Finance Shared Service Center: Vorteile und Herausforderungen

Wenn Sie in einer Ecke des Finanzsektors arbeiten, haben Sie wahrscheinlich von Shared Service Centern (SSCs) gehört. Wenn ja, sind Sie sich wahrscheinlich auch der potenziellen Einsparungen bewusst, die sie mit sich bringen — mit einigen Berichten, dass der Wechsel zu einem SSC reduziert die Betriebskosten um bis zu 50%.

Im Wesentlichen handelt es sich um eine Outsourcing-Initiative. Unternehmen in der EMEA-Region und auf der ganzen Welt wenden sich zunehmend SSC-Modellen zu, um ihre Abläufe zu rationalisieren und ihre Effizienz zu steigern. Die Einsparungen, die sie erzielen, treiben einen globalen Trend voran: 2023 erreichte der SSC-Markt ein Wert von über 51 Milliarden US-Dollar, gegenüber 44,3 Milliarden US-Dollar im Jahr 2022, und weist nun bis 2032 eine prognostizierte Wachstumsrate von über 16% auf.

SSCs können sich besonders positiv auf die Finanzfunktion auswirken, wo Unternehmen von einer Zentralisierung der Funktionen und von den Skaleneffekten profitieren, die sich aus der Konsolidierung unterschiedlicher Arbeitsabläufe ergeben.

Diese Ergebnisse sind jedoch keineswegs garantiert. Die Einführung von SSC ist mit Hindernissen behaftet, was bedeutet, dass Finanzverantwortliche bei ihrer Migration einen flexiblen, kreativen Ansatz verfolgen müssen, um sowohl Herausforderungen zu bewältigen als auch Chancen zu nutzen. Und im Mittelpunkt dieser Bemühungen steht die Notwendigkeit, Software wie FloQast zu nutzen, um die SSC-Migration voranzutreiben und langfristig unrealisierte Effizienzvorteile zu erzielen.

Vor diesem Hintergrund werden wir in diesem Blog die Auswirkungen des SSC auf die Finanzfunktion untersuchen: Wir werden die wichtigsten Chancen und Herausforderungen erörtern, wie Sie Ihre SSC-Abläufe optimieren können und warum Ihre Wahl eines SSC einen Unterschied machen kann.

Definition des SSC

Ein Shared Service Center (SSC) ist eine Einheit innerhalb einer größeren Organisation, die wichtige Geschäftsprozesse wie Finanzen und Buchhaltung an einem einzigen Standort konsolidiert und zentralisiert.

Das Hauptziel eines SSC besteht darin, die Betriebskosten seiner Muttergesellschaft zu senken und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. Zu diesem Zweck werden SSCs häufig in überseeischen Gebieten eingerichtet, um verschiedene geschäftliche und regulatorische Anreize zu nutzen und so den Wert der ausgelagerten Dienstleistungen zu optimieren.

Um ein SSC zu implementieren, müssen Unternehmen einen Übergangsprozess einleiten, bei dem sie Infrastruktur und Teammitglieder an den SSC-Standort verlagern. Im Finanzbereich kann dies bedeuten, dass das Buchhaltungsteam teilweise oder vollständig in das SSC versetzt wird — was in der Regel ein gewisses Maß an interner Planung und Umstrukturierung erfordert.

Vorteile des Shared Service Centers für Finanzteams

Zu den allgemeinen Werttreibern von SSC für Mutterunternehmen gehören die Bereitstellung von Managementinformationen für interne Analysen, Unterstützung bei der Entscheidungsfindung und Prognose, Partnerschaft bei der Umsetzung von Geschäftsinitiativen sowie die Bereitstellung strenger Transaktionskontrollen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Lassen Sie uns diesen Wert genauer untersuchen, indem wir uns einige der spezifischen Vorteile eines gemeinsamen Finanzdienstes ansehen.

Skaleneffekte

Die Konsolidierung von Dienstleistungen führt zu Skaleneffekten — dank reduzierter Gemeinkosten, optimierter Beschaffung und Ressourcenzuweisung sowie gemeinsamer Technologie-Tools.

Effizienz der Prozesse

SSCs unterstützen und optimieren zahlreiche Finanzfunktionen wie Gehaltsabrechnung, Kreditorenbuchhaltung, Kreditoren usw.

Standardisierung

SSCs können Finanzteams dabei unterstützen, globale Standards für Berichts- und Compliance-Prozesse anzuwenden, die relevanten Kontrollen zu zentralisieren und sie leichter nachzuverfolgen.

Zentralisierte Sichtbarkeit

Durch die Zentralisierung der Prozesse und Kontrollen zum Monatsende verbessern SSCs die Transparenz und den Überblick und tragen so dazu bei, Engpässe schneller zu erkennen und die Fortschritte der Teammitglieder genauer zu verfolgen.

Kosteneinsparungen

Die Konsolidierung der Finanzdienstleistungen führt zu Kostensenkungen durch den Wegfall überflüssiger Rollen und die Rationalisierung der Betriebskosten, z. B. für Technologielizenzen.

Skalierbarkeit

SSC kann Unternehmen dabei unterstützen, ihre Finanzaktivitäten zu skalieren — und macht gleichzeitig die Einrichtung lokaler Finanzteams an neuen Expansionsstandorten überflüssig.

Zugang zu Fachkräften

SSCs helfen dabei, qualifizierte Buchhaltungsexperten anzuziehen, indem sie Karrieremöglichkeiten, globale Mobilität, spezielle Schulungen und wettbewerbsfähige Vergütungspakete anbieten.

Optimieren Sie Ihren SSC-Übergang

Das Shared-Servicecenter-Modell, das Ihr Unternehmen anwendet, wird sich erheblich auf Ihre Fähigkeit auswirken, Herausforderungen zu bewältigen und die Auswirkungen Ihrer Umstellung zu optimieren. Obwohl keine zwei Implementierungen exakt gleich sind, orientieren sich die Finanzteams in der Regel an den folgenden SSC-Modellen:

1. Ein Team SSC: Ein zentraler Finanzleiter beaufsichtigt ein auf mehrere Standorte verteiltes Team, wobei nur ein Teil dieses Teams als SSC strukturiert ist. Der SSC-Leiter ist in die breitere Führung integriert und arbeitet teamübergreifend zusammen.
2. Internes SSC: Das Unternehmen gründet eine separate juristische Person, um Dienstleistungen für seine eigenen Konzernunternehmen zu erbringen. Der SSC-Leiter konzentriert sich darauf, interne KPIs und Serviceziele zu erreichen.
3. SSC von Drittanbietern: Ein externer Anbieter, z. B. ein Big-4-Unternehmen oder ähnliches, bietet SSC-Dienste an. Das Setup spiegelt ein internes SSC wider, wird jedoch von einem externen Partner verwaltet.

Antizipation der finanziellen Herausforderungen von Shared Service Centern

Selbst wenn Argumente für die Auslagerung der Finanzfunktion an ein SSC vorgebracht wurden, wird der Übergang selbst unweigerlich mit Reibungsverlusten verbunden sein. Lassen Sie uns die wichtigsten Probleme und Herausforderungen sowie einige Tipps zu deren Bewältigung untersuchen.

Herausforderung: Wissensverlust

Die Mitarbeiterfluktuation im Rechnungswesen kann sein bis zu 30% in einigen Mitarbeitersegmenten, wobei ausscheidende Teammitglieder wertvolles institutionelles Wissen mitnehmen.

Lösung:

Planen Sie den SSC-Übergang Ihrer Mitarbeiter sorgfältig. Konzentrieren Sie sich auf Nachfolgeplanung und Schulungsprogramme, um das institutionelle Wissen in Zeiten hoher Personalfluktuation zu schützen.

Herausforderung: Betriebliche Lücken in der Frühphase

Wenn SSCs ohne klar definierte Rollen, Verantwortlichkeiten oder Leistungsmaßstäbe auf den Markt kommen, kann dieser Mangel an Struktur zu Verwirrung und verstärkter Überarbeitung und Überprüfung führen.

Lösung:

Legen Sie schnell klare Rollen und Verantwortlichkeiten fest, bevor Ihr SSC betriebsbereit ist. Führen Sie SSC-KPIs ein und integrieren Sie Management-Tools, um Teams zu Guide.

Herausforderung Kommunikationsblockaden

Kommunikationsprobleme über Zeitzonen und Grenzen hinweg können den Informationsfluss zu und von SSCs behindern und so die Transparenz, die Genauigkeit der Berichterstattung und das Feedback beeinträchtigen.

Lösung:

Integrieren Sie Tools wie Instant Messaging- und Konferenzsoftware, um das SSC mit der Zentrale zu verbinden. Implementieren Sie einen Check-In-Zeitplan, um eine Kultur der kontinuierlichen Kommunikation zu formalisieren.

Herausforderung: Datenblöcke

Wenn SSC-Systeme isoliert von der zentralen IT-Infrastruktur betrieben werden, können Teams in der Zentrale Schwierigkeiten haben, wichtige Daten abzurufen.

Lösung:

Zentralisieren Sie Ihren SSC-Tech-Stack, um den Zugriff auf Dokumente zu kontrollieren und zu sichern, die Standardisierung von Prozessen zu fördern und eine zentrale Informationsquelle einzurichten.

Herausforderung: Globale regulatorische Hürden

Grenzüberschreitende SSCs stehen häufig vor der zusätzlichen Belastung, sich an mehrere regulatorische Rahmenbedingungen und Rechnungslegungspraktiken anzupassen.

Lösung:

Nehmen Sie ein flexibles globales Compliance-Konzept ein, um alle regulatorischen SSC-Risiken zu erfassen. Rekrutieren Sie lokale Compliance-Experten für Ihr SSC-Team und beziehen Sie sie in die Frühphasenplanung ein.

Der FloQast-Vorteil

Wenn Sie festgelegt haben, wie Ihr SSC aussehen wird, müssen Sie mit der Planung der Umstellung Ihrer Finanzabteilung auf die neue Umgebung beginnen. Dabei müssen Sie Prioritäten wie den Zeitplan für Ihren Übergang, Ihren Plan zur Bewältigung der oben genannten Herausforderungen und die beste SSC-Finanzsoftware zur Erreichung Ihrer Ziele berücksichtigen.

FloQast wurde speziell entwickelt, um Finanzteams in Zeiten erheblicher Veränderungen zu unterstützen, einschließlich des Wechsels zu einem SSC. Unsere Plattform zentralisiert und automatisiert zentrale Finanzprozesse, hilft Unternehmen dabei, Arbeitsabläufe zu standardisieren, Reibungsverluste zu reduzieren und die team- und grenzübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern — bei gleichzeitiger Wahrung von Transparenz und Kontrolle.

Wir haben einigen Menschen auf der Welt geholfen größte Unternehmensorganisationen bewältigen Sie ihre SSC-Herausforderungen und optimieren Sie die Wirkung ihrer ausgelagerten Finanzfunktion in der neuen Umgebung. Egal, ob Sie Buchhaltungsabläufe migrieren oder Ihren gesamten Finanzbetrieb überarbeiten, FloQast kann Ihnen helfen, Struktur, Skalierbarkeit und Compliance in Ihr SSC-Modell von Grund auf einzubauen.

Sind Sie bereit, Ihre Finanzabläufe zu optimieren? Finden Sie heraus, wie FloQast helfen kann machen Sie Ihren SSC-Übergang zu einer Erfolgsgeschichte.