen weiter wächst, steigen die Kosten für die Verwaltung der Kontrollen SOX, ESG, IT-Sicherheit, Betrug und mehr wachsen immer weiter. Ineffizienzen bei der Einhaltung von Vorschriften lassen sich jetzt am besten beheben, insbesondere im aktuellen Umfeld, in dem, wie bereits erwähnt, viele Unternehmen mit begrenzten Budgets und Teams konfrontiert sind.

Also, was ist die Antwort?

Ein großer Teil des Compliance-Aufwands kann durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit automatisierter Lösungen und geeigneter Technologien verringert werden. Wenn Ihr Unternehmen weiter wächst, sollte die Technologie skaliert werden, um den bestehenden und zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden. Die richtige Automatisierung und Technologie spart Unternehmen Zeit und Geld, da sie die Transparenz und Effizienz erhöht.

Agilität und Vernetzung sind etwas, was Software bieten kann, was manuelle Prozesse nicht bieten können. Oft haben Unternehmen eine anhaltende Unterbrechung in ihren Arbeitsabläufen, die für die Einhaltung von Vorschriften und Kontrollen verantwortlich sind.

Fortschrittliche Workflow-Lösungen können die Kontrolle und Einhaltung von Vorschriften verbessern, die Kosten senken und sicherstellen Effizienz der Prüfung mit Funktionen rund um kontinuierliche Kontrollüberwachung, PBC-Automatisierung und mehr.

Ein guter Ausgangspunkt ist die Überprüfung Ihrer aktuellen Workflows und Kontrollen. Halten Sie Ausschau nach Möglichkeiten, wie Sie Compliance-Kontrollen in wichtige Geschäftsprozesse wie den Abschluss, die Gehaltsabrechnung und die Finanzberichterstattung integrieren können. Kleine Änderungen, die Sie heute vornehmen, können sich in Zukunft enorm auszahlen.

Effiziente Kontrollprogramme zahlen sich kurz- und langfristig aus

Vor dem Börsengang tätige und große börsennotierte Unternehmen können von effizienteren, automatisierten Kontrollprogrammen profitieren. Die Verbesserung der Effizienz und die Nutzung automatisierter Lösungen bieten Unternehmen:

• Organisatorische Agilität: Mit den richtigen Kontrollprogrammen können Unternehmen schnell auf die sich ständig ändernde Geschäftslandschaft reagieren und sich im Unbekannten sicher zurechtfinden.
• Zufriedenheit der Anleger: Vor Börsengängen, die vor dem Börsengang auf Anlegergelder angewiesen sind, benötigen das Vertrauen der Anleger, um voranzukommen. Strenge und effiziente Kontrollprogramme fördern Investitionen und tragen durch eine zuverlässige Finanzberichterstattung dazu bei, potenzielle Ängste auszuräumen. In ähnlicher Weise möchten Anleger bei börsennotierten Unternehmen wissen, dass sie den Finanzdaten vertrauen können und gleichzeitig darauf vertrauen können, dass das Unternehmen sowohl auf Chancen als auch auf Herausforderungen reagieren kann, die sich möglicherweise abzeichnen.
• Reduzierung des finanziellen Risikos: Steuerungen sparen Unternehmen verdienen Geld, indem sie das Risiko von Bußgeldern und Strafen reduzieren. Die Einhaltung regulatorischer und gesetzlicher Änderungen ist einfacher, wenn die richtigen Systeme vorhanden sind Dose passen Sie sich einfach an neue Anforderungen oder Änderungen an. Darüber hinaus tragen angemessene Kontrollen dazu bei, das Risiko von Fehlern und Betrug zu verringern, die beide für ein Unternehmen tödlich sein können.
• Verbessern Sie die Entscheidungsfindung: Wenn Compliance-Fehler und Ineffizienzen vorliegen, können Entscheidungen schnell zu kostspieligen Fehlern führen. Zuverlässige und genaue Informationen, die durch strenge Compliance-Kontrollen bereitgestellt werden, verbessern die Entscheidungsfindung zur Reduzierung dieser Risiken.
• Transparenz: Transparenz und Vertrauen der Interessengruppen sind für einen erfolgreichen Börsengang und für börsennotierte Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Kontrollprogramme bieten ein hohes Maß an Unternehmenstransparenz und helfen Ihnen, das Vertrauen der Anleger zu gewinnen, indem sie Daten über Ihre Geschäftstätigkeit bereitstellen. Ein besseres Image in der Öffentlichkeit ist auch eine Folge von Transparenz und Rechenschaftspflicht.
• Glücklichere Profis: Da Profis mit weniger manuellen und sich wiederholenden Arbeiten beauftragt werden, können sie sich auf wertvollere und lohnendere Aufgaben konzentrieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass angemessene Kontrollprogramme Unternehmen stärken und das Risiko von Betrug und Fehlern verringern und gleichzeitig die Effizienz, die Einhaltung der Vorschriften und das Marktvertrauen verbessern. Es gibt keinen besseren Zeitpunkt als jetzt, um die richtige Technologie und Automatisierung zu implementieren, um Ihre aktuelle Steuerungsumgebung zu verbessern. Dies kann Ihnen helfen, die steigenden Compliance-Kosten zu senken, den Fachkräftemangel zu bewältigen und die Transparenz zu bieten, die Sie für Ihre Compliance-Programme benötigen.