Erzielen Sie schnellere und einfachere Abstimmungen: PageGroup and FloQast

1976 in London gegründet, spezialisiertes Personalvermittlungsunternehmen PageGroup expandierte schnell auf mehrere Niederlassungen in ganz Großbritannien und erreichte in den achtziger Jahren Europa und in den neunziger Jahren Asien und Nordamerika.

Heute ist PageGroup in über 36 Ländern präsent und beschäftigt weltweit mehr als 7.000 Mitarbeiter. Der Aufstieg des Unternehmens hat das Unternehmen dazu veranlasst, seine Finanzfunktion sorgfältig zu überdenken und Tools zu implementieren, mit denen es nicht nur seine Bücher genau und effizient verwalten, sondern es auch so positionieren kann, dass es administrative Herausforderungen bewältigt.

{betonen}

Wir hatten einen sehr manuellen Abstimmungsprozess mit zu vielen Tabellen. Es war schwierig, sich einen globalen Überblick zu verschaffen, um die Fortschritte verfolgen und Chancen und Risiken besser analysieren zu können. Angesichts des hohen Volumens an Abstimmungen benötigten wir eine neue Technologie, die die Koordination zwischen verschiedenen Standorten und Teams unterstützt.“

— Leonardo Satellit, Leiter der Abteilung Globale Finanzsysteme und R2R Global Services

{betonen}

Vor FloQast

Im Jahr 2020, nach einer ERP-Implementierung, entwarf und wendete das Finanzteam von PageGroup eine manuelle Methode für globale Abstimmungen an, die auf mehreren Tabellen beruhte. Das Team stellte jedoch fest, dass es aufgrund dieses Ansatzes schwierig war, rechtzeitig Einblicke in diesen Prozess und das umfassendere Kontrollumfeld zu erhalten.

Vor diesem Hintergrund bietet PageGroup Leiter der Abteilung Global Finance Systems und R2R Global Services, Leonardo Satellé, wollte die Effizienz des Abstimmungsprozesses verbessern und die Sichtbarkeit der Stakeholder im oberen Management erhöhen. Die bestehenden manuellen Elemente stellten eine ständige Herausforderung für die Ziele dar, die sich das Buchhaltungsteam gesetzt hatte. Daher wurde die Entscheidung getroffen, sich von der Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen zu verabschieden und hin zu digitalen Tools zu wechseln, die alle Möglichkeiten der Automatisierung nutzen.

PageGroup stellte eine Liste mit mehr als 20 möglichen Anbietern zusammen, die die Transformation erleichtern könnten — und dann eine kurze Liste mit 3 endgültigen Kandidaten. Nach Monaten eingehender Recherchen und Demonstrationen entschied sich PageGroup für FloQast.

Leonardo erklärte die Entscheidung mit dem Hinweis, dass die FloQast-Plattform gut zur Arbeitskultur von PageGroup passte und eine Reihe einfach anzuwendender und zu verwendender Tools bot. Er nannte auch das FloQAst-Team selbst als entscheidenden Faktor und betonte die Präsenz von Personen mit Reales professionelles Buchhaltungsexpertise, zusätzlich zu Softwareingenieuren.

{betonen}

FloQast passte kulturell wirklich zu uns. Sie sind ein Team von Buchhaltern, und das macht einen großen Unterschied.“

— Leonardo Satellit, Leiter der Abteilung Globale Finanzsysteme und R2R Global Services

{betonen}

Implementierung von FloQast

Der FloQAst-Implementierungsprozess dauerte zwei Monate, gefolgt von einem Monat intensiver Tests.

Leonardo sprach über die Leichtigkeit, mit der PageGroup die neue Plattform eingeführt hat — ein Prozess, den FloQast in den Wochen und Monaten vor dem Start unterstützt hat. Während dieser Zeit stand das FloQast-Team zur Verfügung, um den Buchhaltern von PageGroup bei einer Reihe von technischen Problemen zu helfen, einschließlich der Notwendigkeit der Integration in NetSuite und die bestehende Microsoft Office-Infrastruktur über Schnittstellen zur Anwendungsprogrammierung (API).

Einer der wichtigsten täglichen Vorteile, die FloQast für PageGroup bietet, ist das Dashboard-Tool. Leonardo wies darauf hin, dass die Buchhalter von PageGroup in einem schnelllebigen Umfeld mit einem hohen Aktivitätsvolumen an einem bestimmten Tag arbeiten müssen. In diesem Bereich ist die Perspektive, die das Dashboard bietet, von großem Vorteil, insbesondere für Abstimmungen. Teammitglieder können ihre eigenen Dateien nahtlos in den Workflow hochladen und ihre Aufgaben erledigen, wobei die anderen Mitwirkenden und andere Aufgabenabhängigkeiten vollständig sichtbar sind.

{betonen}

Der Bilanzabgleichprozess ist mit vielen komplexen Aktivitäten verbunden. Nichtsdestotrotz können Benutzer ihre eigenen Dateien hochladen und Abstimmungsaufgaben auf der Plattform nahtlos erledigen. FloQast gibt uns ein vollständiges Bild des globalen Fortschritts.“

— Leonardo Satellit, Leiter der Abteilung Globale Finanzsysteme und R2R Global Services

{betonen}

‍

Die Analysetools von FloQast vervielfachen den Nutzen des Dashboards und ermöglichen es den Buchhaltern von PageGroup, die Details bestimmter Probleme und Trends zu untersuchen, um Probleme effizienter anzugehen und die Entscheidungsfindung zu stärken.

Leonardo wies auch auf die Anpassungsfähigkeit der FloQast-Plattform hin, die APIs nutzt, um Dashboard-Verbindungen zu einer Reihe von Drittanbieteranwendungen zu ermöglichen, von denen jede den monatlichen Arbeitsablauf unterstützt und den Buchhaltern den Weg ebnet. Eine der wirkungsvollsten Integrationen war Microsoft Power BI, das die Sichtbarkeit von Abstimmungen verbessert hat, indem es dem Buchhaltungsteam die Visualisierung von Finanzdaten ermöglichte. Tatsächlich hat sich die Prozesstransparenz in der gesamten globalen Kontrollumgebung verbessert, sodass das PageGroup-Team neue Herausforderungen — und Chancen — bei der Abstimmung in über 100 Tochtergesellschaften leichter erkennen kann.

{betonen}

FloQast hilft wirklich bei der globalen Sichtbarkeit. Wir verwenden beispielsweise die Checkliste und die Dashboard-Tools, um allen einen Überblick über den Fortschritt zu geben. Sie können ausstehende Aufgaben verfolgen, mit Kollegen kommunizieren und neue Herausforderungen rechtzeitig erkennen.“

— Leonardo Satellit, Leiter der Abteilung Globale Finanzsysteme und R2R Global Services

{betonen}

‍

Höhere Effizienz und kontinuierliches Potenzial

PageGroup hat erfolgreich automatisierte Geschwindigkeit und Effizienz genutzt, um ihren Bilanzabstimmungsprozess zu entlasten und die Sichtbarkeit zu erhöhen. Das reduzierter Druck erleichtert nicht nur dem Buchhaltungsteam das Leben, sondern ermöglicht es den einzelnen Mitarbeitern, sich stärker auf wichtige strategische Aufgaben zu konzentrieren, einschließlich der Optimierung des Kontrollumfelds.

Vor diesem Hintergrund ist FloQast nicht nur eine Komponente im Tech-Stack von PageGroup. Die erfolgreiche Implementierung knüpft an das umfassendere digitale Transformationsprojekt des Unternehmens an und ergänzt es. Sie unterstützt das Buchhaltungsteam bei der Arbeit an weiteren Effizienzsteigerungen und Innovationen. Leonardo und das PageGroup-Team beabsichtigen, das Potenzial von FloQast im Rahmen dieses laufenden Projekts weiter auszuloten, neue Tools auszuprobieren, neue Aufgabenansätze zu testen und Möglichkeiten zur Verbesserung der Arbeitsabläufe zu identifizieren.

{betonen}

FloQast funktioniert in Kombination mit unserem digitalen Transformationsprojekt. Das macht es zu einer so nützlichen Ergänzung. Es ist kein eigenständiges Produkt. Es ist ein Wegbereiter für unsere Prozesse und Entscheidungen.“

— Leonardo Satellit, Leiter der Abteilung Globale Finanzsysteme und R2R Global Services

{betonen}