So schließen Sie das Geschäftsjahr in Great Plains ab

Das Jahresende ist wie der Super Bowl für Buchhalter: Sie setzen die Mitarbeiter ein, die die schwere Arbeit erledigen.

Du hast das Ende des Monats in Angriff genommen.

Sie haben falsche Journaleinträge abgefangen, bevor sie in das Hauptbuch gebucht wurden.

Und Sie haben die Bilanzabstimmungen überzogen.

Jetzt ist es Zeit für deine Siegesfeier.

Ob du es wie die Chicago Bears von 1985 machst Super Bowl Shuffle oder bevorzuge etwas gedämpfteres wie Ickey Shuffle, das Jahresende in Dynamics GP abzuschließen, erfordert Planung.

Und wir haben für Sie die Schritte zusammengestellt, die Sie ergreifen müssen, um Ihr Geschäftsjahr in Great Plains (GP) abzuschließen.

Die Microsoft ERP-Arena

Wenn Sie lange genug Buchhalter sind, wissen Sie, dass Great Plains zu den O.G. ERPs gehört. Es gibt es seit den frühen 1980er Jahren und es wurde in North Dakota gegründet. Daher der Name — Great Plains.

Microsoft kaufte die Great Plains-Software 2001. Im Laufe seiner 40-jährigen Geschichte hat Great Plains zahlreiche Iterationen und Namen erfahren. Die aktuelle Version ist Microsoft Dynamics GP, Version 18.4.

Schritte zum Abschluss des Geschäftsjahres in Great Plains

Jahresende abschließen ist die Zeit, ein neues Geschäftsjahr einzuleiten. Was könnte aufregender sein?

Great Plains erfordert eine bestimmte Bestellung für den Jahresabschluss. Und dazu kommen wir gleich.

Bevor Sie jedoch mit der Arbeit in Great Plains beginnen, müssen Sie zunächst alle Bilanzkonten abstimmen und die Korrektureinträge verbuchen. Du kannst zwar einen Tagebucheintrag nach Abschluss posten, aber es ist sinnvoll, deine Empfehlungen für das laufende Jahr finalisieren zu lassen.

Stellen Sie als Nächstes sicher, dass Ihre Software über die aktuellen Updates zum Jahresende verfügt, die Microsoft normalerweise im Oktober veröffentlicht.

Jetzt sind Sie bereit, in den Jahresabschlussprozess in GP einzutauchen.

Schritt 1: Erstellen Sie ein Backup und führen Sie Check Links aus

Bevor Sie mit dem harten Jahresende beginnen, erstellen Sie eine Sicherungsdatei. Auf diese Weise können Sie zu Ihrem Ausgangspunkt zurückkehren, falls während des Schließvorgangs Störungen auftreten.

Wenn Ihr Backup abgeschlossen ist, führen Sie zunächst den Befehl „Links überprüfen“ aus.

Klicken Sie auf: GP > Wartung > Links überprüfen

Bevor Sie mit dem Schließen von Modulen beginnen, sollten Sie die Datenintegrität Ihrer GP-Datei überprüfen. Die Funktion „Links überprüfen“ korrigiert automatisch Datensätze oder Fehler. Wenn nicht, wird eine Liste von Problemen generiert.

Drei wichtige Punkte, die Sie über die Ausführung der Funktion „Links überprüfen“ wissen sollten:

1. Sie benötigen Systemsicherheitszugriff für Ihren Benutzernamen. Ohne Zugriff auf das gesamte System können Sie Check Links nicht ausführen.
2. Alle anderen Benutzer müssen von Great Plains abgemeldet sein.
3. Es ist zeitaufwändig. Es ist am besten, dies am Ende des Tages auszuführen und es über Nacht laufen zu lassen.

Schritt 2: Bestätigen Sie, dass alle vorherigen Geschäftsperioden geschlossen sind

Nachdem Check Links abgeschlossen ist, möchten Sie sicherstellen, dass alle Monate des laufenden Jahres in Great Plains geschlossen sind.

Alle offenen Geschäftsperioden verhindern, dass das Jahr geschlossen wird.

Schritt 3: Neues Geschäftsjahr erstellen

Great Plains können wankelmütig sein. Wenn Sie das aktuelle Jahr abschließen, ohne das neue Geschäftsjahr zu erstellen, machen Sie sich am Mount Everest einen Haufen Arbeit.

Schnelles Schließen ist der Name des Spiels. Vermeiden Sie diese Straßensperre und stellen Sie sicher, dass Sie das neue Jahr vorbereiten, bevor Sie dieses Jahr schließen.

Klicken Sie auf: GP > Tools > Einstellungen > Unternehmen > Geschäftszeitraum

Schritt 4: Einzelne Module schließen

Beim Schließen von Great Plains-Modulen muss eine bestimmte Reihenfolge eingehalten werden, da einige von ihnen Abhängigkeiten haben, die darauf angewiesen sind, dass andere Module geschlossen werden, bevor sie geschlossen werden können. Es wird nicht empfohlen, außer Betrieb zu gehen.

Die Schritte sind:

1. Stimmen Sie Ihre Auftragsabwicklung ab (da sich dies auf die Debitorenbuchhaltung auswirken wird)
2. Stimmen Sie Ihre Bestellabwicklung ab (da sich dies auf Inventar und Anlagevermögen auswirkt)
3. Schließen Sie das Gehaltsabrechnungsmodul (falls Sie es für Ihr Unternehmen verwenden)
4. Modul Inventar schließen
   1. Führen Sie eine Zählung der physischen Inventur durch
   2. Mit deiner Inventarliste abgleichen
   3. Nehmen Sie nach Bedarf anpassende Eingaben vor
   4. Erwägen Sie das Entfernen von Auslaufartikeln
   5. Aktualisiere deine Preise
5. Modul Receivable schließen
6. Modul Kreditoren schließen
7. Modul Anlagevermögen schließen
8. Modul Analytische Buchhaltung schließen
9. Schließen Sie das Modul Projektbuchhaltung (dieses kann schrullig sein, also haben Sie Geduld)
10. GL schließen
    1. Bevor Sie den GL schließen, überprüfen Sie den Buchungstyp für alle Ihre GL-Konten. Bilanzkonten sollten als solche und Gewinn- und Verlustrechnungskonten als Gewinn- und Verlustrechnung gekennzeichnet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Konten der Gewinn- und Verlustrechnung Ihrem Konto für einbehaltene Gewinne zugeordnet werden.

Schritt 5: GL-Abschlussbericht drucken

Bei jedem Abschluss des Moduls fordert Great Plains Sie auf, einen Abschlussbericht auszudrucken. Sie denken vielleicht, Sie sollten es tun, aber drucken Sie auf eigene Gefahr.

Einige Abschlussberichte umfassen Tausende von Seiten und sind für Ihren Audit-Trail nicht erforderlich.

Der einzige Abschlussbericht, den Sie drucken sollten, ist der Hauptbuchabschlussbericht. Es zeigt alle Konten der Gewinn- und Verlustrechnung, die mit Gewinnrücklagen geschlossen wurden.

Beachten Sie, dass einige Module nicht geschlossen werden müssen, da sie nicht direkt mit dem GL interagieren. Dazu gehören:

• Bearbeitung von Kundenaufträgen
• Bearbeitung von Bestellungen
• Bankabstimmungen
• Mehrwährungen
• Humanressourcen
• Projektabrechnung
• Verwaltung von Serviceanrufen

Überprüfung nach Abschluss

Nachdem Ihre Module für das aktuelle Jahr geschlossen und Ihr neues Geschäftsjahr erstellt wurde, können Sie Ihr neues erstellen Jahresabschlüsse.

Eine letzte Sache, die Sie tun sollten, bevor Sie bereit sind, ins neue Jahr überzugehen, ist zu überprüfen, ob das Jahr, das Sie gerade geschlossen haben, geschlossen wurde.

Rufen Sie das Fenster zur Einrichtung des Geschäftszeitraums auf und stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen neben dem historischen Jahr mit einem Häkchen markiert ist. Dies bestätigt, dass Great Plains das Jahr korrekt abgeschlossen hat und es keinen Schluckauf gab.