Comment clôturer l'année fiscale à Great Plains

Clôture de fin d'année c'est comme le Super Bowl pour les comptables : vous faites appel à des représentants pour faire le gros du travail.

Vous avez abordé la question des fermetures de fin de mois.

Vous avez intercepté des écritures de journal incorrectes avant qu'elles ne soient enregistrées dans le grand livre général.

Et vous avez détruit les rapprochements des bilans.

C'est l'heure de célébrer votre victoire.

Que vous le fassiez comme les Chicago Bears de 1985 Super Bowl Shuffle ou préférez quelque chose de plus discret comme le Ickey Shuffle, clôturer la fin d'année dans Dynamics GP nécessite de la planification.

Et nous avons ce qu'il vous faut pour clôturer votre exercice financier à Great Plains (GP).

L'arène Microsoft ERP

Si vous êtes comptable depuis assez longtemps, vous savez que Great Plains est l'un des ERP d'O.G. Elle existe depuis le début des années 1980 et a été fondée dans le Dakota du Nord. D'où son nom : Grandes Plaines.

Microsoft a acheté le logiciel Great Plains en 2001. Au cours de ses 40 ans d'histoire, Great Plains a connu de nombreuses itérations et de nombreux noms. La version actuelle est Microsoft Dynamics GP, version 18.4.

Étapes pour clôturer l'exercice financier à Great Plains

Clôture de fin d'année c'est le moment d'inaugurer une nouvelle année fiscale. Qu'est-ce qui pourrait être plus excitant ?

Great Plains nécessite une commande spécifique pour la routine de clôture de fin d'année. Et nous y reviendrons dans un instant.

Mais la première chose à faire avant de commencer à travailler à Great Plains est de faire réconcilier tous les comptes du bilan et de publier les écritures d'ajustement. Bien que vous puissiez publier un article de journal après la clôture, il est logique de finaliser vos rectificatifs pour l'année en cours.

Ensuite, assurez-vous que votre logiciel dispose des mises à jour de fin d'année en cours que Microsoft publie généralement en octobre.

Vous êtes maintenant prêt à vous plonger dans le processus de clôture de fin d'année dans GP.

Étape 1 : Générez une sauvegarde et exécutez Check Links

Avant de commencer la clôture difficile de fin d'année, créez un fichier de sauvegarde. De cette façon, vous pourrez revenir à votre point de départ en cas de problème pendant le processus de fermeture.

Une fois votre sauvegarde terminée, vous allez commencer par exécuter la commande Vérifier les liens.

Cliquez sur : GP > Maintenance > Vérifier les liens

Avant de commencer à fermer les modules, vous devez vérifier l'intégrité des données de votre fichier GP. La fonctionnalité Vérifier les liens corrigera automatiquement les enregistrements ou les erreurs. Si ce n'est pas le cas, une liste de problèmes sera générée.

Trois points clés à connaître sur l'exécution de la fonction Check Links :

1. Vous devez disposer d'un accès System Security pour votre nom d'utilisateur. Sans accès à l'ensemble du système, vous ne pouvez pas exécuter Check Links.
2. Tous les autres utilisateurs doivent être déconnectés de Great Plains.
3. Cela prend beaucoup de temps. Il est préférable de le faire fonctionner en fin de journée et de le laisser fonctionner pendant la nuit.

Étape 2 : Confirmer que tous les exercices précédents sont clôturés

Une fois Check Links terminé, vous devez vous assurer que tous les mois de l'année en cours ont été clôturés à Great Plains.

Toute période fiscale ouverte empêchera la clôture de l'année.

Étape 3 : Création du nouvel exercice financier

Les Grandes Plaines peuvent être capricieuses. Si vous clôturez l'année en cours sans créer une nouvelle année fiscale, vous vous ferez un tas de travail sur le mont Everest.

Fermer rapidement est la règle du jeu. Évitez cet obstacle et assurez-vous de préparer la nouvelle année avant de terminer cette année.

Cliquez sur : GP > Outils > Configuration > Entreprise > Période fiscale

Étape 4 : Fermez les modules individuels

Un ordre doit être suivi lors de la fermeture des modules Great Plains, car certains ont des dépendances qui dépendent de la fermeture d'autres modules avant de pouvoir être fermés. Il n'est pas conseillé de sortir du service.

Les étapes sont les suivantes :

1. Réconciliez le traitement de vos commandes (car cela aura un impact sur les comptes clients)
2. Réconciliez le traitement de vos bons de commande (car cela affectera les stocks et les immobilisations)
3. Fermer le module de paie (si vous l'utilisez pour votre entreprise)
4. Fermer le module d'inventaire
   1. Faites un inventaire physique
   2. Réconcilier avec votre liste d'inventaire
   3. Ajustez les entrées selon les besoins
   4. Envisagez de supprimer les articles abandonnés
   5. Mettez à jour vos prix
5. Fermer le module Recevable
6. Fermer le module Payables
7. Fermer le module Immobilisations
8. Fermer le module de comptabilité analytique
9. Fermez le module de comptabilité de projet (celui-ci peut être original, alors soyez patient)
10. Fermer GL
    1. Avant de fermer le GL, vérifiez le type de publication pour tous vos comptes GL. Les comptes de bilan doivent être marqués comme tels et les comptes de résultat marqués comme compte de résultat. Cela garantira que tous les comptes de résultat seront fermés à votre compte de bénéfices non répartis.

Étape 5 : Imprimer le rapport de clôture GL

À la fermeture de chaque module, Great Plains vous invite à imprimer un rapport de clôture. Vous pourriez penser que vous devriez le faire, mais imprimez à vos risques et périls.

Certains rapports de clôture peuvent contenir des milliers de pages et ne sont pas nécessaires pour votre piste d'audit.

Le seul rapport de clôture que vous devez imprimer est le rapport de clôture du grand livre général. Il montre tous les comptes de résultat qui ont été clôturés pour les bénéfices non répartis.

Gardez à l'esprit que certains modules ne nécessitent pas de fermeture car ils n'interagissent pas directement avec le GL. Il s'agit notamment de :

• Traitement des commandes de vente
• Traitement des bons de commande
• Rapprochements bancaires
• Multidevise
• Ressources humaines
• Comptabilité de projet
• Gestion des appels de service

Révision après la clôture

Vos modules de l'année en cours étant fermés et votre nouvel exercice créé, vous êtes prêt à créer votre états financiers.

Une dernière chose à faire avant de passer à la nouvelle année est de vérifier que l'année que vous venez de terminer est terminée.

Accédez à la fenêtre de configuration de l'exercice financier et assurez-vous que la case à cocher à côté de l'année historique est cochée. Cela confirme que Great Plains a clôturé l'année correctement et qu'il n'y a pas eu de problème.