Comment choisir une nouvelle technologie pour votre service de comptabilité

Abhors de l'auteur: Katie Thomas, CPA, est une créatrice de contenu, lauréate du prix 40 under 40 CPA Practice Advisor en 2021, et propriétaire de Leaders Online, où l'entreprise aide les professionnels de la comptabilité à accroître leur impact, leur influence et leurs revenus grâce au leadership éclairé et au marketing numérique. N'hésitez pas à visiter Leaders en ligne ou communiquez avec elle sur LinkedIn pour entrer en contact avec Katie.

Départements de comptabilité doit restez à la pointe des nouvelles technologies qui peuvent contribuer à améliorer la productivité et l'efficacité tout en réduisant les dépenses d'exploitation. En fait, des enquêtes montrent que les logiciels hébergés dans le cloud réduisent considérablement les dépenses d'exploitation 50 %.

La technologie doit résoudre les problèmes, respecter le budget, profiter à vos employés, donner aux comptables les moyens de proposer des services à plus forte valeur ajoutée et fonctionner avec les technologies actuelles. Il y a beaucoup de choses à jongler.

De toute évidence, apprendre à choisir une nouvelle technologie est un processus approfondi, qui nécessite la bonne approche pour être viable pour votre entreprise. Le guide ci-dessous peut vous indiquer la bonne direction.

Comment choisir une nouvelle technologie pour votre service de comptabilité

Lorsque vous choisissez une nouvelle technologie pour votre service de comptabilité, tenez compte des points suivants :

Que faites-vous en ce moment ?

Avant de commencer à explorer et à comparer vos options, prenez du recul pour évaluer la configuration actuelle de l'organisation. En examinant ce que vous faites actuellement, vous pouvez déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Définissez minutieusement votre état actuel.

Regardez non seulement les technologies utilisées actuellement, mais aussi les personnes et flux de travail comptable impliqué.

Tenez compte des points suivants :

• Quels sont les points faibles ou les problèmes d'efficacité de l'organisation ?
• La technologie actuelle permet-elle de résoudre ces problèmes ?
• Qu'est-ce qui fonctionne ?
• Qu'est-ce pas au travail ?
• L'équipe est-elle correctement formée ?
• Où pensez-vous qu'il y a place à l'amélioration ?
• La technologie offre-t-elle efficacité optimale?
• Quel est l'impact de la technologie actuelle sur votre personnel et vos processus ?
• Qu'en pense votre équipe ?
• Demandez à vos pairs et à vos mentors ce qu'ils pensent.

La configuration actuelle permet-elle des intégrations faciles ? La solution est-elle facile à utiliser ou êtes-vous frustrés, comme les autres membres de l'équipe, par la complexité de l'interface ? S'agit-il d'une solution tout-en-un ou l'organisation utilise-t-elle plusieurs technologies pour différents processus ? Dans quelle mesure le délai de rentabilisation et le soutien après la mise en œuvre sont-ils rapides (considérations souvent sous-estimées) ?

Ensuite, réfléchissez à la question suivante : la solution vous fait-elle gagner du temps ?

Une fois que vous aurez bien compris l'état actuel, sa configuration, ses avantages et ses inconvénients, vous pourrez envisager le point suivant : vos besoins.

Quels sont tes besoins ?

Maintenant que vous avez évalué l'état actuel de l'organisation, vous savez quoi n'est pas le fonctionnement et les problèmes qui doivent encore être résolus. Alors, quels problèmes souhaitez-vous que la technologie résolve ?

Vous voulez peut-être :

• Mettez de l'ordre dans les silos d'automatisation. Souvent, les organisations se concentrent sur l'automatisation de certaines parties, mais pas de l'ensemble. Cela peut entraîner des tâches et des processus dupliqués qui peuvent être éliminés grâce à des intégrations appropriées.
• Améliorer l'intégrité des données des états financiers, des dossiers de support et des calendriers d'audit
• Améliorez la collaboration et condensez les applications. Si les équipes partagent des informations et communiquent sur plusieurs plateformes, certaines informations peuvent passer entre les mailles du filet.
• Améliorez l'automatisation des tâches fastidieuses, répétitives et banales qui sont sujettes à des erreurs humaines ou qui prennent plus de temps que nécessaire.

Dressez une liste de ces besoins et des problèmes qu'ils résolvent.

Affinez votre liste de besoins

Une fois que vous avez dressé la liste de vos besoins, vous pouvez les affiner et les classer pour vous aider à affiner vos options.

Étiquetez ces besoins comme suit :

• Incontournables. Il s'agit de caractéristiques ou de fonctions que votre technologie doit absolument posséder. Ils permettent de résoudre des problèmes critiques et de gagner du temps.
• Des choses agréables à avoir. Il s'agit de caractéristiques ou de fonctions qui seraient vraiment intéressantes pour votre équipe, mais elles ne font pas partie intégrante.

La catégorisation de vos besoins vous aidera à mieux évaluer les solutions et à éliminer celles qui ne profiteront pas vraiment à votre organisation.

Pourquoi le changement est-il important ?

Vous avez évalué les besoins et les difficultés de votre organisation, mais il est important de communiquer avec les parties prenantes et les membres de l'équipe concernés pourquoi ces changements sont importants.

Assurez-vous que votre communication avec ces parties prenantes montre que vous avez pris en compte le temps et les ressources nécessaires à la formation et à la mise en œuvre de la nouvelle technologie. Plus d'informations à ce sujet ci-dessous.

La création d'un plan est cruciale pour tenter de justifier et de mettre en œuvre un changement.

Créez un plan pour choisir la bonne technologie

Le choix de la bonne technologie ne peut pas être pris à la légère, mais il ne faut pas non plus l'ignorer, car « les choses fonctionnent ». En fait, dans une étude, plus de 56 % des personnes interrogées ont constaté que la technologie améliorait la productivité.

Les entreprises de toutes tailles cherchent des moyens de gagner en efficacité.

Une fois que vous avez eu l'idée de commencer à utiliser les nouvelles technologies et que vous avez évalué vos besoins, il est temps de créer un plan qui comprend :

• Chronologie: Quand devriez-vous commencer à utiliser cette technologie ? Quelle sera la durée de la formation, de la mise en œuvre et de la courbe d'apprentissage nécessaires pour que les employés soient à jour ?
• Budget: Vous savez que vous avez un problème, mais combien d'argent peut-on utiliser pour le résoudre ? Le budget sera-t-il suffisant pour couvrir toutes les dépenses, y compris la formation ?
• Qui doit être impliqué: DIRECTEUR FINANCIERLes responsables et les contrôleurs doivent s'asseoir et déterminer qui doit participer du début à la fin à l'achat, à la mise en œuvre et à la formation de la technologie. Les clients doivent-ils être impliqués ? Qu'en est-il des employés, des responsables, des partenaires informatiques, etc. ?
• Qui va prendre les décisions: Quelles parties prenantes décideront de la technologie à envisager et à utiliser ?
• Qui évaluera le logiciel: Enfin, déterminez quelles parties prenantes et quel personnel seront chargés d'évaluer le logiciel et de promouvoir le changement.
• Qui est le sponsor exécutif : Souvent contourné. Le fait d'avoir un ou plusieurs sponsors exécutifs facilitera en grande partie les problèmes d'approbation et d'autorité qui surviennent lors de la sélection et de la mise en œuvre de solutions.
• Quelle est la méthode de mise en œuvre : Il existe plusieurs méthodes de mise en œuvre, qu'elles soient directes, progressives, pilotes ou parallèles. Assurez-vous de faire des recherches et de choisir celui qui convient à votre situation.

Vous avez pris le temps de créer un plan, mais vous devez également savoir comment pour résoudre vos problèmes et problèmes.

Déterminer le meilleur plan d'action pour résoudre le problème

Vous avez un plan d'action en place, mais il est temps d'approfondir le choix de la technologie appropriée. Tout d'abord, vous devez trouver que des options sont disponibles pour résoudre vos problèmes.

Trouvez des solutions qui résolvent votre problème

Il peut être difficile de trouver la bonne solution technologique car vous ne savez pas toujours ce qui est disponible. Alors, que peux-tu faire ? Quelques points :

1. Travaillez avec des experts pour trouver la bonne solution
2. Discutez de vos besoins et obtenez les commentaires des partenaires de support informatique
3. Appuyez-vous sur les membres de l'équipe existants pour découvrir de nouvelles solutions
4. Créez une rubrique de questions et d'évaluations standard pour vous aider à quantifier votre décision.

Vous pouvez également effectuer une recherche sur des sites d'évaluation bien connus et fiables pour la richesse de leurs solutions logicielles. Voici quelques-uns des meilleurs sites d'évaluation sur lesquels vous pouvez parcourir et trouver des solutions technologiques :

• Capterra
• Apps.com
• G2.com

Rassemblez des informations sur les solutions disponibles et déterminez les options logicielles que vous souhaitez évaluer et tester.

Evaluer et tester les logiciels

Les avis et les conseils d'experts peuvent vous aider à affiner les options logicielles existantes, mais il est maintenant temps de commencer le processus d'évaluation et de test. Voici quelques moyens d'évaluer et de tester la technologie :

• Évaluez les solutions pour vous assurer qu'elles résolvent vos problèmes
• Déterminez si la solution s'intègre bien à votre infrastructure technologique et à votre flux de travail existants
• Envisagez le support client, les options de formation et l'impact de cette technologie sur les employés de votre organisation dans son ensemble
• Démonstration du logiciel pour découvrir son fonctionnement
• Testez le logiciel en interne avant le déploiement complet

Testeurs devrait effectuez des tests d'assurance qualité pour vous assurer que les solutions fonctionnent bien avec les technologies et les flux de travail actuels. De plus, il est essentiel d'apprendre comment la technologie permet de résoudre les problèmes de manière plus efficiente et plus efficace que les solutions actuelles.

Prenez la décision

Vous avez fait tout le travail, et le moment est venu de prendre une décision quant à la technologie que vous allez utiliser. La prochaine étape du processus sera la mise en œuvre, et il s'agit d'un processus tellement approfondi que nous en parlerons plus en détail dans un prochain article de blog.