Optimieren Sie Ihren Monatsabschluss mit Microsoft Excel

In der heutigen Welt der Automatisierung, Cloud-Technologie und künstlichen Intelligenz sind die hochgradig manuellen Prozesse, auf die sich so viele von uns verlassen, um Ende des Monats sind eine Anomalie. Bei all diesen Versöhnungen und Rückstellungen mit steigendem Geschwindigkeitsdruck fragt man sich, wie man das bewerkstelligen soll. Sie haben diese manuellen Prozesse an ihre Grenzen gebracht und jeden Tropfen Effizienz aus Ihrem Team herausgepresst, und das ist immer noch nicht genug. Vielleicht wie die Leute von Erfolgreicher Markt, Sie haben es satt, mit drei oder vier Systemen zu arbeiten, die nicht miteinander kommunizieren. Jetzt bist du bereit, eine zu versuchen zeitgemäße Lösung für einen effizienteren, genaueren und kollaborativeren Abschluss. Aber wie treffen Sie eine Entscheidung, wenn es so viele Optionen gibt? Schauen wir uns zunächst die grundlegende Architektur der Lösungen an.

Welche Architektur eignet sich am besten für Close-Management-Software?

Die heutige Close-Management-Software folgt im Allgemeinen einem von zwei Ansätzen für den Abgleich:

• Integration mit vertrautem Excel
• Vorlagen für Webformulare

Werfen wir einen kurzen Blick auf die Vor- und Nachteile der einzelnen Ansätze.

Die Vertrautheit mit Excel

Der größte Vorteil von Excel ist, dass wir es seit unseren Anfängen des Buchhaltungsunterrichts verwenden. Wir wissen, wie es funktioniert, und wir lieben all die coolen Dinge, die es kann — SUMIF und VLOOKUP, PivotTables und bedingte Formatierung. Dank der Excel-basierten Close-Management-Software können Sie so weiterarbeiten, wie Sie arbeiten. Dank der Leistungsfähigkeit und Flexibilität von Excel können wir Tabellenkalkulationen erstellen, die eine riesige Datenmenge aggregieren und komplexe Rückstellungen und Abstimmungen berechnen. Wie wir jedoch hier feststellen, schlecht gestaltete Tabellen kann alle Arten von Fehlern einführen. Manuelle Dateneingabe fügt mehr hinzu. In letzter Zeit gab es Gemurren von CFOs, dass Excel nicht mit der Zeit Schritt gehalten hat und dass es durch etwas ersetzt werden muss, das mehr Automatisierung, mehr Zusammenarbeit und eine bessere Integration mit ihren Buchhaltungssystemen ermöglicht. Bedeutet das also, dass Excel im Rahmen des Monatsabschlusses auf dem Weg ist? Schauen wir uns die Lösungen an, die Excel nicht als Teil der Architektur verwenden.

Webformularvorlagen sind die Rettung — oder nicht?

Wie bei den Excel-basierten Modellen bestehen die Ziele immer noch in verbesserter Genauigkeit, Sichtbarkeit und Effizienz. Es wird behauptet, dass mit einer besseren Kontrolle über die Eingabe weniger Spielraum für Fehler besteht. Eine stärkere Automatisierung bedeutet, dass die manuellen Aufgaben für die Dateneingabe, das Überprüfen von Zahlen und das Senden, Speichern und Archivieren von Tabellen per E-Mail entfallen können. Viele Benutzer haben jedoch festgestellt, dass sie weiterhin auf Excel angewiesen sind. Diese Webformulare sind den komplexen Abgrenzungen, Abstimmungen und Berechnungen, die zum Schließen der Bücher erforderlich sind, einfach nicht gewachsen. Sie verwenden also immer noch ihre Tabellen, um die Arbeit zu erledigen, und schneiden die Ergebnisse dann aus und fügen sie in Webformulare ein. Das Hinzufügen ihrer Tabellen zur Dokumentation für den Monatsende bedeutet einen zeitaufwändigen Upload-Vorgang. Diese zusätzliche Komplexität lädt dazu ein, Fehler zu machen, vor allem, weil es kein System gibt, das Benutzer warnt, wenn ein Abgleich nicht mehr funktioniert, wenn sich das GL ändert. Diese Einschränkungen und die steile Lernkurve für diese Webformulare bedeuten, dass versprochene Effizienz und Zeitersparnis schwer zu erreichen sind.

Was wollen CFOs wirklich?

Ein aktuelles Umfrage unter CFOs aus der ganzen Welt haben gezeigt, dass das, was sie heute von ihren neuen Mitarbeitern am meisten erwarten, Anpassungsfähigkeit an neue Technologien ist. Diese CFOs halten Automatisierung für entscheidend, um agiler und strategischer zu werden. Interessanterweise nennen 34% Zeitmangel als Haupthindernis für die zunehmende Automatisierung. Diese Ergebnisse stimmen mit einer bald veröffentlichten Umfrage überein, die wir gerade durchgeführt haben. Und denken Sie daran, was die Excel-feindlichen CFOs wollen — mehr Automatisierung, bessere Integration in ihre Buchhaltungssysteme und mehr Zusammenarbeit.

FloQast ist das fehlende Glied

FloQast bietet CFOs genau das, was sie wollen — mehr Automatisierung, bessere Integration und einfachere Zusammenarbeit. FloQast verbindet Ihr ERP und Ihre Arbeitsmappen dynamisch. Durch die Nutzung der Automatisierung gehören diese arbeitsintensiven manuellen Aufgaben der Vergangenheit an. Die Automatisierung hat einem unserer Kunden geholfen rasiere dich fast vier Stunden von ihren monatlichen Bankabstimmungen. FLOQAST befindet sich zwischen Ihrem ERP und Ihrem Cloud-Speicher und verwendet APIs, um Zahlen aus Ihrem ERP abzurufen. Da es in alle führenden ERP- und Buchhaltungssysteme integriert ist, erhalten Sie das Beste aus beiden Welten: Sie können Ihre geliebten Tabellen weiterhin verwenden und von einer konsistenten, integrierten Oberfläche aus arbeiten. Da die Abstimmungen dynamisch mit dem GL verknüpft sind, erhalten Sie eine Warnung, wenn etwas nicht mehr stimmt. Schluss mit der mühsamen doppelten und dreifachen Überprüfung von Zahlen, um sicherzustellen, dass sich nichts geändert hat. Und sobald eine Arbeitsmappe gebunden ist, können Sie sie sperren.

Excel eignet sich zwar hervorragend für den Abgleich, aber nicht beste Plattform für Zusammenarbeit. Mit FloQast erhalten Sie ein zentrales Dashboard, das jeder sehen kann. Es ist leicht zu erkennen, was noch zu tun ist und was die nächste Aufgabe aller sein sollte. Da es sich in der Cloud befindet, fühlen sich selbst Ihre Remote-Mitarbeiter als Teil des Teams. Außerdem machen es unsere Testnotizen einfach, das Hin und Her zwischen Teammitgliedern aus E-Mails zu erfassen und in die Dokumentation aufzunehmen. Erinnern Sie sich daran, was CFOs darüber gesagt haben, dass Zeit ein Hindernis für die Automatisierung ist? Mit FloQast kann Ihr Team in nur zwei Wochen einsatzbereit sein und es kann die Dinge verbessern, sogar die erster Monat du benutzt es. Da es auf Excel basiert, können Sie so weiterarbeiten, wie Sie arbeiten. Es gibt keine Lernkurve, um Webformulare dazu zu bringen, das zu tun, was Sie mit geschlossenen Augen tun können.