Wie Deputy den Geschäftsschluss mit FloQast um zwei Arbeitstage verkürzte

Stell dir vor, du sitzt an deinem Schreibtisch. Es ist 6:30 Uhr abends am vierten Werktag des Monats — Schließzeit — und Sie sehen sich Ihre vierte Bewerbung an und versuchen, den tatsächlichen echt aktuelle Version eines Dokuments.

Sie konnten es in den sieben verschiedenen Threads Ihres Posteingangs zum gleichen Thema nicht finden. Dropbox war auch ein Flop. Slack schien vielversprechend, aber du hast nur die drittneueste Version der Tabelle gefunden. Jetzt sind Sie in Asana, wo Sie die Aufgabe finden... nur um festzustellen, dass niemand die Datei angehängt hat.

Wie viele Buchhaltungsteams hat auch die in Sydney ansässige Gruppe Stellvertreter befand sich erst vor wenigen Jahren in einer ähnlichen, wenn auch weniger dramatischen oder chaotischen Situation. Gemeinsame Tabellenkalkulationen und isolierte Aufgabenlisten in Kombination mit wenig Einblick in den Teamfortschritt machten diese monatliche geschäftskritische Buchhaltungsfunktion zu einer stressigen und anstrengenden Aufgabe.

„Wir nutzten Tabellenkalkulationen, Asana und Slack sowie regelmäßige Zoom-Meetings, um unsere Fortschritte zu besprechen, und das war anstrengend“, so Financial Controller Jean Tran. „Die Zuständigkeitsbereiche waren nicht klar, und wir hatten keine zentrale Möglichkeit, Unterlagen, Notizen und Statusmeldungen zu speichern, was bei Büros, die über die globalen Zeitzonen von Sydney, London und San Francisco verteilt waren, ein großes Problem darstellte.“

Dennoch konnte sich das Team an einen respektablen Abschluss von sieben bis acht Tagen halten — aber jeden Monat gab es Abstimmungen, Überarbeitungen und Genehmigungen in letzter Sekunde. Es musste etwas getan werden.

Auf Empfehlung des ERP-Systems des Unternehmens, NetSuite Der Abgeordnete entschied sich für die Implementierung von FloQast um die Buchhaltungsprozesse zu rationalisieren und hoffentlich die Abschlusszeit zu verkürzen.

Stress, Ungewissheit und unvollständige Aufgaben wurden für das Deputy-Team seit FloQast live genommen.

„FloQast ist für unser junges Buchhaltungsteam sowohl zu einem Produktivitätstool als auch zu einem Lerntool geworden“, sagte Tran. „Ich kann jetzt Notizen und Erklärungen in unsere zentrale Aufgabenliste aufnehmen, sodass jeder sie sehen und lesen kann, und wir benötigen kein Zoom-Meeting oder eine Slack-Nachricht, um darüber zu diskutieren. Wir bewegen uns jetzt viel schneller und nutzen die Lernmöglichkeiten auf dem Weg dorthin.“

Laut Michael Eves, Senior Director, Finance, FloQast ist die klare Führungskraft für ein schnell wachsendes, geografisch verteiltes Buchhaltungsteam wie das von Deputy.

„FloQast ist moderner, ein besseres Tool und intuitiver als andere Wettbewerbslösungen wie Blackline“, sagte Eves. „Und die Funktionalität ist noch leistungsfähiger: Automatische Aktualisierungen des Testsaldos und Überprüfungshinweise für Teammitglieder, Auditoren und alle anderen, die die Details bestimmter Kontosalden kennen müssen. Wir fügen gerne im Laufe des Monats Notizen hinzu und sprechen ein Problem frühzeitig an, damit es frühzeitig geklärt werden kann, anstatt bis zum Monatsende zu warten.“