Simplifier votre clôture de fin de mois avec Microsoft Excel

Dans le monde actuel de l'automatisation, de la technologie cloud et de l'intelligence artificielle, les processus hautement manuels sur lesquels beaucoup d'entre nous s'appuient pour clôture de fin de mois constituent une anomalie. Tous ces rapprochements et ces régularisations liés à une pression croissante en matière de rapidité vous amènent à vous demander comment vous allez vous y prendre. Vous avez poussé ces processus manuels à leurs limites et vous avez réduit l'efficacité de votre équipe au maximum, mais ce n'est toujours pas suffisant. Peut-être comme les employés de Un marché florissant, vous en avez assez de travailler avec trois ou quatre systèmes qui ne communiquent pas entre eux. Vous êtes maintenant prêt à essayer un solution contemporaine pour clôturer les comptes de manière plus efficace, précise et collaborative. Mais avec autant d'options qui s'offrent à vous, comment prenez-vous une décision ? Commençons par examiner l'architecture de base des solutions.

Quelle architecture convient le mieux aux logiciels de gestion rapprochée ?

Les logiciels de gestion de proximité actuels suivent généralement l'une des deux approches suivantes en matière de rapprochement :

• Intégration à un fichier Excel familier
• Modèles de formulaires Web

Examinons brièvement les avantages et les inconvénients de chaque approche.

La familiarité avec Excel

Le principal avantage d'Excel est que nous l'utilisons depuis nos débuts dans les cours de comptabilité. Nous savons comment cela fonctionne et nous adorons toutes les fonctionnalités intéressantes qu'il peut faire : SUMIF et VLOOKUP, tableaux croisés dynamiques et mise en forme conditionnelle. Un logiciel de gestion rapprochée basé sur Excel vous permet de continuer à travailler comme vous le souhaitez. La puissance et la flexibilité d'Excel nous permettent de créer des feuilles de calcul qui regroupent une énorme quantité de données et calculent des régularisations et des rapprochements complexes. Cependant, comme nous le notons ici, feuilles de calcul mal conçues peut introduire toutes sortes d'erreurs. La saisie manuelle des données en ajoute d'autres. Récemment, il y a eu grognements de la part des directeurs financiers selon lesquels Excel n'a pas suivi le rythme et qu'il doit être remplacé par un outil permettant une plus grande automatisation, une plus grande collaboration et une meilleure intégration avec leurs systèmes comptables. Cela signifie-t-il qu'Excel est sur le point de disparaître à la clôture de fin de mois ? Examinons les solutions qui n'utilisent pas Excel dans le cadre de l'architecture.

Les modèles de formulaires Web à la rescousse, oui ou non ?

À l'instar des modèles basés sur Excel, les objectifs restent l'amélioration de la précision, de la visibilité et de l'efficacité. On prétend qu'avec un meilleur contrôle de la saisie, il y aura moins de marge d'erreur. Une automatisation accrue signifie que les tâches manuelles liées à la saisie des données, à la vérification des chiffres et à l'envoi par courrier électronique, à l'enregistrement et au classement de feuilles de calcul peuvent être éliminées. Cependant, de nombreux utilisateurs ont constaté qu'ils n'avaient pas cessé de dépendre d'Excel. Ces formulaires Web ne sont tout simplement pas à la hauteur des charges à payer, des rapprochements et des calculs complexes nécessaires pour fermer les livres. Ils utilisent donc toujours leurs feuilles de calcul pour effectuer le travail, puis copiez-collez les résultats dans des formulaires Web. L'ajout de leurs feuilles de calcul à la documentation pour la clôture de fin de mois implique un processus de téléchargement fastidieux. Ce niveau de complexité supplémentaire est une invitation à introduire des erreurs, d'autant plus qu'aucun système n'alerte les utilisateurs lorsqu'un rapprochement n'est plus valable lorsque le GL change. Ces limites, associées à la courbe d'apprentissage abrupte de ces formulaires Web, font que les gains d'efficacité et de gain de temps promis peuvent rester difficiles à atteindre.

Que veulent réellement les directeurs financiers ?

Un récent enquête auprès des directeurs financiers du monde entier ont montré que ce qu'ils recherchent le plus aujourd'hui chez leurs nouveaux employés, c'est la capacité d'adaptation aux nouvelles technologies. Ces directeurs financiers considèrent l'automatisation comme essentielle pour gagner en agilité et en stratégie. Et il est intéressant de noter que 34 % citent le manque de temps comme le principal obstacle à l'automatisation croissante. Ces résultats concordent avec ceux d'une enquête que nous venons de réaliser, qui sera bientôt publiée. Et n'oubliez pas ce que veulent ces directeurs financiers anti-Excel : plus d'automatisation, une meilleure intégration avec leurs systèmes comptables et une plus grande collaboration.

FloQast est le chaînon manquant

FloQast offre aux directeurs financiers exactement ce qu'ils recherchent : plus d'automatisation, une meilleure intégration et une collaboration facilitée. FloQast connecte votre ERP et vos classeurs de manière dynamique. En tirant parti de l'automatisation, ces tâches manuelles à forte intensité de main-d'œuvre appartiennent au passé. L'automatisation a aidé l'un de nos clients raser presque quatre heures de leurs rapprochements bancaires mensuels. Floqast se situe entre votre ERP et votre stockage cloud et utilise des API pour extraire des chiffres de votre ERP. Comme il s'intègre à tous les principaux ERP et systèmes comptables, vous bénéficiez du meilleur des deux mondes : vous pouvez continuer à utiliser vos feuilles de calcul préférées et travailler à partir d'une interface cohérente et intégrée. Comme les rapprochements sont liés dynamiquement au GL, vous recevez une alerte si quelque chose n'est plus lié. Fini les doubles et triples vérifications fastidieuses des numéros pour s'assurer que rien n'a changé. Et une fois qu'un classeur est lié, vous pouvez le verrouiller.

Bien qu'Excel soit idéal pour la réconciliation, ce n'est pas meilleure plateforme de collaboration. Avec FloQast, vous disposez d'un tableau de bord central accessible à tous. Il est facile de voir ce qui reste à faire et quelle devrait être la prochaine tâche de chacun. Comme c'est dans le cloud, même vos télétravailleurs ont l'impression de faire partie de l'équipe. De plus, nos notes de révision permettent de capturer facilement les échanges entre les membres de l'équipe en dehors des e-mails et de les intégrer à la documentation. Vous vous souvenez de ce que les directeurs financiers ont dit à propos du temps comme obstacle à l'automatisation ? Avec FloQast, votre équipe peut être opérationnelle en à peine deux semaines, et cela peut améliorer les choses, même premier mois tu l'utilises. Comme il est basé sur Excel, vous pouvez continuer à travailler comme vous le souhaitez. Il n'y a pas de courbe d'apprentissage pour essayer de créer des formulaires Web pour faire ce que vous pouvez faire les yeux fermés.