Maximale Sichtbarkeit in 36 Ländern: PageGroup setzt auf intelligente Finanzprozesse mit FloQast

Die PageGroup, ein 1976 in London gegründetes und heute weltweit führendes Personalvermittlungsunternehmen, blickt auf eine beeindruckende Erfolgsgeschichte zurück. Mit einer Präsenz in über 36 Ländern und mehr als 7.000 Mitarbeitern weltweit hat das Unternehmen seine Finanzfunktion strategisch neu ausgerichtet. Das Ziel war es, administrative Herausforderungen proaktiv zu bewältigen und die Bücher nicht nur präzise, sondern mit höchster Effizienz zu verwalten.

Die Herausforderung: Komplexität in globale Klarheit verwandeln

Nach einer ERP-Implementierung im Jahr 2020 nutzte das Finanzteam der PageGroup zunächst eine manuelle Methode für globale Abstimmungen, die auf einer Vielzahl komplexer Tabellen basierte. Leonardo Satellé, Leiter der Abteilung Globale Finanzsysteme und R2R Global Services, erkannte jedoch schnell, dass dieser Ansatz die Sichtbarkeit einschränkte. Es war eine Herausforderung, zeitnah Einblicke in den Prozess und das globale Kontrollumfeld zu erhalten, um Chancen und Risiken präzise analysieren zu können.

Um die Koordination zwischen den Standorten und Teams bei einem enorm hohen Volumen an Abstimmungen zu optimieren, suchte die PageGroup nach einer modernen Technologie. Nach einer intensiven Evaluierung von über 20 Anbietern fiel die Wahl klar auf FloQast. Ausschlaggebend war, dass die Plattform ideal zur Arbeitskultur der PageGroup passte und ein Team von Experten bot, die reale Buchhaltungserfahrung mit technischer Exzellenz vereinen.

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FloQast passte kulturell wirklich zu uns. Sie sind ein Team von Buchhaltern, und das macht einen großen Unterschied.

— Leonardo Satellé, Head of Global Finance Systems & R2R Global Services, PageGroup

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Nahtlose Implementierung und intelligente Vernetzung

Der FloQAst-Implementierungsprozess dauerte zwei Monate, gefolgt von einem Monat intensiver Tests.

Der Implementierungsprozess von FloQast bei der PageGroup verlief äußerst strukturiert und effizient: Er dauerte lediglich zwei Monate, gefolgt von einem Monat intensiver Tests. Leonardo Satellé hob besonders die Leichtigkeit hervor, mit der die neue Plattform eingeführt wurde. FloQast unterstützte diesen Prozess bereits in den Wochen vor dem offiziellen Start intensiv. Das Expertenteam stand den Buchhaltern der PageGroup bei technischen Fragestellungen zur Seite, insbesondere bei der nahtlosen Integration in NetSuite sowie in die bestehende Microsoft Office Infrastruktur über moderne Schnittstellen (APIs).

Ein entscheidender täglicher Vorteil ist das Dashboard-Tool. In dem schnelllebigen Umfeld der PageGroup mit hohem Aktivitätsvolumen bietet das Dashboard eine unverzichtbare Perspektive für die Abstimmungsarbeit. Teammitglieder können ihre Dateien mühelos in den Workflow hochladen und Aufgaben souverän abschließen, während Abhängigkeiten und die Beiträge anderer Kollegen jederzeit vollständig sichtbar bleiben.

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Der Bilanzabgleichprozess ist mit vielen komplexen Aktivitäten verbunden. Nichtsdestotrotz können Benutzer ihre eigenen Dateien hochladen und Abstimmungsaufgaben auf der Plattform nahtlos erledigen. FloQast gibt uns ein vollständiges Bild des globalen Fortschritts.

— Leonardo Satellé, Head of Global Finance Systems & R2R Global Services, PageGroup

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Die Analysetools von FloQast vervielfachen den Nutzen des Dashboards zusätzlich. Sie ermöglichen es den Buchhaltern der PageGroup, tief in Details und Trends einzutauchen, um Herausforderungen effizienter anzugehen und die fundierte Entscheidungsfindung zu stärken. Leonardo Satellé betonte zudem die enorme Anpassungsfähigkeit der Plattform. Durch die Nutzung von APIs konnten Dashboard-Verbindungen zu verschiedenen Drittanbieteranwendungen hergestellt werden, die den monatlichen Arbeitsablauf optimal unterstützen.

Eine der wirkungsvollsten Neuerungen war die Integration von Microsoft Power BI, welche die Visualisierung von Finanzdaten perfektionierte. Dadurch hat sich die Prozesstransparenz innerhalb der gesamten globalen Kontrollumgebung signifikant verbessert. Das Team kann neue Herausforderungen und Chancen bei den Abstimmungen in über 100 Tochtergesellschaften nun wesentlich leichter identifizieren.

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FloQast hilft wirklich bei der globalen Sichtbarkeit. Wir verwenden beispielsweise die Checkliste und die Dashboard-Tools, um allen einen Überblick über den Fortschritt zu geben. Sie können ausstehende Aufgaben verfolgen, mit Kollegen kommunizieren und neue Herausforderungen rechtzeitig erkennen.

— Leonardo Satellé, Head of Global Finance Systems & R2R Global Services, PageGroup

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Höhere Effizienz und kontinuierliches Potenzial

Durch den Einsatz automatisierter Prozesse hat die PageGroup die Geschwindigkeit und Effizienz im Bilanzabstimmungs-Workflow massiv gesteigert. Dieser reduzierte administrative Druck erleichtert nicht nur den Alltag im Buchhaltungsteam, sondern schafft wertvolle Freiräume. Die einzelnen Mitarbeiter können sich nun viel stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren, wie etwa die kontinuierliche Optimierung des Kontrollumfelds.

FloQast ist dabei weit mehr als nur eine Komponente im Tech-Stack der PageGroup. Die erfolgreiche Implementierung ist eng mit dem umfassenden digitalen Transformationsprojekt des Unternehmens verknüpft und ergänzt dieses ideal. FloQast unterstützt das Team dabei, kontinuierlich an weiteren Innovationen zu arbeiten. Leonardo Satellé und sein Team beabsichtigen, das Potenzial der Plattform im Rahmen dieses laufenden Projekts weiter auszuschöpfen, indem sie regelmäßig neue Tools, Aufgabenansätze und Optimierungsmöglichkeiten testen.

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FloQast funktioniert in Kombination mit unserem digitalen Transformationsprojekt. Das macht es zu einer so nützlichen Ergänzung. Es ist kein eigenständiges Produkt. Es ist ein Wegbereiter für unsere Prozesse und Entscheidungen.

— Leonardo Satellé, Head of Global Finance Systems & R2R Global Services, PageGroup

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