Comment Deputy a réduit de deux jours ouvrables sa clôture grâce à FloQast

Imaginez-vous à votre bureau. Il est 6 h 30 du soir, le quatrième jour ouvrable du mois, heure de clôture, et vous êtes en train de parcourir votre quatrième demande, en essayant de trouver la véritable réel version actuelle d'un document.

Vous ne l'avez pas trouvé dans les sept fils de discussion différents de votre boîte de réception sur le même sujet. Dropbox a également fait faillite. Slack semblait prometteur, mais vous n'avez trouvé que la troisième version la plus récente de la feuille de calcul. Vous êtes maintenant sur Asana, où vous trouvez la tâche... pour vous rendre compte que personne n'y a joint le fichier.

Comme de nombreuses équipes comptables, le groupe basé à Sydney Député se sont retrouvés dans une situation similaire, quoique moins dramatique ou chaotique, il y a quelques années à peine. Des feuilles de calcul partagées et des listes de tâches cloisonnées, combinés à une visibilité limitée sur les progrès de l'équipe, ont fait de cette fonction comptable essentielle à la mission mensuelle un exercice stressant et exténuant.

« Nous utilisions des feuilles de calcul, Asana et Slack, ainsi que des réunions Zoom régulières pour discuter de nos progrès, et c'était épuisant », explique le contrôleur financier Jen Tran. « Les responsabilités n'étaient pas claires et nous ne disposions d'aucun moyen centralisé de stocker la documentation, les notes et les mises à jour de statut, ce qui posait un énorme problème avec des bureaux répartis sur les fuseaux horaires mondiaux de Sydney, Londres et San Francisco. »

L'équipe a tout de même réussi à s'en tenir à une clôture respectable de sept à huit jours, mais chaque mois était marqué par des rapprochements, des révisions et des approbations de dernière seconde. Il fallait faire quelque chose.

Sur recommandation de l'ERP de l'entreprise, NetSuite, Le député a choisi de mettre en œuvre FloQast pour rationaliser ses processus comptables et, espérons-le, réduire ses délais de clôture.

Les niveaux de stress, d'incertitude et les tâches incomplètes ont été réduits pour l'équipe adjointe depuis la mise en service de FloQast.

« FloQast est devenu à la fois un outil de productivité et un outil d'apprentissage pour notre jeune équipe comptable », a déclaré Tran. « Je peux inclure des notes et des explications dans notre liste de tâches centralisée maintenant que tout le monde peut la voir et la lire, et nous n'avons pas besoin d'une réunion Zoom ou d'un message Slack pour en discuter. Nous avançons beaucoup plus vite maintenant et nous profitons des opportunités d'apprentissage qui se présentent en cours de route. »

Selon Michaël Eves, directeur principal des finances, FloQast est le leader incontesté d'une équipe comptable en pleine croissance et géographiquement distribuée, comme celle de Deputy.

« FloQast est plus moderne, meilleur outil et plus intuitif que d'autres solutions concurrentes telles que Blackline », a déclaré Eves. « Et la fonctionnalité est encore plus puissante grâce à la mise à jour automatique de la balance d'essai et aux notes de révision destinées aux membres de l'équipe, aux auditeurs et à toute autre personne ayant besoin de connaître le détail de soldes de comptes spécifiques. Nous aimons ajouter des notes tout au long du mois et signaler un problème plus tôt afin qu'il puisse être réglé rapidement plutôt que d'attendre la fin du mois. »