Réaliser des rapprochements plus rapides et plus faciles : PageGroup et FloQast

Fondée à Londres en 1976, société de recrutement spécialisée PageGroup s'est rapidement étendu à plusieurs bureaux à travers le Royaume-Uni, atteignant l'Europe dans les années 1980, puis l'Asie et l'Amérique du Nord dans les années 1990.

Aujourd'hui, PageGroup est présent dans plus de 36 pays et compte un effectif mondial de plus de 7 000 employés. L'essor de l'entreprise l'a incitée à réfléchir sérieusement à sa fonction financière et à mettre en œuvre des outils capables non seulement de gérer ses comptes de manière précise et efficace, mais aussi de la positionner pour surmonter les défis administratifs.

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Nous avions un processus de rapprochement très manuel avec trop de feuilles de calcul. Il était difficile d'obtenir une vision globale pour suivre les progrès et mieux analyser les opportunités et les risques. Compte tenu du volume élevé de rapprochements, nous avions besoin d'une nouvelle technologie qui facilite la coordination entre les différents sites et équipes.

— Leonardo Satellé, Head of Global Finance Systems & R2R Global Services

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Avant FloQast

En 2020, suite à la mise en œuvre d'un ERP, l'équipe financière de PageGroup a conçu et appliqué une méthodologie manuelle de rapprochement mondial qui s'appuyait sur plusieurs feuilles de calcul. Cependant, l'équipe a constaté que cette approche rendait difficile l'obtention d'informations opportunes sur ce processus et sur l'environnement de contrôle dans son ensemble.

Dans cet esprit, PageGroup Leonardo Satellé, responsable des systèmes financiers mondiaux et des services mondiaux R2R, souhaitait améliorer l'efficacité du processus de rapprochement et renforcer la visibilité pour les parties prenantes de la haute direction. Les éléments manuels existants posaient un défi permanent pour les objectifs que l'équipe comptable s'était fixés. La décision a donc été prise de ne plus s'appuyer sur des feuilles de calcul et de se tourner vers des outils numériques qui exploitaient toutes les possibilités de l'automatisation.

PageGroup a dressé une liste de plus de 20 fournisseurs potentiels susceptibles de faciliter la transformation, puis une courte liste de 3 candidats finaux. Après des mois de recherches approfondies et de démonstrations, PageGroup a choisi FloQast.

Leonardo a expliqué sa décision en soulignant que la plateforme FloQast correspondait bien à la culture de travail de PageGroup et proposait une suite d'outils faciles à adopter et à utiliser. Il a également cité l'équipe FloQast elle-même comme un facteur décisif, en mettant l'accent sur la présence de personnes ayant expertise comptable professionnelle dans le monde réel, en plus des ingénieurs logiciels.

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FloQast était vraiment en phase avec nous sur le plan culturel. C'est une équipe de comptables, ce qui fait toute la différence.

— Leonardo Satellé, Head of Global Finance Systems & R2R Global Services

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Mise en œuvre de FloQast

Le processus de mise en œuvre de FloQast a duré deux mois, suivis d'un mois de tests rigoureux.

Leonardo a évoqué la facilité avec laquelle PageGroup a adopté la nouvelle plateforme, un processus soutenu par FloQast au cours des semaines et des mois précédant son lancement. Au cours de cette période, l'équipe FloQast était sur place pour aider les comptables de PageGroup à résoudre une série de problèmes techniques, notamment la nécessité d'intégrer NetSuite et l'infrastructure Microsoft Office existante via applications programming interfaces (API).

L'un des principaux avantages quotidiens que FloQast a apportés à PageGroup est son outil de tableau de bord. Leonardo a souligné que les comptables de PageGroup doivent opérer dans un environnement en évolution rapide avec un volume d'activité élevé chaque jour. Dans cet espace, la perspective offerte par le tableau de bord constitue un atout non négligeable, notamment pour les rapprochements. Les membres de l'équipe peuvent facilement télécharger leurs propres fichiers dans le flux de travail et effectuer leurs tâches avec une visibilité totale sur les autres contributeurs et les autres dépendances de tâches.

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Le processus de rapprochement des bilans comporte de nombreuses activités complexes. Néanmoins, les utilisateurs peuvent télécharger leurs propres fichiers et effectuer des tâches de rapprochement sur la plateforme de manière fluide. FloQast nous donne une image complète des progrès mondiaux.

— Leonardo Satellé, Head of Global Finance Systems & R2R Global Services

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Les outils d'analyse de FloQast multiplient les avantages du tableau de bord, permettant aux comptables de PageGroup d'approfondir les détails de problèmes et de tendances spécifiques afin de résoudre les problèmes plus efficacement et de renforcer la prise de décision.

Leonardo a également souligné la personnalisation de la plateforme FloQast, qui exploite des API pour permettre la connexion de tableaux de bord à une gamme d'applications tierces, chacune prenant en charge le flux de travail mensuel et facilitant la tâche des comptables. L'une des intégrations les plus efficaces a été Microsoft Power BI, qui a amélioré la visibilité des rapprochements en permettant à l'équipe comptable de visualiser les données financières. En fait, la visibilité des processus s'est améliorée dans l'environnement de contrôle mondial, ce qui permet à l'équipe de PageGroup de repérer plus facilement les défis et les opportunités émergents en matière de rapprochement dans plus de 100 filiales.

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FloQast contribue vraiment à la visibilité mondiale. Nous utilisons les outils de la liste de contrôle et du tableau de bord, par exemple, pour donner à chacun une idée des progrès réalisés. Vous pouvez suivre les éléments en attente, communiquer avec vos collègues et identifier les défis émergents en temps opportun.

— Leonardo Satellé, Head of Global Finance Systems & R2R Global Services

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Accumul efficiency and continuous potential

PageGroup a réussi à tirer parti de la rapidité et de l'efficacité de l'automatisation pour alléger son processus de rapprochement des bilans et améliorer sa visibilité. La réduction de la pression facilite non seulement la vie de l'équipe comptable, mais permet également aux individus de se concentrer davantage sur les tâches stratégiques critiques, notamment l'optimisation de l'environnement de contrôle.

Dans cette optique, FloQast n'est pas simplement un composant de la pile technologique de PageGroup. La mise en œuvre réussie s'inscrit dans le cadre du projet de transformation numérique plus vaste de l'entreprise et le complet, en aidant l'équipe comptable à poursuivre ses efforts en matière d'efficacité et d'innovation. Leonardo et l'équipe de PageGroup ont l'intention de continuer à explorer le potentiel de FloQast dans le cadre de ce projet en cours, en essayant de nouveaux outils, en testant de nouvelles approches des tâches et en identifiant des opportunités pour améliorer les flux de travail.

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FloQast fonctionne en combinaison avec notre projet de transformation numérique. C'est ce qui en fait un ajout si utile. Il ne s'agit pas d'un produit autonome. C'est un outil pour nos processus et nos décisions.

— Leonardo Satellé, Head of Global Finance Systems & R2R Global Services

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