So wählen Sie eine neue Technologie für Ihre Buchhaltungsabteilung

Abden Autor heraussuchen: Katie Thomas, CPA, ist Content Creator, 2021 erhielt 40 unter 40 CPA Practice Advisor und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Buchhaltungsexperten dabei hilft, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Fühlen Sie sich frei, uns zu besuchen Führungskräfte online oder verbinde dich mit ihr auf LinkedIn um in Kontakt zu kommen mit Katie.

Buchhaltungsabteilungen Muss Bleiben Sie auf dem Laufenden über neue Technologien, die dazu beitragen können, Produktivität und Effizienz zu verbessern und gleichzeitig die Betriebskosten zu senken. Tatsächlich zeigen Umfragen, dass in der Cloud gehostete Software die Betriebskosten um ein Vielfaches senkt 50%.

Technologie muss Probleme lösen, in das Budget passen, Ihren Mitarbeitern zugutekommen, Buchhalter in die Lage versetzen, Dienstleistungen mit höherem Mehrwert anzubieten und mit aktuellen Tech-Stacks zu arbeiten. Es gibt viel zu jonglieren.

Es ist klar, dass das Erlernen der Auswahl neuer Technologien ein tiefgreifender Prozess ist, der den richtigen Ansatz erfordert, um für Ihr Unternehmen rentabel zu sein. Die folgende Anleitung kann Sie in die richtige Richtung weisen.

So wählen Sie eine neue Technologie für Ihre Buchhaltungsabteilung

Beachten Sie bei der Auswahl einer neuen Technologie für Ihre Buchhaltungsabteilung Folgendes:

Was machst du jetzt?

Bevor Sie beginnen, Ihre Optionen zu untersuchen und zu vergleichen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten, um die aktuelle Struktur der Organisation zu bewerten. Wenn Sie sich ansehen, was Sie gerade tun, können Sie feststellen, was funktioniert und was nicht. Definieren Sie Ihren aktuellen Zustand gründlich.

Schauen Sie sich nicht nur die derzeit verwendeten Technologien an, sondern auch auf die Menschen und Arbeitsablauf in der Buchhaltung beteiligt.

Beachten Sie Folgendes:

• Was sind die Schwachstellen oder Ineffizienzen der Organisation?
• Löst die aktuelle Technologie diese Probleme?
• Was funktioniert?
• Was ist nicht funktioniert?
• Ist das Team richtig trainiert?
• Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial?
• Bietet die Technologie optimale Effizienz?
• Wie wirkt sich die aktuelle Technologie auf Ihre Mitarbeiter und Prozesse aus?
• Was denkt dein Team?
• Fragen Sie Kollegen und Mentoren nach ihren Gedanken.

Erlaubt das aktuelle Setup einfache Integrationen? Ist die Lösung einfach zu bedienen oder sind Sie und andere Teammitglieder frustriert über eine komplizierte Oberfläche? Handelt es sich um eine Komplettlösung oder verwendet das Unternehmen mehrere Technologien für verschiedene Prozesse? Wie schnell ist die Amortisierungszeit und der Support nach der Implementierung (häufig unterschätzte Überlegungen)?

Überlegen Sie sich außerdem: Spart Ihnen die Lösung Zeit?

Sobald Sie ein solides Verständnis des aktuellen Stands, seiner Einrichtung, der Vor- und Nachteile haben, können Sie den nächsten Punkt in Betracht ziehen: Ihre Bedürfnisse.

Was sind Ihre Bedürfnisse?

Nachdem Sie den aktuellen Status der Organisation bewertet haben, wissen Sie, was ist nicht funktioniert und die Probleme, die noch angegangen werden müssen. Also, welche Probleme soll die Technologie Ihrer Meinung nach lösen?

Vielleicht möchtest du:

• Bringen Sie Ordnung in Automatisierungssilos. Oft konzentrieren sich Unternehmen auf die Automatisierung der Teile, aber nicht auf das Ganze. Dies kann zu doppelten Aufgaben und Prozessen führen, die durch geeignete Integrationen beseitigt werden können.
• Erhöhen Sie die Datenintegrität der Unterstützungsdateien für Jahresabschlüsse und der Prüfpläne
• Verbessern Sie die Zusammenarbeit und komprimieren Sie Anwendungen. Wenn Teams Informationen austauschen und plattformübergreifend kommunizieren, können einige Informationen übersehen werden.
• Verbessern Sie die Automatisierung mühsamer, sich wiederholender und alltäglicher Aufgaben, die anfällig für menschliche Fehler sind oder mehr Zeit in Anspruch nehmen als nötig.

Erstellen Sie eine Liste dieser Bedürfnisse und der Probleme, die sie lösen.

Passen Sie Ihre Bedarfsliste an

Sobald Sie eine Liste Ihrer Anforderungen haben, können Sie sie verfeinern und kategorisieren, um Ihre Optionen einzugrenzen.

Kennzeichnen Sie diese Bedürfnisse als:

• Unverzichtbar. Dies sind Merkmale oder Funktionen, die Ihre Technologie unbedingt haben muss. Sie lösen kritische Probleme und sparen Zeit.
• Nett zu haben. Das sind Features oder Funktionen, die wirklich toll wären und von denen dein Team profitieren würde, aber sie sind nicht integraler Bestandteil.

Wenn Sie Ihre Bedürfnisse kategorisieren, können Sie Lösungen besser bewerten und diejenigen eliminieren, von denen Ihr Unternehmen wirklich nicht profitiert.

Warum ist Veränderung wichtig?

Sie haben die Bedürfnisse und Probleme Ihres Unternehmens bewertet, aber es ist wichtig, mit den relevanten Stakeholdern und Teammitgliedern zu kommunizieren warum diese Änderungen sind wichtig.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kommunikation mit diesen Stakeholdern zeigt, dass Sie den Zeit- und Ressourcenaufwand für Schulungen und Implementierungen rund um die neue Technologie berücksichtigt haben. Mehr dazu weiter unten.

Die Erstellung eines Plans ist entscheidend, wenn versucht wird, eine Änderung zu rechtfertigen und umzusetzen.

Erstellen Sie einen Plan zur Auswahl der richtigen Technologie

Die Wahl der richtigen Technologie kann nicht auf die leichte Schulter genommen werden, aber man sollte sie auch nicht ignorieren, weil „die Dinge funktionieren“. Tatsächlich wurde in einer Studie über 56% der Umfrageteilnehmer gaben an, dass Technologie die Produktivität verbessert.

Unternehmen aller Größen suchen nach Möglichkeiten, effizienter zu werden.

Sobald Sie die Idee haben, mit der Nutzung neuer Technologien zu beginnen, und Ihre Bedürfnisse bewertet haben, ist es an der Zeit, einen Plan zu erstellen, der Folgendes beinhaltet:

• Zeitleiste: Wann sollten Sie mit der Nutzung der Technologie beginnen? Wie viel Schulung, Implementierung und Lernkurve sind erforderlich, um die Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen?
• Haushaltsplan: Sie wissen, dass Sie ein Problem haben, aber wie viel Geld kann verwendet werden, um das Problem zu lösen? Reicht das Budget aus, um alle Ausgaben, einschließlich Schulungen, zu decken?
• Wer muss involviert sein: CFOMitarbeiter und Controller müssen sich zusammensetzen und festlegen, wer von Anfang bis Ende in den Technologiekauf, die Implementierung und die Schulung einbezogen werden muss. Müssen Kunden einbezogen werden? Was ist mit Mitarbeitern, Managern, IT-Partnern usw.?
• Wer wird Entscheidungen treffen: Welche Interessengruppen werden entscheiden, welche Technologie in Betracht gezogen und eingesetzt werden soll?
• Wer wird die Software evaluieren: Legen Sie abschließend fest, welche Interessengruppen und Mitarbeiter für die Bewertung der Software und die Förderung der Änderung verantwortlich sind.
• Wer ist der Executive Sponsor: Oft umgangen. Wenn Sie einen oder mehrere leitende Sponsoren haben, werden die Genehmigungs- und autoritativen Probleme, die bei der Auswahl und Implementierung von Lösungen auftreten, erheblich verringert.
• Was ist die Implementierungsmethode: Es gibt verschiedene Implementierungsmethoden, von direkten, phasenweisen, Pilotprojekten bis hin zu parallelen Implementierungen. Stellen Sie sicher, dass Sie recherchieren und die richtige für Ihre Situation auswählen.

Sie haben sich die Zeit genommen, einen Plan zu erstellen, aber Sie müssen auch wissen wie um Ihre Schmerzpunkte und Probleme zu lösen.

Ermitteln Sie die beste Vorgehensweise zur Lösung des Problems

Sie haben einen Aktionsplan, aber jetzt ist es an der Zeit, sich eingehender mit der Auswahl der richtigen Technologie zu befassen. Zuerst musst du finden was Optionen stehen zur Verfügung, um Ihre Probleme zu lösen.

Finden Sie Lösungen, die Ihr Problem lösen

Es kann schwierig sein, die richtige Technologielösung zu finden, da Sie nicht immer wissen, was verfügbar ist. Also, was kannst du tun? Ein paar Dinge:

1. Arbeiten Sie mit Experten zusammen, um die richtige Lösung zu finden
2. Besprechen Sie Ihre Bedürfnisse und erhalten Sie Feedback von IT-Supportpartnern
3. Verlassen Sie sich auf bestehende Teammitglieder, um neue Lösungen zu entdecken
4. Erstellen Sie eine Rubrik mit Standardfragen und Bewertungen, um Ihre Entscheidung zu quantifizieren.

Sie können auch Bewertungsseiten durchsuchen, die bekannt und vertrauenswürdig sind, weil sie eine Fülle von Softwarelösungen anbieten, die sie bewerten. Hier sind einige der besten Bewertungsseiten, auf denen Sie stöbern und technische Lösungen finden können:

• Capterra
• Apps.com
• G2.com

Informieren Sie sich über verfügbare Lösungen und legen Sie fest, welche Softwareoption (en) Sie evaluieren und testen möchten.

Software evaluieren und testen

Bewertungen und Ratschläge von Experten können Ihnen helfen, die vorhandenen Softwareoptionen einzugrenzen, aber jetzt ist es an der Zeit, mit dem Evaluierungs- und Testprozess zu beginnen. Es gibt einige Möglichkeiten, die Technologie zu evaluieren und zu testen:

• Evaluieren Sie Lösungen, um sicherzustellen, dass sie Ihre Probleme lösen
• Stellen Sie fest, ob sich die Lösung gut in Ihren bestehenden Tech-Stack und Arbeitsablauf integrieren lässt
• Erwägen Sie den Kundensupport, die Schulungsmöglichkeiten und die Auswirkungen dieser Technologie auf die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen als Ganzes
• Demonstrieren Sie die Software, um zu erfahren, wie sie funktioniert
• Testen Sie die Software vor der vollständigen Bereitstellung intern

Tester sollte führen Sie Qualitätssicherungstests durch, um sicherzustellen, dass die Lösungen mit den aktuellen Tech-Stacks und Arbeitsabläufen gut funktionieren. Darüber hinaus ist es wichtig zu lernen wie Die Technologie hilft, Probleme effizienter und effektiver zu lösen als die aktuellen Lösungen.

Treffen Sie die Entscheidung

Sie haben die ganze harte Arbeit geleistet, und jetzt ist es an der Zeit, eine Entscheidung über die Technologie zu treffen, die Sie verwenden werden. Der nächste Schritt in diesem Prozess wird die Implementierung sein, und dies ist ein so tiefgreifender Prozess, dass wir ihn in einem zukünftigen Blogbeitrag ausführlicher behandeln werden.