Qu'est-ce qu'un rapprochement de bilan ?

Total des actifs = Total des passifs + Total des capitaux propres. C'est l'équation comptable fondamentale.

Mais comment vérifier que vos actifs, passifs et capitaux propres sont corrects ? La solution réside dans les rapprochements des bilans.

Les rapprochements des bilans, élément essentiel du processus d'information financière d'une entreprise, consistent à comparer ses dossiers financiers aux chiffres de son bilan pour s'assurer qu'ils correspondent. Il s'agit de vérifier l'exactitude des actifs, des passifs et des capitaux propres en comparant les enregistrements de transactions et les pièces justificatives. Ce processus permet d'identifier les erreurs, les divergences ou les omissions dans les états financiers, ce qui peut être crucial pour garantir l'exactitude financière et la conformité réglementaire. Ils sont effectués à intervalles réguliers et font partie des procédures comptables courantes.

Rapprochements des bilans

Lorsque les comptables « clôturent les comptes », ils procèdent au rapprochement des comptes du bilan.

La clôture des comptes est un terme comptable utilisé à la fin d'un mois, d'un trimestre ou d'une année. C'est ce que l'on appelle parfois clôture de fin de mois ou clôture mensuelle, et c'est à ce moment que les comptables vérifient que les chiffres des états financiers sont corrects.

Au cours du processus de clôture, le processus de rapprochement commence généralement par le bilan. Les comptables réconcilieront :

• En espèces
• Comptes débiteurs
• Comptes créditeurs
• Cartes de crédit
• Immobilisations
• Dépenses prépayées
• Revenus différés
• Dette
• Équité

Un rapprochement compare les soldes du grand livre avec d'autres pièces justificatives afin de vérifier l'exactitude du solde du grand livre général.

Les pièces justificatives peuvent inclure des relevés bancaires, des livres annexes et des calendriers de paiement.

Si le solde du grand livre ne correspond pas aux pièces justificatives, c'est normal et courant. Ces différences sont appelées éléments de rapprochement, et vous devez comprendre de quoi il s'agit.

Parfois, le rapprochement des éléments est dû à des différences temporelles. Comme lorsqu'un chèque que vous avez émis n'a pas été validé par la banque.

D'autres fois, le rapprochement des éléments est dû à des erreurs. Vous avez peut-être oublié de noter quelques entrées de journal ou vous avez mal saisi un numéro, comme je l'ai fait par le passé. La découverte de ces erreurs de comptabilité demande beaucoup de temps et d'énergie. L'automatisation du processus de rapprochement avec FloQast permet de réduire les erreurs et d'améliorer le flux de travail.

Comment effectuer un rapprochement de comptes de bilan

Lorsque vous réconciliez vos comptes bancaires, votre logiciel de comptabilité intègre probablement un module de rapprochement bancaire. Pour tous les autres comptes de bilan, vous devrez probablement créer votre propre rapprochement.

Rapprochement des comptes de caisse

➽ Étape 1: Imprimez ou téléchargez le grand livre du compte de caisse que vous souhaitez rapprocher.

➽ Étape 2: imprimez ou téléchargez les relevés bancaires du compte que vous réconciliez.

➽ Étape 3: Comparez les transactions du grand livre avec celles du relevé bancaire.

➽ Étape 4: Prenez note de toutes les différences entre le grand livre et le relevé bancaire.

➽ Étape 5: Étudiez les différences.

➽ Étape 6: Apportez des corrections au compte du grand livre, si nécessaire.

Concilier les autres comptes du bilan

Lorsque vous conciliez d'autres comptes de bilan, vous suivrez généralement les mêmes étapes, mais vos pièces justificatives seront différentes.

Exemples de documents justificatifs pour le rapprochement des comptesCompte de bilanDocument justificatifComptes débiteurs Grand livre subsidiaire Factures clients Dépenses prépayéesGrand livre subsidiaire Factures fournisseurs Comptes payablesLivre subsidiaire Factures fournisseurs Cartes de créditRelevés de cartes de créditActifs immobilisés Grand livre subsidiaire Factures des fournisseurs Revenus différés Factures clientsContrats clients Dette Note à ordre Calendrier des paiements

L'importance des rapprochements des bilans

L'exactitude de l'information financière repose sur un processus comptable assorti de contrôles internes solides. Et l'un des contrôles internes les plus importants est le processus de rapprochement des bilans. Sans cela, les propriétaires d'entreprise n'ont pas confiance dans leurs états financiers.

Des rapprochements sont nécessaires pour éviter des informations inexactes. Les rapprochements des bilans vous aident à :

• Détecter les erreurs
• Identifier les faiblesses des contrôles internes
• Détectez les fraudes
• Gérez les flux de trésorerie

Grâce à un bilan réconcilié, vous serez plus en confiance pour prendre des décisions commerciales.

Exemples de rapprochements de bilans

Voici un bref aperçu de ce à quoi peut ressembler un simple rapprochement bancaire :

Vous remarquerez que le haut de ce rapprochement commence par le solde de fin du relevé bancaire, puis ajoute et soustrait les entrées que la banque n'a pas vues dans votre grand livre général.

Et la moitié inférieure du rapprochement commence par le solde du grand livre, puis ajoute et soustrait les entrées qui apparaissent sur le relevé bancaire que vous n'avez pas vu.

Au final, les soldes de trésorerie ajustés finaux devraient correspondre. Dans notre exemple, nous devrons enregistrer des écritures de journal avec un débit de 2$ pour les revenus d'intérêts et un crédit de 13$ pour les frais de service mensuels.

Si vous réconciliiez des actifs immobilisés, un rapprochement simple pourrait ressembler à ceci :

Dans cet exemple, les détails sur le actifs immobilisés serait étayée par des factures datant de l'achat des actifs. Et le montant d'amortissement cumulé proviendrait de votre calendrier d'amortissement.

Modèle de rapprochement du bilan

Commencez par votre balance d'essai comme point de départ de votre processus de rapprochement de bilan. Une fois tous vos comptes résumés dans une disposition en colonnes, vous pouvez descendre dans la liste, en vous assurant d'avoir un rapprochement pour chaque compte de bilan.

Un exemple simplifié pourrait ressembler à ceci :

La colonne à l'extrême droite indique l'endroit où vous avez effectué le rapprochement. Pour les espèces, le rapprochement bancaire se trouve sur un rapprochement étiqueté A-1.

Les comptes des comptes de résultat ne sont généralement pas rapprochés. En effet, les comptes de bilan sont une accumulation de transactions effectuées dès le premier jour de votre entreprise. À titre de comparaison, les comptes de résultat sont mis à zéro au début de chaque année.

Ce n'est pas parce que vous effectuez des rapprochements de bilans manuellement depuis la nuit des temps que vous êtes bloqué. Avec un logiciel de réconciliation, vous pouvez ranger les feuilles de calcul, les crayons et les papiers.

L'automatisation de vos rapprochements permettra de :

• Gagnez du temps
• Coûts réduits
• Réduisez les risques
• Améliorez la conformité

Découvrez comment AutoRec de FloQast peut aider à automatiser le processus fastidieux de clôture de fin de mois.