Versöhnungen: Eine Kombination aus Automatisierung

Ist es nicht toll, in einer Beziehung zu sein, in der dich jemand einfach versteht?

Es ist so mühelos. Sie haben das Gefühl, alles zu bekommen, was Sie brauchen, manchmal ohne dass Sie fragen müssen. Es funktioniert.

So denken wir gerne darüber nach, wie FloQast für Buchhalter funktioniert, wenn auch im Allgemeinen in weniger romantischen Begriffen. Es funktioniert einfach. Es kennt Sie und Ihre Bedürfnisse als Buchhalter. Und wie bei einer dieser perfekten Beziehungen wird es immer besser.

Da ich selbst Buchhalter und Produktmanager bei FloQast bin, ist es mein tägliches Ziel, neue Wege zu finden, um FloQast dem perfekten Lebensgefährten für unsere Buchhalter-Nutzer einen Schritt näher zu bringen.

Das bestimmt, wie ich meine Hauptverantwortung (und meine tägliche Obsession) angehe: FloQast AutoRec — das Produkt, das automatisiert Abstimmungen für Bank-, Kreditkarten- und andere Konten.

Ich bin stolz darauf, sagen zu können, dass AutoRec seit seiner Einführung im April viele wichtige Funktionen hinzugefügt hat. Einige sind groß, andere klein, aber der rote Faden zwischen all diesen Verbesserungen ist, dass sie alle mit einem Gespür für die Art und Weise entwickelt wurden, wie Buchhalter diese Arbeit im wirklichen Leben erledigen. Weil wir dich verstehen.

Ich werde im Folgenden einige dieser Änderungen detailliert beschreiben, aber lassen Sie mich Ihnen zunächst sagen, warum ich so stolz und begeistert von der schnellen Entwicklung von FloQast AutoRec bin.

Man muss einen kennen

Ich bin mit den Problemen, die mit Versöhnungen verbunden sind, durchaus vertraut. Ich würde sogar wetten, dass ich früher in meinem Leben angefangen habe, Empfehlungen zu machen als du. In meiner Jugend habe ich in der Anwaltskanzlei meines Vaters Buchhaltung geführt und auch in einer örtlichen Wirtschaftsprüfungskanzlei gearbeitet — alles vor dem Abitur. Meine Vorstellung davon, dass die Mitarbeiter bessere Prozesse, Kontrollen und Automatisierung benötigten, wuchs erst im Laufe meiner Karriere. Ich war zuerst in den Bereichen Wirtschaftsprüfung und Steuern für eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft tätig, dann als stellvertretender Controller bei einer Fluggesellschaft und schließlich 10 Jahre bei PwC Consulting, wo ich Kunden bei der Implementierung neuer Hauptbücher unterstützte.

Kurz gesagt, ich fühle deinen Schmerz. Und deshalb war es so aufregend, an der Entwicklung von FloQast AutoRec teilzunehmen.

Was haben wir getan?

Die letzte Änderung von AutoRec ist kosmetischer Natur: Wir haben den Namen des Produkts von FloQast Match in AutoRec geändert. Anfangs haben wir den Begriff verwendet Spiel weil es den Teil des Abstimmungsprozesses beschreibt, bei dem die Automatisierung am meisten hilft: Identifizierung aller Transaktionen, die sowohl in Ihrem GL als auch im unterstützenden System zu finden sind (z. B. ein Kontoauszug für eine Kontoauszug). Mit anderen Worten, sie passen zusammen. Die Technologie, die diese Magie ausübt, ist so cool — und so leistungsstark —, dass wir beschlossen haben, das gesamte Produkt danach zu benennen.

Zufälligerweise habe ich deshalb meinen Erstgeborenen Rex genannt. Nein, nicht wirklich, das ist nur ein Buchhaltungswitz.

Im Laufe der Zeit fanden wir heraus, dass der Name Spiel wurde dem Produkt nicht gerecht, weil es so viel mehr kann. Also haben wir es umbenannt, um besser widerzuspiegeln, was es tut — Automatisieren Sie den Abgleich.

Die großen Veränderungen

Erstens können Sie jetzt entweder Excel- oder CSV-Dateien hochladen. Wenn Sie also mehr Transaktionen hochladen müssen, können Ihre CSV-Dateien ein weitaus größeres Volumen verarbeiten. Oder, wenn Ihre Spalten Formeln enthalten, speichert das Speichern als CSV-Datei diese Formeln als Werte. Das bedeutet, dass Sie diese Transaktionen auf FloqAst AutoRec hochladen können, ohne einen manuellen Bereinigungsschritt durchführen zu müssen, bei dem Werte kopiert und in diese Spalten eingefügt werden müssen.

Als Nächstes müssen Sie diese Dateien nicht so konfigurieren, dass sie in ein starres Format passen, bevor Sie sie auf FloQast AutoRec hochladen. Wir haben ein benutzerfreundliches Tool hinzugefügt, mit dem Sie feststellen können, welche Spalten in Ihren Uploads enthalten sind — in dein Layout — enthält das Datum, den Betrag und die Beschreibungen für jede Transaktion. Sie können sogar alle Ihre Berichtsüberschriften unverändert lassen und uns mitteilen, in welcher Zeile die Transaktionen beginnen. Daher müssen Sie keine Spalten verschieben oder die Überschriften entfernen, die angezeigt werden, wenn Sie Transaktionen aus Ihrem GL oder Ihrer Bank exportieren. Wenn die Beträge in einer der beiden Dateien nicht ordnungsgemäß signiert sind, verwenden Sie einfach unsere Flip-Sign-Funktion, anstatt das Vorzeichen selbst ändern zu müssen.

Verstehen Sie, was wir unter antizipieren und berücksichtigen, was ein Buchhalter braucht? Wir verstehen dich.

Als Nächstes tun es einige von Ihnen Bankkontenabstimmungen wollen (müssen?) den ganzen Monat lang abstimmen. Das könnte daran liegen, dass während des Handelsabschlusses einfach zu viel zu tun ist, oder weil Sie es für die Verwaltung von Barguthaben benötigen. Dafür können Sie jetzt jederzeit Transaktionsdateien hochladen, um Ihr Konto im Laufe des Monats schrittweise abzugleichen. Machen Sie das so, wie es Ihnen passt: Dateien für den aktuellen Monat, separate Dateien für Gruppen von Tagen, alles funktioniert. Sie müssen nicht darauf achten, doppelte Transaktionen hochzuladen. Wir kümmern uns für Sie um die Deduplizierung. Natürlich können Sie dies auch verwenden, um in letzter Minute Journaleinträge oder Korrekturen in den GL einzubeziehen.

Wenn Sie in einem Monat ausstehende Transaktionen haben, die Sie für den Abgleich des nächsten Monats benötigen, klicken Sie beim Hochladen von Dateien in den neuen Monat einfach das Kästchen an. Wir übertragen diese ausstehenden Transaktionen dann automatisch auf den nächsten Monat. Auf diese Weise müssen Sie diese nicht abgeglichenen Transaktionen nicht suchen und sie in einen neuen Abgleich kopieren/einfügen. Diese kleinen Dinge summieren sich und sparen Ihnen Zeit, genau wie bei CHG Healthcare. Hier ist die Fallstudie.

Wie seit unserer ersten Einführung können Sie all diese Arbeit in eine Tabelle exportieren, die den vollständigen Kontoabgleich enthält, der bereits für Sie erstellt wurde. Dazu gehören ein Tab für den eigentlichen Abgleich sowie separate Tabs für die ausstehenden Transaktionen aus Ihrem ERP, der Bank sowie ein übersichtlicher Prüfpfad aller abgeglichenen Transaktionen. Wir erhalten den GL-Kontostand und Sie fügen das Bankguthaben hinzu, um den Abgleich abzuschließen und ihn in Ihrem Cloud-Speicher zu speichern, um ihn wieder an FloQast Close zu binden.

Nur zur Erinnerung: Obwohl die obigen Beispiele Bankabstimmungen widerspiegeln, kann FloQast AutoRec für jedes Konto verwendet werden, oder jederzeit, wenn Sie zwischen zwei Gruppen von Transaktionen abgleichen müssen.

Wo gehen wir als Nächstes hin? Bleib dran. Es wird noch viel mehr kommen. Schließlich wollen wir den Funken in unserer Beziehung aufrechterhalten. Und es gibt keinen besseren Weg, das zu tun, als unterwegs ein paar Überraschungsgeschenke zu verteilen.