Caisse de crédit de Californie du Sud libère du temps précieux en fin de mois et améliore la visibilité en temps réel sur des centaines de comptes

LE DÉFI POUR CU SOCAL

Surmonter le fardeau manuel face à une croissance rapide

La trajectoire rapide de CU SoCal — qui a vu l'organisation presque doubler la taille de ses actifs en moins de quatre ans — a finalement dépassé les flux de travail comptables traditionnels de l'équipe. Alors que le volume des transactions augmentait, la dépendance à des outils disparates comme DocuSign et les fils de discussion par e-mail internes a créé un goulot d'étranglement qui menaçait l'efficacité et la visibilité de l'équipe.

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« Ce qui a vraiment déclenché le besoin d'automatisation était le fardeau manuel des rapprochements et de l'équilibrage. Nous nous appuyions sur DocuSign et les e-mails, qui ne pouvaient plus suivre notre croissance. »

— Ninyus Youkhanneh, VP, Contrôleur, CU SoCal

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Pour une institution de plusieurs milliards de dollars, le fardeau manuel était le principal catalyseur du changement. Sans système centralisé, il n'y avait aucun moyen de suivre les progrès en temps réel ou d'identifier les problèmes avant qu'ils ne s'aggravent. Comme l'a fait remarquer Ninyus, « Lorsque vous équilibrez des centaines de comptes, l'e-mail ne fournit tout simplement pas la visibilité ou la rapidité requises pour une institution de plusieurs milliards de dollars. »

COMMENT FLOQAST AIDE

Atteindre une efficacité évolutive

Face à ces inefficacités croissantes, l'équipe a exploré des options logicielles, notamment BlackLine et Trintech. FloQast est apparu comme le grand gagnant grâce à son interface conviviale adaptée aux complexités des coopératives de crédit et à la réactivité supérieure de ses équipes de support.

Un élément essentiel de la solution était la capacité d'intégration directe avec l'ERP de la coopérative de crédit, Symitar de Jack Henry. L'équipe a tiré parti de FloQast Variance Analysis pour établir un flux automatisé et en direct de mises à jour financières. Ce changement technique a permis à l'équipe de s'éloigner de la saisie de données fastidieuse pour se concentrer sur l'analyse de haut niveau.

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« Avoir ce flux automatisé a simplifié tout notre processus. Cela a effectivement réduit de quatre à cinq heures le travail manuel chaque mois, permettant à l'équipe de se concentrer sur les chiffres plutôt que sur le processus de les trouver. »

— Ninyus Youkhanneh, Vice-président, Contrôleur, CU SoCal

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Comme toutes les institutions financières, CU SoCal opère sous une surveillance réglementaire stricte. FloQast a joué un rôle essentiel dans la résolution des défis de conformité en apportant de la clarté aux rapprochements. La fonctionnalité d'analyse des tendances des écarts intégrée à la plateforme a permis à l'équipe de détecter les fluctuations inhabituelles dès le début du processus — une capacité impérative pour déceler les écarts financiers potentiels dans un secteur étroitement surveillé. Comme l'a expliqué Ninyus : « Dans FloQast, les rapprochements sont mis à jour en temps réel et nécessitent une validation pour être finalisés. Cette visibilité élimine les retards dans le suivi des progrès, permettant à l'équipe d'identifier et de résoudre tout problème avant qu'il ne s'aggrave. »

La mise en œuvre a été soutenue par une équipe FloQast qui a donné la priorité aux besoins spécifiques d'une coopérative de crédit. Pendant le processus d'appel d'offres, FloQast a répondu à toutes les questions de manière exhaustive, allant même jusqu'à satisfaire des demandes bancaires spécifiques. De plus, l'équipe a tiré parti des mises à jour continues de la plateforme, telles que la possibilité de transférer en temps réel les explications d'écarts des mois précédents.

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« L'accent mis sur l'amélioration continue garantit que le système évolue pour répondre à nos besoins changeants. Le niveau de professionnalisme nous a impressionnés et a fait de FloQast le choix évident. »

— Ninyus Youkhanneh, Vice-président, Contrôleur, CU SoCal

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LA DIFFÉRENCE FLOQAST

Impulser un impact stratégique et une transformation culturelle

La mise en œuvre de FloQast a eu un impact multifacette, allant d'économies de temps mesurables à une transformation totale de la culture de l'équipe.

La coopérative de crédit a réalisé des améliorations significatives en matière d'efficacité et de conformité. En automatisant l'analyse des écarts et en rationalisant les listes de contrôle de fin de mois, CU SoCal a réduit son délai de clôture mensuelle de six à cinq jours.La précision de l'outil a également atténué les risques en garantissant que les éléments sont traités dans les délais appropriés.

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« Nous avons passé en pertes des éléments périmés dans les délais appropriés grâce à l'outil de suivi des rapprochements de FloQast. Ce niveau d'efficacité et de soutien à la conformité change la donne dans notre environnement. »

— Ninyus Youkhanneh, Vice-président, Contrôleur, CU SoCal

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Au-delà de la précision technique, FloQast a favorisé l'émergence d'une équipe comptable plus efficace et plus autonome. En réduisant la probabilité de tâches manquées, le logiciel a libéré du temps pour des projets stratégiques en cours et la montée en compétences. Le personnel peut désormais se concentrer sur la mise en œuvre de projets ou sur l'optimisation d'autres processus, car les éléments de rapprochement transitent par FloQast sans qu'il soit nécessaire de « deviner ».

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« FloQast a apporté la tranquillité d'esprit à l'équipe. Ils n'ont plus à travailler sous des délais serrés et stressants pour les rapprochements et l'analyse des écarts. Ce genre de soulagement du stress est inestimable. »

— Ninyus Youkhanneh, Vice-président, Contrôleur, CU SoCal

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Pour CU SoCal, l'impact de FloQast est indispensable. En soutenant une croissance évolutive et en maintenant des contrôles internes essentiels, FloQast s'est avéré être un partenaire de confiance dans le secteur des coopératives de crédit. L'absence de cette solution se ferait sentir immédiatement dans toute l'organisation ; comme l'a noté Ninyus : « Si FloQast disparaissait demain, nous sentirions immédiatement la différence. La quantité de stress supplémentaire, le risque d'erreur et le travail manuel réduiraient à néant une grande partie de ce que nous avons accompli. »