Réconciliations : une combinaison parfaite grâce à l'automatisation

N'est-ce pas génial d'être dans une relation où quelqu'un vous comprend ?

C'est tellement facile. Vous avez l'impression d'obtenir tout ce dont vous avez besoin, parfois sans même avoir à le demander. Cela fonctionne.

C'est ainsi que nous aimons penser à la façon dont FloQast fonctionne pour les comptables, mais généralement en termes moins romantiques. Cela fonctionne tout simplement. Il vous connaît et connaît vos besoins en tant que comptable. Et comme une de ces relations parfaites, elle ne cesse de s'améliorer.

En tant que comptable et chef de produit chez FloQast, mon objectif quotidien est de trouver de nouvelles façons de faire de FloQast le partenaire idéal pour nos utilisateurs comptables.

C'est ce qui détermine la façon dont j'aborde ma principale responsabilité (et mon obsession quotidienne) : FloQast AutoRec — le produit qui automatise les rapprochements pour les comptes bancaires, de cartes de crédit et autres.

Je suis fier de dire qu'AutoRec a ajouté de nombreuses fonctionnalités importantes depuis son lancement en avril. Certaines sont grandes, d'autres petites, mais le point commun entre toutes ces améliorations est qu'elles ont toutes été créées en tenant compte de la façon dont les comptables effectuent ce travail dans la vie réelle. Parce que nous vous comprenons.

Je vais détailler certains de ces changements ci-dessous, mais permettez-moi tout d'abord de vous expliquer pourquoi je suis si fier et passionné par l'évolution rapide de FloQast AutoRec.

Il faut qu'on en connaisse un

Je connais bien les problèmes inhérents aux réconciliations. En fait, je parie que j'ai commencé à faire des recs plus tôt que toi dans ma vie. J'ai fait de la comptabilité pendant mon adolescence pour le cabinet d'avocats de mon père et j'ai également travaillé dans un cabinet d'experts-comptables local, tout cela avant d'obtenir mon diplôme d'études secondaires. Mon point de vue sur la nécessité de meilleurs processus, contrôles et automatisation pour les recs n'a fait que croître au fil de ma carrière. J'ai d'abord travaillé dans le domaine de l'audit et de la fiscalité pour un cabinet de CPA, puis en tant que contrôleur adjoint dans une compagnie aérienne et, enfin, pendant 10 ans chez PwC Consulting, où j'ai aidé des clients à mettre en œuvre de nouveaux livres généraux.

Bref, je ressens ta douleur. C'est pourquoi j'ai été si enthousiasmant de participer à l'évolution de FloQast AutoRec.

Qu'avons-nous fait ?

La modification la plus récente d'AutoRec est cosmétique : nous avons changé le nom du produit en AutoRec au lieu de FloQast Match. Au départ, nous avons utilisé le terme correspondre car il décrit la partie du processus de rapprochement la plus utile à l'automatisation : identifier toutes les transactions présentes à la fois dans votre GL et dans le système connexe (comme un relevé bancaire pour un reçu bancaire). En d'autres termes, ils correspondent. La technologie qui opère cette magie est si géniale et si puissante que nous avons décidé de donner son nom à l'ensemble du produit.

Par coïncidence, c'est pourquoi j'ai appelé mon premier-né Rex. Non, pas vraiment, c'est juste une blague sur la comptabilité.

Au fil du temps, nous avons découvert que le nom Match n'a pas rendu justice au produit, car il fait bien plus encore. Nous l'avons donc renommé pour mieux refléter ce qu'il fait : automatiser le rapprochement.

Les grands changements

Tout d'abord, vous pouvez désormais télécharger des fichiers Excel ou CSV. Ainsi, lorsque vous avez plus de transactions à charger, vos fichiers CSV peuvent gérer un volume bien plus important. Ou, si vos colonnes contiennent des formules, l'enregistrement dans un fichier CSV enregistre ces formules en tant que valeurs. Cela signifie que vous pouvez télécharger ces transactions sur FloQast AutoRec sans avoir à effectuer une étape de nettoyage manuel consistant à copier et coller des valeurs dans ces colonnes.

Ensuite, vous n'avez pas à configurer ces fichiers pour les adapter à un format rigide avant de les télécharger sur FloQast AutoRec. Nous avons ajouté un outil facile à utiliser pour identifier les colonnes de vos téléchargements, en votre mise en page : contient la date, le montant et les descriptions de chaque transaction. Vous pouvez même laisser tous les en-têtes de vos rapports en place et nous indiquer sur quelle ligne commencent les transactions. Par conséquent, il n'est pas nécessaire de déplacer les colonnes ou de supprimer les titres qui apparaissent lorsque vous exportez des transactions depuis votre GL ou votre banque. Si les montants de l'un ou l'autre des fichiers ne sont pas signés correctement, utilisez simplement notre fonction de signe inversé, plutôt que d'avoir à changer le signe vous-même.

Vous voyez ce que nous entendons par anticipation et prise en compte des besoins d'un comptable ? Nous vous comprenons.

Ensuite, certains d'entre vous font rapprochements de comptes bancaires vouloir (devoir ?) réconciliez-vous tout au long du mois. Cela peut être dû au fait que c'est trop à faire à la clôture ou parce que vous en avez besoin pour gérer vos soldes de trésorerie. Pour cela, vous pouvez désormais télécharger des fichiers de transactions à tout moment afin de réconcilier progressivement votre compte au cours du mois. Faites-le de la manière qui vous convient : fichiers mensuels à jour, fichiers séparés pour des groupes de jours, tout fonctionne. Vous n'avez pas à faire attention à ne pas télécharger des transactions en double ; nous nous occupons du dédoublage pour vous. Bien entendu, vous pouvez également l'utiliser pour inclure les entrées de journal de dernière minute ou les corrections apportées au GL.

Enfin, lorsque vous avez des transactions en cours au cours d'un mois, dont vous avez besoin pour le rapprochement du mois suivant, il vous suffit de cocher la case lorsque vous chargez des fichiers pour le nouveau mois. Nous reporterons ensuite automatiquement ces transactions en cours au mois suivant. De cette façon, vous n'avez pas besoin de rechercher ces transactions inégalées et de les copier/coller dans un nouveau rapprochement. Ces petites choses s'additionnent et vous font gagner du temps, comme cela a été le cas pour CHG Healthcare. Voici l'étude de cas.

Comme c'est le cas depuis notre lancement initial, vous pouvez exporter tout ce travail vers une feuille de calcul qui inclut le rapprochement complet des comptes déjà créé pour vous. Cela comprend un onglet pour le rapprochement réel, ainsi que des onglets séparés pour les transactions en cours provenant de votre ERP, de la banque, ainsi qu'une piste d'audit claire de toutes les transactions rapprochées. Nous obtenons le solde du compte GL et vous ajoutez le solde bancaire pour terminer le rapprochement et l'enregistrer sur votre stockage cloud, pour le relier à FloQast Close.

Juste un rappel : bien que les exemples ci-dessus reflètent des rapprochements bancaires, FloQast AutoRec peut être utilisé pour n'importe quel compte ou à tout moment lorsque vous devez rapprocher deux ensembles de transactions.

Où allons-nous ensuite ? Restez à l'affût. Il y en a encore plein d'autres à venir. Après tout, nous voulons maintenir l'étincelle dans notre relation. Et il n'y a pas de meilleur moyen d'y parvenir que d'offrir quelques cadeaux surprises en cours de route.