Centres de services financiers partagés : avantages et défis

Si vous travaillez dans n'importe quel secteur du secteur financier, vous avez probablement entendu parler des centres de services partagés (SSC). Si c'est le cas, vous êtes probablement également conscient des économies potentielles qu'ils permettent de réaliser. Certains rapports indiquent que le passage à un SSC réduit les coûts d'exploitation jusqu'à 50 %.

Essentiellement une initiative d'externalisation, les entreprises de la région EMEA et du monde entier se tournent de plus en plus vers les modèles SSC pour rationaliser leurs opérations et gagner en efficacité. Les économies qu'ils génèrent sont à l'origine d'une tendance mondiale : en 2023, le marché des SSC a atteint une valeur de plus de 51 milliards de dollars, contre 44,3 milliards de dollars en 2022, et affiche désormais un taux de croissance prévu de plus de 16 % jusqu'en 2032.

Les SSC peuvent avoir un impact particulièrement positif sur la fonction financière, où les entreprises peuvent bénéficier de la centralisation des fonctions, et des économies d'échelle qui résultent de la consolidation de flux de travail disparates.

Mais ces résultats ne sont en aucun cas garantis. L'adoption de la SSC se heurte à de nombreux obstacles, ce qui signifie que les responsables financiers doivent adopter une approche flexible et créative de leur migration afin à la fois d'atténuer les défis et de saisir les opportunités. Et au cœur de cet effort se trouve la nécessité de tirer parti de logiciels, tels que FloQast, pour faciliter la migration vers le SSC et débloquer des avantages d'efficacité latents sur le long terme.

Dans cet esprit, dans ce blog, nous allons explorer l'impact de la SSC sur la fonction financière : nous discuterons des principales opportunités et défis, de la manière d'optimiser les opérations de votre SSC et des raisons pour lesquelles votre choix de SSC peut faire la différence.

Définition du SSC

Un centre de services partagés (SSC) est une unité au sein d'une organisation plus vaste qui consolide et centralise les principaux processus commerciaux, tels que les finances et la comptabilité, en un seul endroit.

L'objectif principal d'un SSC est de réduire les coûts opérationnels de sa société mère tout en augmentant l'efficacité. À cette fin, les SSC sont souvent implantées dans les territoires d'outre-mer afin de bénéficier de diverses incitations commerciales et réglementaires, optimisant ainsi la valeur des services externalisés.

Afin de mettre en œuvre un SSC, les entreprises doivent lancer un processus de transition au cours duquel elles déplaceront l'infrastructure et les membres de l'équipe vers le site du SSC. Dans le cas des finances, cela peut impliquer le transfert d'une partie ou de la totalité de l'équipe comptable au SSC, ce qui implique généralement un certain degré de planification et de restructuration internes.

Avantages du centre de services partagés pour les équipes financières

Les principaux moteurs de valeur de la SSC pour les sociétés mères comprennent la fourniture d'informations de gestion à des fins d'analyse interne, le soutien à la prise de décisions et aux prévisions, le partenariat dans l'exécution d'initiatives commerciales et la mise en place de contrôles transactionnels solides et de conformité réglementaire.

Examens this value in examine certains des avantages spécifiques d'un service partagé pour la finance.

Scale Economies

La consolidation des services génère des économies d'échelle, grâce à la réduction des frais généraux, à la rationalisation des achats et à l'allocation des ressources et au partage d'outils technologiques.

Efficacité des processus

Les SSC soutiennent et rationalisent de nombreuses fonctions financières, telles que la paie, les comptes fournisseurs, les comptes clients, etc.

Normalisation

Les SSC peuvent aider les équipes financières à appliquer les normes mondiales aux processus de reporting et de conformité, en centralisant les contrôles pertinents et en facilitant leur suivi.

Visibilité centralisée

En centralisant les processus et les contrôles de fin de mois, les SSC améliorent la visibilité et la supervision, ce qui permet d'identifier plus rapidement les goulots d'étranglement et de suivre les progrès des membres de l'équipe avec plus de précision.

Coûts savings

La consolidation des services financiers permet de réduire les coûts grâce à l'élimination des rôles redondants et à la rationalisation des dépenses opérationnelles, telles que l'octroi de licences technologiques.

Évolutivity

SPC peut aider les entreprises à développer leurs opérations financières, tout en leur évitant de mettre en place des équipes financières locales dans les nouveaux sites d'expansion.

Accès à des professionnels qualifiés

Les SSC aident à attirer des professionnels de la comptabilité qualifiés en offrant des opportunités de développement de carrière, une mobilité mondiale, une formation spécialisée et des programmes de rémunération compétitifs.

Optimisation de votre transition vers le SSC

Le modèle de centre de services partagé adopté par votre organisation affectera de manière significative votre capacité à gérer les défis et à optimiser l'impact de votre transition. Bien qu'il n'y ait pas deux implémentations identiques, les équipes financières convergent généralement autour des modèles SSC suivants :

1. Une équipe SSC : Un responsable financier central supervise une équipe répartie sur plusieurs sites, dont une seule partie est structurée en tant que SSC. Le responsable de la SSC est intégré à la direction générale et collabore entre les équipes.
2. SSC interne : La société a mis en place une entité juridique distincte pour fournir des services aux sociétés de son propre groupe. Le responsable de la SSC se concentre sur l'atteinte des KPI internes et des objectifs de service.
3. Niveaux SSC : Un fournisseur externe, tel qu'une entreprise Big 4 ou similaire, fournit des services SSC. La configuration reflète un SSC interne, mais elle est gérée par un partenaire externe.

Anticiper les défis financiers des centres de services partagés

Même si les arguments en faveur de l'externalisation de la fonction financière à un SSC ont été avancés, la transition elle-même comportera inévitablement des frictions. Explorons les principaux problèmes et défis, ainsi que quelques conseils pour les résoudre.

Défi : fuite des connaissances

La rotation du personnel dans le secteur de la comptabilité peut être jusqu'à 30 % dans certains segments d'employés, les membres de l'équipe quittant l'équipe emportant avec eux de précieuses connaissances institutionnelles.

Solution :

Planifiez soigneusement la transition de vos employés vers le SSC. Concentrez-vous sur la planification de la relève et les programmes de formation afin de protéger les connaissances institutionnelles pendant les périodes de forte rotation du personnel.

Défi : lacunes opérationnelles au stade initial

Lorsque les SSC sont lancés sans que les rôles, les responsabilités ou les critères de performance ne soient clairement définis, ce manque de structure peut créer de la confusion et entraîner une augmentation des retouches et des révisions.

Solution :

Agissez rapidement pour définir clairement les rôles et les responsabilités avant que votre SSC ne devienne opérationnel. Introduisez les KPI de la SSC et intégrez des outils de gestion pour guider les équipes.

Défi : blocs de communication

Les difficultés de communication entre les fuseaux horaires et les frontières peuvent entraver le flux d'informations à destination et en provenance des SSC, entravant ainsi la transparence, l'exactitude des rapports et le feedback.

Solution :

Intégrez des outils, tels que des logiciels de messagerie instantanée et de conférence, pour connecter le SSC au siège. Mettez en place un calendrier d'enregistrement pour formaliser une culture de communication continue.

Défi : blocs de données

Lorsque les systèmes SSC fonctionnent indépendamment de l'infrastructure informatique centrale, les équipes du siège peuvent avoir du mal à récupérer les données critiques.

Solution :

Centralisez votre infrastructure technologique SSC afin de contrôler et de sécuriser l'accès aux documents, de promouvoir la standardisation des processus et d'établir une source unique de vérité.

Défi : obstacles réglementaires mondiaux

Les SSC transfrontaliers sont souvent confrontés à la charge supplémentaire de s'aligner sur de multiples cadres réglementaires et pratiques comptables.

Solution :

Adoptez une posture de conformité mondiale flexible pour prendre en compte tous les risques réglementaires liés à la SSC. Recrutez des experts locaux en conformité au sein de votre équipe SSC et impliquez-les dans la planification initiale.

L'avantage de FloQast

Une fois que vous aurez déterminé à quoi ressemblera votre SSC, vous devrez commencer à planifier la transition de votre fonction financière vers le nouvel environnement, en tenant compte de priorités telles que le calendrier de votre transition, votre plan pour relever les défis décrits ci-dessus et le meilleur logiciel financier de la SSC pour atteindre vos objectifs.

FloQast est spécialement conçu pour soutenir les équipes financières pendant les périodes de changements importants, y compris le passage à un SSC. Our platform centralise et automatise les principaux processus financiers, aidant les organisations à standardiser les flux de travail, à réduire les frictions et à améliorer la collaboration entre les équipes et les frontières, tout en préservant la visibilité et le contrôle.

Nous avons aidé certains pays du monde les plus grandes entreprises relever les défis auxquels ils sont confrontés en matière de SSC et optimiser l'impact de leur fonction financière externalisée dans son nouvel environnement. Ainsi, qu'il s'agit de migrer des flux de travail comptables ou de remanier l'ensemble de vos opérations financières, FloQast peut vous aider à intégrer la structure, l'évolutivité et la conformité de votre modèle SSC à partir de zéro.

Êtes-vous prêt à rationaliser vos opérations financières ? Découvrez comment FloQast peut vous aider faites de votre transition vers la SSC une réussite.