Qu'est-ce qu'un système de gestion de la conformité ?

Qu'est-ce qu'un système de gestion de la conformité ?

Pensez-vous qu'il y a trop de choses à suivre en matière de conformité légale et réglementaire ? Vous vous demandez s'il existe un meilleur moyen de suivre les réglementations et de garantir la conformité de votre organisation ? UNE système de gestion de la conformité (CMS) pourrait être exactement ce que vous recherchez. Il peut constituer une méthode efficace et fiable pour se tenir au courant de la législation et appliquer des processus cohérents dans l'ensemble de votre entreprise.

Examinons donc les principaux composants d'un CMS et voyons comment vous pouvez l'utiliser pour maintenir le respect des normes du secteur et rester à la pointe de toute évolution réglementaire.

Importance d'un système de gestion de la conformité dans les opérations commerciales

Dans le monde des affaires, la conformité signifie le respect d'une variété de processus commerciaux, de systèmes, de normes, de codes, de politiques internes, de contrats et de lois et réglementations pertinentes.

UNE système de gestion de la conformité dans vos opérations commerciales contribue à garantir la conformité de l'organisation, ce qui peut réduire les coûts et l'aider à éviter les amendes, les sanctions d'entreprise, les rappels de produits, la responsabilité légale, Sanctions en cas de non-conformité à la, et atteinte à la réputation.

Un système de gestion de la conformité aide les entreprises à respecter toutes ces politiques, procédures et lois en :

• Intégrer les exigences dans les processus métier
• S'assurer que tous les membres de l'organisation comprennent leurs responsabilités en matière de conformité
• Examiner les opérations pour s'assurer que les employés s'acquittent de leurs tâches et répondent aux exigences nécessaires
• Prendre des mesures correctives en cas de besoin

La législation et les réglementations se multipliant dans le monde entier, il est presque impossible pour les grandes organisations de gérer elles-mêmes un programme de conformité. Ainsi, un système de gestion de la conformité aide les organisations à se tenir au courant de toutes les lois et réglementations pertinentes et à réduire le risque de sanctions, d'amendes et même de poursuites pénales.

L'utilisation du bon système de gestion de la conformité ne facilite pas seulement les tâches de conformité. Dans certains cas, elle peut également contribuer à éliminer complètement certains flux de travail en automatisant de nombreux processus fastidieux et chronophages, tels que la planification, la surveillance, les approbations, etc. Avec la droite solutions pour les responsables de la conformité et grâce aux automatisations, votre équipe peut mieux utiliser ses ressources limitées et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Avantages du système de gestion de la conformité

Un système de gestion de la conformité (CMS) fournit aux organisations une solution complète pour garantir que leurs activités commerciales sont pleinement conformes aux lois et réglementations de conformité fédérales, nationales et locales pertinentes. La mise en place d'un CMS offre quatre avantages principaux :

1. Minimise les risques. Les organisations consacrent de nombreuses ressources à la conception de processus métier qui réduisent les risques. Un système de gestion de la conformité est un référentiel central pour les informations critiques relatives à ces processus, permettant un accès sélectif aux informations sensibles.
2. Une meilleure sécurité. Dans un système de gestion de la conformité, les employés, les fournisseurs tiers et les prestataires de services sont authentifiés avant d'accéder aux données. Cela permet d'éviter que des informations sensibles ne tombent entre de mauvaises mains.
3. Des évaluations des risques plus précises. Un CMS aide les organisations à évaluer les risques liés à tous les efforts de gouvernance et de conformité. Disposant d'une vision claire des menaces potentielles, les organisations peuvent gérer les risques en évaluant leurs contrôles existants afin de déterminer s'ils sont adéquats. Une meilleure évaluation des risques facilite également les audits internes et les rapports d'audit externes.
4. Cartographiez les exigences avec les activités. Lorsque les exigences réglementaires changent, il est souvent difficile de savoir comment les processus de conformité doivent s'adapter. Un CMS permet aux organisations de définir les actions en fonction des exigences qui sous-tendent les activités et d'ajuster de manière proactive leurs pratiques commerciales pour rester en conformité.

Éléments clés d'un système de gestion de la conformité

Un CMS efficace aide les organisations à gérer leurs obligations de conformité et à réduire les risques de conformité. Pour être efficace, il doit inclure les éléments suivants :

Supervision du conseil et de la direction

Un système de gestion de la conformité efficace nécessite la supervision du conseil d'administration et de la haute direction. Cela donne le « ton au sommet » pour garantir que les employés prennent la conformité au sérieux.

Un responsable de la conformité

Le conseil d'administration devrait nommer un responsable de la conformité chargé des activités de conformité et effectuer des audits de conformité périodiques.

Dans une grande organisation, il peut s'agir d'un poste à plein temps. Dans les petites organisations, les tâches du responsable de la conformité peuvent être assurées par un ou plusieurs employés à temps partiel.

Politiques et procédures

Un ensemble complet de politiques et de procédures est essentiel pour tout CMS. Ceux-ci devraient être régulièrement revus et mis à jour pour s'assurer qu'ils restent à jour avec la législation et les réglementations pertinentes. L'organisation doit également fournir aux employés l'éducation et la formation nécessaires pour s'assurer qu'ils comprennent les politiques et leurs propres responsabilités.

Surveillance et audit

Un CMS doit inclure des procédures pour surveiller les opérations, examiner les processus pour détecter les vulnérabilités et effectuer des audits de conformité pour s'assurer que les contrôles internes de l'entreprise fonctionnent comme prévu. Lorsque ces activités de conformité sont documentées et résumées sur des tableaux de bord visuels, il est facile de surveiller les activités de conformité de l'entreprise.

Si les activités de surveillance ou les audits de conformité révèlent des incidents de non-conformité, l'organisation doit également disposer d'un processus de suivi, de signalement et de résolution de ces incidents.

Comment créer ou améliorer un système de gestion de la conformité performant

La création ou l'amélioration d'un système de gestion de la conformité performant est une entreprise importante pour toute organisation. Cela nécessite une compréhension approfondie des lois, réglementations et normes du secteur applicables, ainsi qu'un engagement à maintenir des processus cohérents dans l'ensemble de l'entreprise.

Voici quelques conseils pour créer ou améliorer un CMS performant :

1. Établir des politiques et des procédures. Établir des politiques et des procédures pour tous les domaines de conformité, y compris la documentation, la sécurité des données, gestion des risques, formation à la conformité, signalement des incidents, etc.
2. Automatisez votre conformité. L'utilisation de la technologie pour automatiser la conformité permet de réduire le risque d'erreur humaine et de garantir la cohérence des politiques, des procédures et des processus dans l'ensemble de l'organisation. Il peut également vous permettre d'identifier rapidement les zones potentielles de non-conformité ou de vulnérabilité et de prendre les mesures appropriées. Les systèmes automatisés permettent également un suivi des audits et des rapports plus efficaces.
3. Fournir une formation. Fournir aux employés l'éducation et la formation nécessaires pour s'assurer qu'ils comprennent leurs responsabilités et restent en conformité.
4. Désignez la responsabilité. Attribuez la responsabilité au personnel clé pour s'assurer que le CMS est correctement mis en œuvre et maintenu.
5. Surveillance de la conformité. Surveillez régulièrement les opérations et les processus pour vous assurer qu'ils restent conformes.
6. Restez à jour. Restez au courant de toutes les lois, réglementations et normes sectorielles pertinentes pour garantir la conformité de votre organisation.

Exemple

Un exemple de système de gestion de la conformité efficace est celui utilisé par Amazon pour sa chaîne d'approvisionnement. Le Manuel des normes relatives à la chaîne d'approvisionnement d'Amazon décrit les exigences applicables aux fournisseurs et aux installations participant à la production des produits Amazon.

Son CMS inclut :

• Un code de conduite pour les fournisseurs. Par exemple, les fournisseurs doivent se conformer aux lois applicables et garantir aux travailleurs les droits du travail et des conditions de travail respectueuses.
• Les installations doivent remplir les conditions requises pour pouvoir fabriquer des produits Amazon. Par exemple, les travailleurs doivent avoir l'âge approprié et travailler volontairement sans être menacés de sanctions physiques ou financières.
• Des auditeurs indépendants vérifient le respect de ses normes. Les auditeurs inspectent les installations, interrogent les travailleurs, identifient les problèmes de conformité et collaborent avec les fournisseurs pour élaborer un plan de mesures correctives.

Ces mesures aident Amazon à rester en conformité avec les lois et réglementations applicables et à protéger la réputation de l'entreprise.

Le système de gestion de la conformité de votre organisation n'est peut-être pas aussi formel ou complet que celui d'Amazon. Cependant, il s'agit toujours d'un élément essentiel pour garantir que l'entreprise respecte les normes du secteur, préserve l'intégrité des données, réduit les coûts liés à la non-conformité et protège l'entreprise contre les sanctions financières, voire pénales.

Mise en œuvre d'un système de gestion de la conformité

Les organisations peuvent mettre en œuvre un programme de gestion de la conformité en :

1. Désignation d'un directeur de la conformité ou d'un responsable de la conformité ayant une connaissance des meilleures pratiques en matière de gestion du changement et habilité à créer et à réviser des politiques
2. Adopter des politiques, des procédures et des normes de conduite écrites en matière de conformité
3. Nommer des responsables de la conformité issus de différents départements qui communiquent les exigences aux employés et sanctionnent toute personne qui ne respecte pas les exigences légales
4. Fournir un programme de formation à la conformité pour former les employés à tous les niveaux afin qu'ils comprennent les normes du programme de conformité et pourquoi elles sont nécessaires
5. Établir une communication bidirectionnelle, permettant aux employés de poser des questions, de signaler des problèmes, de répondre à des préoccupations éthiques et de signaler de manière anonyme tout comportement frauduleux ou illégal sans crainte de représailles
6. Mise en œuvre du CMS et suivi des indicateurs de performance clés pour mesurer son efficacité
7. Prendre des mesures correctives lorsque des vulnérabilités ou des violations sont découvertes

En suivant les conseils décrits ci-dessus, votre organisation peut créer ou améliorer un système de gestion de la conformité et assurez-vous d'être prêt et capable de répondre aux exigences de conformité dans un environnement en constante évolution.